Guía Mejor software para Tecnología (TIC)

¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todo tipo de empresas de Tecnología (TIC) que se encargan de prestar soluciones tecnológicas y necesitan llevar una gestión de los proyectos tecnológicos para aumentar la productividad, reducir costes e incrementar los beneficios.
Todo tipo de empresas de tecnología comparten aspectos básicos de gestión por lo que resulta fácil adaptarlos.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Tecnología (TIC). Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un software de Tecnología (TIC)?

Se trata de un software especializado en el sector de la Tecnología (TIC) que contiene todo lo necesario para automatizar, optimizar y organizar la gestión de proyectos tecnológicos desde un entorno web y local. Este software debe cubrir unas necesidades básicas que te exponemos de forma clara y concisa para que te sirvan de base.
Ademas de las opciones que te mostramos el software puede tener otras muchas funciones, pero estas son las fundamentales y a las que no debes renunciar.

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Aspectos esenciales del software para Tecnología (TIC)

Administración

Contar con un módulo de administración que permita una gestión completa de todas las áreas del software desde cualquier dispositivo y lugar es fundamental. Esta herramienta de administración debe cubrir los siguientes puntos:

  • Administración de equipos: histórico de intervenciones realizadas en cada equipo y gestión de equipos y maquinaria por modelos y marcas.
  • Gestión de costes de reparaciones y servicios: histórico de costes de cada servicio técnico realizado, control de los productos utilizados y márgenes de beneficio de cada servicio realizado.
  • Gestión de contratos: gestión y renovación de contratos, mantenimientos, garantías y revisiones, consumos de contrato, envío de contratos por email, etc.
  • Gestión de empleados: gestión de todos los técnicos, comerciales y personal de la empresa, creación de usuarios, asignación de permisos, gestión de horarios, etc.
  • Gestión de agenda: gestión de citas, alertas, incidencias, impresión de citas y opción de crear citas desde un servicio o contrato.
  • Gestión SAT: gestión e históricos de servicios de asistencia técnica finalizados, envíos por email de los impresos del SAT, etc.
  • Control de información.

Compras y Ventas

Un aspecto esencial es disponer de una completa gestión de todas las compras, gastos y ventas realizadas en empresas de Tecnología (TIC). Las herramientas a tener en cuenta en este módulo son las siguientes:

  • Gestión de compras y ventas: gestión de facturas, pedidos, albaranes y todo tipo de gastos, pedidos de compras y actualización del almacén, envíos por email de compras y ventas, gestión de cobros y recibos, presupuestos y tickets para la cantidad de empresas necesarias.
  • Gestión de proveedores: gestión de datos de contacto y facturación de todos los proveedores, histórico de compras y pagos por proveedor, opción de pagos automáticos por grupos de proveedores, actualización de pagos, etc.
  • Automatización de ventas para mayor agilidad en los proyectos.

Gestión de clientes – CRM

Otro aspecto fundamental e importante en una empresa de estas características, es una completa gestión de clientes desde la que controlar todos los datos y facturas de clientes, historial de ventas, servicios o crear grupos de clientes y difinir campañas.
Para ello, es importante contar con una base de datos donde registrar todos los contactos, clientes y proveedores, además de tener todos organizados por categorías.
Del mismo modo, debemos contar con soluciones integrales a las necesidades de los clientes y enfocadas en la agilización de los procesos de negocio (CRM), llevar una gestión de la agenda y crear campañas de marketing para enviar a través del correo electrónico promociones, ofertas y descuentos para fidelizar más clientes.

Gestión de procesos

Otro aspecto fundamental es llevar una completa gestión de servicios, incidencias, cambios y peticiones en el ámbito de las TIC. Algunas herramientas a tener en cuenta en este módulo son las siguientes:

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soluciones para Tecnología / TIC

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  • Planificación de servicios y órdenes de tareas.
  • Estado de las órdenes de trabajo en tiempo real.
  • Control de los costes de los servicios, mano de obra y márgenes de beneficio.
  • Creación de alarmas y avisos para mejorar los flujos de trabajo.
  • Márgenes y rentabilidad por proyecto.
  • Clasificación de servicios y tarifas.
  • Asignación de tareas a cada trabajador por App móvil.

Gestión documental

Con la herramienta de gestión documental se puede almacenar, disponer y compartir de forma eficiente, inmediata y segura documentos y archivos con privilegios de acceso. Además, se puede disfrutar de un sistema de carpetas intuitivas y personalizables y subir todo tipo de documentos y asociarlos a fichas de clientes, presupuestos , artículos, etc.

Contabilidad

Para una correcta gestión de los presupuestos y ejecución de las fases de los proyectos, ingresos y costes, es importante un módulo de contabilidad que incluya las siguientes herramientas:

  • Gestión económica integral.
  • Facturación, presupuestos y albaranes a clientes y empresas de los servicios de tecnología ofrecidos.
  • Control de gastos.
  • Seguimiento de la situación financiera de la empresa.
  • Realización de nóminas de forma automática.
  • Modelos de retribución complejos.
  • Facturación mensual automática y opción de enviar por email.
  • Gestión de IVA e IRPF.
  • Remesas bancarias.
  • Presupuestos, órdenes de compra y de venta.
  • Gestión de contratos y de subcontrataciones.
  • Gestión de diferentes formas de pago.

Marketing

Por último, disponer de un módulo centrado en el Marketing de los productos y servicios tecnológicos es otro aspecto fundamental que debe estar incluido. Las herramientas más importantes a destacar en este módulo son las siguientes:

  • Vinculación de página web con el software.
  • Conexión con herramientas de e-commerce para asegurar la presencia Online de los servicios y productos tecnológicos.
  • Creación de campañas de marketing para mejorar las relaciones con los clientes y generar nuevos.

Glosario

  • TIC: estas siglas se definen como Tecnologías de la Información y la Comunicación.
  • Remesas bancarias: hace referencia a un archivo o documento donde se agrupa uno o varios recibos bancarios. La entidad bancaria se encarga de gestionar estos cobros directamente con sus clientes.
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