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¿Qué es la facturación?

La facturación refiere a todo lo que concierne con el mundo de las facturas. La factura, no es más que un documento comercial forma que registra información sobre la compra y/ o venta de bienes o servicios. Posee un carácter mercantil, y responde a información precisa acerca del qué, quién o quiénes, cómo, cuando y donde, de una actividad comercial específica entre los clientes y la empresa, o los proveedores, socios, etc. Este documento es válido ante la ley, y posee valor de prueba física sobre las operaciones que se realizan, para que sea válido debe de cumplir con la normativa que se establece para su elaboración.

De esta manera, facturación engloba conceptos relacionados con la factura, tales como la creación, registro, envío, cobro, personalización, etc. La facturación y sus obligaciones son necesarias para todas las empresas y profesionales, ya que deben hacer rendiciones. Las facturas según sus tipos contemplan diferentes datos, así como el régimen de impuestos, y recargos.

Datos de facturación

Dentro de las facturas, podemos observar diferentes datos, esto es información legal que permiten identificar tanto al emisor como al destinatario, así como montos de las operaciones, y el total de la factura. En algunas puedes incluso encontrar datos personalizados acerca del que emite la factura. Entre los datos que podemos encontrar, tenemos como principales a los siguientes:

  • Código de la factura: son números de forma correlativa, que identifican la factura.
  • Fecha de la expedición de la factura, y fecha de plazo.
  • Razón social, de ambas partes junto a la dirección de la factura.
  • Identificación y datos de ambas partes.
  • Conceptos de detalle de bienes y servicios brindados, en función de la descripción, cantidad, precio, descuentos, y el total. Se agrupan y ordenan por fecha.
  • Impuestos que le corresponden, de tipo impositivo o cuota.
  • El total final de la factura.

Tipos

Dentro de la facturación existen diversos tipos y clases que debes tener en cuenta, cada una de ellas posee características distintas, el conocerlas te permitirá saber que tipo de facturas emitir y en que situaciones. Entre los tipos de facturación tenemos:

Factura ordinaria

Es la factura que se usa comúnmente por los emprendedores y pequeñas empresas, su función es comprobar que se realizó una transacción financiera. Se dan tanto para productos o servicios, posee información completa de la operación financiera y los impuestos.

Factura proforma

Las facturas proformas se distingues de todos los otros tipos de facturas, ya que se trata de una factura que no sirve como comprobante de pago. Es considerada una factura previa a la ordinaria, ya que no posee validez legal o formal, tampoco posee obligaciones contables. La función de una factura proforma es la de informar sobre los productos y sus características, junto a los precios que les corresponde, todo ello de forma detallada. Suele enviarse a los clientes antes de cerrar la venta, como una forma de promesa acerca de los precios finales. No requiere de datos de identificación especifica, ni firmas, por ser de naturaleza supuesta, se pueden realizar cambios antes de ser validad y concretar la venta.

Factura recapitulativa

Este tipo de facturas son las que permiten agrupar las operaciones de un cliente en un solo documento. Puede agrupar grandes cantidades de operaciones sin importar las transacciones en diferente fecha y momento. Aunque si deben ser de un mismo mes, así como especificar detalles de las transacciones que se agrupan y el importe que presenta. Debe tener la especificación de qué tipo de factura es, así como un número de serie, razón social, y basarse previamente en facturas ordinarias.

Factura rectificativa

Las facturas de este tipo sirven para rectificar o remediar algún error de transacción, cambio o devolución, entre otros más. Para poder emitir este tipo de facturas, previamente se debe haber emitido una factura ordinaria, además, es necesario detallar las razones por las que se realiza, la cantidad de dinero que se ha de rectificar.

Ventajas de la facturación

La factura es un documento de gran utilidad, y de estricto valor legal. Realizar facturas te permite conocer los siguientes aspectos de tu negocio o estado financiero:

  • El nivel y capacidad de liquidez que posee el negocio.
  • Identificar las principales fuentes de ingresos.
  • Identificar los productos o servicios que suelen venderse más, o menos.
  • Estudiar posibilidades de inversión.
  • Tomar decisiones de tipo estratégico sobre las ventas e inversiones.

Sin duda, las facturas son de gran importancia dentro de las operaciones contables, para poder realizarlas existen muchas herramientas, gracias a la tecnología puedes automatizar la creación y hacer cálculos de forma sencilla, existen muchas apps facturación que puedes explorar y utilizar de forma gratuita.

Aplicaciones populares para facturación

Time Boss: Time Billing

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Esta es una herramienta de facturación del tiempo. Su principal función es crear facturas de forma automática en formato PDF en corto tiempo y de manera más sencilla. Esta aplicación puede ser utilizada por todos los usuarios, ya sean autónomos, microempresarios, trabajadores regulares, contratistas, consultores, etc. Todo ello bajo una facturación del tiempo automática y sencilla. Podrás pausar y reanudar el registro temporal en cualquier momento, ingresar tarifa por horas y cantidad total, que se calculará de manera automática. Guarda las facturas en archivo y envíalas a los clientes, asigna códigos a cada uno de ellos y agregue los gastos a la factura, así como establecerlos como fijados.

Hours Tracker: Time and Pay

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Hours tracker es la aplicación de facturación por horas, registra la entrada y edición del tiempo, así como seguimiento de la gestión de facturas de forma rápida y sencilla. Con esta herramienta podrás registrar el tiempo a través de temporizadores, así como poder programas descansos y pausas, haz el seguimiento a tus pagos, incluye bonificaciones y propinas, ajusta el tiempo y las ganancias. Puedes establecer diferentes ubicaciones de trabajo, recibir recordatorios de entradas y salidas, ingresar entradas manualmente, así como acceder a valores predeterminados y adaptables. Posee características avanzadas, como el cálculo automático de horas y ganancias y los informes periódicos sobre las facturaciones.

Simple Invoice Manager

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Esta aplicación es una herramienta completa que te permite realizar facturas y gestionar operaciones con la misma. Registra pagos, brinda estimaciones, envía recibos, y más desde un solo sistema contable. Además de las funciones para facturas, podrás registrar y monitorear compras, así como el seguimiento de inventario, podrás ver tanto las ordenes de venta y el estado como pendiente o recibida. Esta es una herramienta sencilla y rápida que te ayudará a gestionar la facturación de tus negocios. EL envió puede realizarse por correo, whatsapp, Skype, etc. ya que se encuentran integradas, así mismo puedes personalizarlas con el logotipo y firma electrónica de tu empresa.

Invoice Maker Pro

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Esta es una aplicación para crear y gestionar facturas de forma profesional, en pocos y sencillos pasos. Podrás crear facturas y presupuestos en cualquier lugar, por lo que es una aplicación ideal para propietarios de pequeñas empresas, autónomos, comerciantes, trabajadores de todo tipo, entre otros. Crea facturas en poco tiempo, genera presupuestos, ordenes de compra, recibos, registros, etc. Lo único que necesitas hacer es ingresar la información de tus operaciones y la de tus clientes, con ello podrás empezar a realizar tanto cotizaciones como estimaciones, y mucho más. El programa te brinda la posibilidad de exportar los datos en documentos de texto.

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