¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todas aquellas empresas que necesiten reducir la carga de trabajo del departamento de Recursos Humanos. Gracias a un software de portal del empleado, estos podrán asumir una mayor responsabilidad personal para el mantenimiento de sus datos personales y otras gestiones propias del departamento de Recursos Humanos.
El rendimiento y los beneficios obtenidos mediante la implementación de este tipo de software son diversos y numerosos, gracias a la automatización y digitalización de varios procesos.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software de portal del empleado. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un software de Portal del empleado?

El software de portal del empleado permite a los empleados ver y administrar su información de la nómina y de recursos humanos. Cada empleado tiene su propia información de acceso a una cuenta individual. Este tipo de software puede generar un gran ahorro de tiempo para el departamento de Recursos Humanos. Los empleados pueden gestionar su nómina y otras tareas propias del departamento por su cuenta.
Tanto los permisos como las tareas que pueden realizar los empleados son configuradas y establecidas por los responsables, pudiendo personalizar por empleados, departamentos o áreas.

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¿Lo necesito?

Si quieres liberar de trabajo al departamento de Recursos Humanos y que los responsables de departamento tengan más tiempo para dedicarlo a otras tareas, sin duda necesitas un software de portal del empleado.

Aspectos esenciales del software para Portal del empleado

Editar datos personales

El software de portal del empleado permite a los empleados editar sus propios datos personales. Por ejemplo, es común que el trabajador se mude de vivienda, que el contacto de emergencia de un empleado haya cambiado de número de teléfono o que un empleado haya cambiado de banco y, por consiguiente, de número de cuenta. Hacer estos pequeños cambios para el departamento de Recursos Humanos puede ser tedioso, pero no para el empleado.
Los empleados pueden iniciar sesión en el sistema y realizar cambios en su información de nómina, de contacto, etc. Estos cambios se realizan de una manera rápida y eficiente. Además, los empleados conocen su información personal mejor que cualquier otra persona, así que cuando actualicen su propia información, pueden haber menos errores.
Algunas de las funciones que incluye esta herramienta son:

  • Mantenimiento de la información de contacto y direcciones.
  • Actualización de datos bancarios.
  • Actualización de datos posteriores a sucesos como el matrimonio o el nacimiento de un hijo.

Cambiar su retención

Cuando la situación de la vida de un empleado cambia, su retención del impuesto sobre la nómina también puede cambiar. Sucesos como el matrimonio, el divorcio, un nuevo hijo o la muerte de un miembro de la familia pueden afectar la cantidad de subsidios de retención que un empleado puede reclamar.
El software de portal del empleado permite a los empleados actualizar sus asignaciones de retención. Dado que este software se conecta a su software de nómina, la nueva asignación de retención del empleado debería actualizarse automáticamente para la próxima nómina que se genere.

Añadir las horas trabajadas

El sistema también permite a los empleados ingresar sus horas trabajadas. Después, esa información se sincroniza automáticamente con su software de nómina, lo que facilita el cálculo del salario. Los empleados pueden registrar cuántas horas han trabajado cada día, o bien, pueden usar un reloj de tiempo que requiere que estos registren su entrada y salida.
Además, también se permite a los empleados que registren sus vacaciones y el tiempo que han estado enfermos. Así pues, algunas de las funciones que incorpora esta herramienta del software del portal del empleado son:

  • Documentación de horas de trabajo.
  • Seguimiento de las horas de trabajo por parte de los supervisores.
  • Presentación de cuentas de nómina.

Ver documentos importantes

El software del portal del empleado permite a los empleados ver documentos importantes. Los responsables pueden cargar documentos de nómina y de beneficios al software. También se pueden cargar documentos generales, como el convenio, manuales, formularios, información sobre beneficios, etc.
Cuando los empleados tengan acceso a documentos comunes y generales, no tendrán que hacer tantas preguntas a sus responsables. Los empleados pueden ayudarse a sí mismos.
Si alguna vez tenemos que actualizar un documento, simplemente tendremos que cargar la nueva versión y los empleados podrán ver los cambios.

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Historial de nómina

Este sistema permite a los empleados acceder a su historial de nómina. Muchas veces, estos necesitan copias de los recibos de pago anteriores. Permitiéndoles el acceso a su historial, podrán descargárselos ellos mismos e imprimirlos. También podrán ver cuánto tiempo trabajaron en cada período de pago y cuánto tiempo libre les queda. Los empleados también pueden ver cuánto se les retuvo de cada nómina.
Cuando los empleados tienen acceso a su historial de nómina, pueden obtener rápidamente la información que necesitan sin tener que pedírselo al departamento de Recursos Humanos.

