¿Qué es el control de asistencia?
El concepto refiere específicamente a la toma de asistencia de personal, y está íntimamente ligado a las tareas dentro del proceso administrativo. La finalidad de esta tarea es registrar y hacer seguimiento de las horas de entrada y salidas de los colaboradores de una organización.
En la actualidad, la asistencia se registra de muchas maneras, existen organizaciones con altos sistemas de asistencia, que incorporan lecturas de huella digital y coordinación horaria, así como lo más simple y clásico, como el registro de una firma en una hoja de papel. El objetivo de este tipo de registro no es otro que obtener información acerca de las asistencias, retrasos y ausentismos que se puedan presentar, su reincidencia, etc.
¿Por qué es importante?
Todas las organizaciones, con o sin fines de lucro, de gran o pequeño tamaño, llevan un registro de asistencia. Esto se debe a que la organización no puede llevar a cabo sus funciones en su totalidad sin los participantes que la sostienen. El control de asistencia permite llevar el control de cómo, cuánto y cuándo se trabaja en determinado tiempo.
Debido a los cambios de los últimos años, el registro ha pasado a ser una actividad aún más importante, ya que los horarios y tiempos en que se labora han cambiado, siendo que los horarios partidos son más comunes, exigiendo flexibilidad y adaptación, en este punto en control horario es aún mucho más importante. Sin este, no se podría calcular de forma correcta todos estos bloques dispersos.
¿Por qué usar una aplicación para el control de asistencia?
Las apps control de asistencia son bastante populares en la actualidad, se debe a que las nuevas necesidades acerca del manejo de tiempo y el cálculo de horas trabajadas, siendo que están partidas y diversificadas, se ha vuelto mucho más complicado. Hacerlo de forma manual puede ser una tarea no solo laboriosa, si no que puede inducir a muchos errores de tipo manual. Por ello, las aplicaciones de control de asistencia se han convertido en una de las herramientas más usadas para el seguimiento de las actividades por tiempo, además de llevar el registro de entradas y salidas, bloques horarios y tareas, son capaces de brindarte analíticas e informes de estado, así como exportar datos a documentos, realizar búsquedas por filtros, etc. Siendo una opción bastante eficiente y sencilla de utilizar.
Beneficios
Implementar este tipo de aplicaciones dentro de tu empresa, o en tu vida diaria, puede traerte grandes ventajas, gestionar el tiempo puede ser una tarea complicada si no se tienen las herramientas necesarias. Entre los diferentes beneficios que puede ofrecer una aplicación de control de asistencias, podemos encontrar los siguientes:
Información relevante
Las aplicaciones para llevar la asistencia deben ser capaces de generar información relevante, extendiendo sus funciones al análisis y estadística, en diferentes niveles, sobre el estado de las asistencias. De esta información se debe poder extraer diferentes datos, como las faltas, retrasos, cumplimiento de funciones, horas extras, observaciones, etc. De forma que puedas tener el panorama completo para las evaluaciones, así como también poder ver los registros de cada uno de los colaboradores. Una base de información sólida es de gran ayuda al momento de tomar decisiones, ya que facilita el entendimiento del contexto y propone soluciones.
Reducción de ausentismo
Dentro de las empresas, el ausentismo laboral significa pérdida, ya que existe uno o más vacíos dentro de su estructura, genera pérdidas económicas, caída del índice de productividad, retrasa la ejecución de actividades, etc. El llevar un registro de asistencia te ayuda a detectar la tasa de ausentismo dentro de la organización, en qué sectores y los motivos, ayudándote a tomar decisiones sobre cómo gestionarla, disminuyendo los efectos negativos que genera.
Cálculos automáticos
Debido a la flexibilidad de algunos trabajos, así como de las horas extras, tiempos de recuperación, ausentismo, etc. las jornadas de trabajo no se pueden calcular de forma sencilla si no que debe tomarse en cuenta todos estos factores y situaciones que se presenten. Las aplicaciones pueden realizar los cálculos exactos de forma rápida y sencilla.
Cuidado y salud
El llevar el registro de las actividades y los horarios de forma detallada y rigurosa no significa que dentro de la jornada laboral o el tiempo de actividad, el trabajador o usuario deba dedicarse exclusivamente a sus actividades sin tomar en cuenta el cansancio y el estrés que estos generan. Al llevar el registro se incluyen también tiempos para el descanso y esparcimiento, disminuyendo el riesgo laboral por agotamiento o estrés. Esto ayuda a mejorar la motivación para ejecutar las actividades, así como también, cuida de la salud del trabajador.
Aplicaciones populares para el control de asistencia
Hojas Tiempos
Esta aplicación es capaz de realizar el seguimiento completo de las horas del tiempo, y mantenerlas como un registro de trabajo. Esta es una herramienta ideal para diferentes usuarios, ya sean trabajadores independientes, jornaleros, contratistas, etc. Permite agregar horas de trabajo, a través de widgets, calendarios y temporizadores. Asimismo, ofrece la posibilidad de navegación acerca de las horas trabajadas. Puedes calcular automáticamente horas extras diarias y semanales, así como programar rondas de tiempo, organizar los horarios de trabajo por categorías o etiquetas, compartir la hoja de tiempo a través de Excel o en formato HTML. Envía facturas a tus clientes con un registro de horas laborales en archivos PDF y más.
Time Recording Pro
Esta es la version elevada de Time Recording, que elimina la publicidad flotante, y conserva todas las funcionalidades de la versión básica. Entre ellas se encuentra el registro de entrada, asignación de tareas, resúmenes diarios o semanales, informes en formato textual, integración con Google Drive, Dropbox y OwnCloud, copias de seguridad y respaldo, etc. Puedes calcular las tarifas por horas, establecer objetivos periódico, añadir widgets a la pantalla de inicio, compatibilidad con Tasker, integración con Android Wear Smartwatch, registros de entradas, salidas, ausentismo y tiempo extra, además de la capacidad de vincularse con otros dispositivos de forma múltilple así como contener servicios públicos que se integran a otras aplicaciones.
Timesheet – work time tracker
Este es un medidor de horas de trabajo, permite el registro de entradas y salidas con unas pocas opciones. TimeSheet permite gestionar el proyecto, agregar descansos, gastos, notas, comentarios, etc. Así como exportar datos e información en archivos de texto. Además, brinda estadísticas y resúmenes, con los que podrás conocer el estado de asistencias y tiempos, para la posterior toma de decisiones. Entre otras funciones que es capaz de ofrecer, se encuentra el seguimiento de horas de trabajo, así como el seguimiento en base a la localización, copias de seguridad en Drive o Dropbox, además de integrarse a NFC, y plugin del calendario de Google.
Parte de horas
El parte de horas es un controlador de tiempo de trabajo, así como de asistencias y ausentismos. Esta es una herramienta ideal para todo tipo de usuarios, desde los trabajadores autónomos e independientes, empleados de oficinas y empresas, así como de todos aquellos que necesiten hacer seguimiento de las horas del trabajo. Esta aplicación se caracteriza por realizar cálculos automáticos de las horas y ganancias, así como de registrar entradas, asignar tiempo a clientes, proyectos, funciones o tareas. Brinda un resumen a modo de informe detallado, en el que se observa el rendimiento y productividad en bloques de tiempo, así como permite poder exportar estos datos en archivos de texto.