Solicitudes para viajes

El software del portal del empleado permite a los trabajadores la preparación y solicitud de viajes de negocios y de periodos vacacionales. Algunas de las herramientas que incluye esta función del sistema son:

  • Preparación y presentación de solicitudes de vacaciones.
  • Indicación de los días restantes de vacaciones.
  • Creación y modificación de solicitudes de viaje.
  • Elaboración y tramitación de informes de gastos de viaje.
  • Aprobación de solicitudes de viaje y vacaciones por parte de superiores.

Es una opción especialmente útil si la unimos a otras aplicaciones como las de movilidad comercial de este modo podemos sincronizar los gastos de viajes de los comerciales.

Gestión de medidas de desarrollo

El sistema también permite a los empleados realizar acciones para su desarrollo e informase de su productividad. Algunas de las funciones que podemos realizar con este software de portal del empleado son:

  • Documentación del proceso de evaluación del empleado.
  • Seguimiento del cumplimiento de objetivos.
  • Creación de un plan de desarrollo.
  • Inscripción para cursos de formación.
  • Propuestas de objetivos de desarrollo por parte de los responsables.

Asesoramiento e información

Gracias al sistema, los empleados obtendrán asesoramiento e información sobre la empresa en su conjunto. De esta manera nos aseguramos que los trabajadores siempre estén informados en todo momento de las cosas importantes que ocurren en la compañía. Algunas de la funciones que incluye esta herramienta son:

  • Directorio telefónico de la empresa.
  • Resumen de las vacantes actuales.
  • Información sobre acuerdos de empresa.
  • Información sobre eventos de la empresa.
  • Información general sobre formación y calificaciones.
  • Encuestas y evaluaciones de empleados.

Ventajas a tener en cuenta

  • Acceso rápido al departamento de Recursos Humanos digital: una interfaz de usuario basada en la web brinda a los empleados un acceso fácil a las funciones básicas de Recursos Humanos, un paso esencial para digitalizar este departamento.
  • Acceso móvil en cualquier momento: el software se puede instalar en teléfonos móviles y tabletas. Esto permite a los empleados y responsables disfrutar de un fácil acceso a las funciones de Recursos Humanos en viajes de negocios o en cualquier otro momento.
  • Mayor velocidad de procesamiento: la autogestión de las funciones clave de Recursos Humanos elimina pasos intermedios y tiempos de espera. Esto acelera los procesos de recursos humanos en su conjunto.
  • Disponibilidad las 24 horas del día: el acceso digital a través del sistema desvincula la disponibilidad de las funciones de recursos humanos del horario de oficina y de las zonas horarias. Se puede acceder a todos los procesos importantes en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Mayor eficiencia y menores costos: el software libera a los empleados de Recursos Humanos de tareas administrativas. Esto hace que todos los procesos sean más eficientes y reduce los costes de procesamiento.
  • Menos interrupciones de medios, menos fuentes de error: el software procesa datos de recursos humanos dentro de un solo sistema. De esta manera, evitamos exportar datos de manera ineficiente y procesarlos en Excel o Word. Esto reduce significativamente la cantidad de interrupciones en los medios y las posibles fuentes de error.
  • Mayor autonomía y transparencia: la delegación de la entrada y el mantenimiento de la información personal refuerza la autonomía de los empleados.

Glosario

  • Recursos Humanos: es el departamento que se encarga de las tareas relacionadas con los empleados de la empresa.
  • Nómina: es la suma de los sueldos de los empleados. Incluye salario, bonificaciones e impuestos.
  • Retención impuestos: es la cantidad que se retiene de un sueldo para pagar los impuestos.
  • Interfaz: es el lugar de interacción entre dos sistemas, donde se desarrollan intercambios y acciones.

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En esta guía encontrarás...

    54 opiniones sobre software de Portal del empleado

    Valoración global

    Excelente

    54 opiniones



    ¿Cómo valoran los aspectos importantes?
    Cumple requisitos 
     
    4,1
    Facilidad de uso 
     
    3,6
    Relación calidad-precio 
     
    3,4
    Atención al cliente 
     
    4
    Configuración inicial 
     
    3,5
    Administración sencilla 
     
    3,5
    ¿Qué es lo más destacado?
    Funcionalidades (41%)

    ¿En qué puede mejorar?
    Precio (17%)

    ¿Para qué adquirieron el software?
    Mejorar resultados del negocio (31%)

    ¿Cómo valoras el precio respecto a beneficios?
    Buena calidad-precio (26%)

    ¿Se lo recomendarían a otras empresas?
    (81%)

    ¿Cómo valoran la integración con sus sistemas?
    Fácil (61%)

    ¿Cuál fue el factor clave en su decisión?
    Calidad del software (33%)

    ¿En cuánto tiempo estimas recuperar la inversión?
    Entre 1 y 3 años (15%)

    Han opinado personas como Santiago Ulloa LopezOscarPere Albacar MiróCésar García-Carrasco Blanco


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