¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todo tipo de Residencias, incluidos centros de mayores, geriátricos, centros de día, residencias de verano, centros de personas con discapacidad, residencias de salud mental, sector de la dependencia, etc.
Todo este tipo de centros comparten aspectos básicos de gestión por lo que resulta fácil adaptarlos.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Residencias. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un software de Residencias?

Se trata de un software especializado en el sector de las residencias que ofrece todo lo que necesitas para llevar a cabo la gestión, facturación y administración completa y centralizada de las instalaciones, además de mejorar la eficiencia de sus empleados y una mejor vigilancia de la residencia con un control desde cualquier dispositivo. Este software debe cubrir unas necesidades básicas que te exponemos de forma clara y concisa para que te sirvan de base.
Ademas de las opciones que te mostramos el software puede tener otras muchas funciones, pero estas son las fundamentales y a las que no debes renunciar.

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¿Lo necesito?

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Aspectos esenciales del software para Residencias

Gestión administrativa

Todo software para residencias necesita un módulo especializado en administración que se ocupe de gestionar y hacer accesible para todo el equipo las siguientes áreas:

  • Instalaciones: habitaciones, comedores, administración, baños, etc.
  • Farmacia: listado de medicamentos por residente, preparación de tomas y pedidos a farmacia.
  • Menú: creación de dietas según las necesidades de cada residente y agrupación de alimentos por menú semanal o mensual.
  • Enfermería: seguimiento de la salud del residente, diario médico e informes clínicos, cuidados, controles, accidentes, medicación, tratamientos, dietas, alergias, etc.
  • Registro y vinculación de la agenda y los correos con los datos de los residentes y de sus parientes.

Gestión económica

La gestión de toda la información económica que repercute a la residencia necesita de otro módulo especializado que se encargue de gestionar los siguientes puntos:

  • Facturación: datos de facturación, supervisión y envío automático de las facturas personalizadas a los residentes, junto a todos los gastos de servicios adicionales.
  • Gestión de cobros y caja.
  • Gestión de pagos, recibos, impagos y vencimientos mediante remesas bancarias.
  • Informes económicos automáticos de la residencia.
  • Control de costes.

Gestión del personal

Un módulo de gestión de empleados es fundamental en un software para residencias. Esta herramienta debe poner a disposición de los empleados y de la administración del centro los siguientes aspectos esenciales:

  • Registro de los datos personales de cada empleado.
  • Horarios: organización del personal en diferentes grupos y turnos.
  • Lista diaria de tareas para que cada empleado sepa qué hacer en cada momento.
  • Gestión de cuadrantes y del cálculo de personal.
  • Planificación del personal en vacaciones, bajas, etc.
  • Sistema interno de mensajería instantánea entre trabajadores.
  • Acceso mediante huella digital, pin o reconocimiento facial.
  • Planes de cuidados, farmacológicos y otras órdenes médicas.
  • Archivo de contratos.

Gestión de residentes

Para dar una buena asistencia a los residentes, resulta necesario mantener toda la información de cada uno de ellos fácilmente accesible y ordenada en un único lugar. El módulo destinado a la gestión de residentes facilita:

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  • Datos personales y de administración del residente, visitas, salidas, reseñas familiares, etc.
  • Seguros médicos.
  • Asignación y gestión de camas.
  • Cuotas de facturación de cada residente.
  • Historial médico completo de cada residente con todo lo que respecta a salud.
  • Plan de seguimiento personalizado a cada residente por los diferentes profesionales del centro.
  • Creación de dietas, pautas de medicación, trastornos de conducta, higiene y curas a cada residente.
  • Gestión de visitas.
  • Ley de Protección de Datos establecida a cada residente.

Mantenimiento y almacén

En toda residencia es importante llevar un control del mantenimiento y el almacén porque hablamos de un gran número de personas y tareas que dependen de estos dos aspectos esenciales. Este módulo debe cumplir con las siguientes tareas:

  • Control de limpieza.
  • Gestión de reparaciones y averías.
  • Control de stocks.
  • Pedidos, entradas, salidas, previsión de mercancías, etc.

Multiresidencia

Es necesario que este software disponga de un módulo que permita llevar un control de todas las instalaciones de la residencia desde un único lugar centralizado y permita una vinculación de todos los empleados y familiares de los residentes con la documentación a través de un trabajo en red.

Accesibilidad

Un software de gestión de residencias debe ser accesible desde cualquier lugar o tipo de navegador y en tiempo real para todos los empleados, además de ofrecer:

  • Control desde cualquier dispositivo de todo lo que el equipo de trabajo esté realizando.
  • Registro en tiempo real del estado y cuidado de sus residentes.
  • Avisos y alertas a través de mensajes instantáneos del estado de los residentes a los familiares.
  • Envíos de correos masivos informativos a familiares y trabajadores.

Beneficios adicionales

Otros aspectos esenciales que deberías tener en cuenta en un software para residencias son los siguientes:

  • Equipo interdisciplinar: trabajador social, enfermero, nutricionista, fisioterapeuta, etc.
  • Cumplimiento con la Normativa de Protección de Datos.
  • Acceso seguro a todos los datos.
  • Mayores beneficios económicos.
  • Intuitivo y fácil de usar.
  • Reduce la posibilidad de errores administrativos.
  • Garantía de calidad.
  • Gestión y almacenamiento de los documentos asociados a las personas.
  • Mantenimiento, soporte técnico y actualizaciones del software.
  • Adaptable a las características de cada centro.

Glosario

  • Remesas bancarias: Documentos financieros agrupados de varios recibos domiciliados que se encuentran pendientes de cobro.
  • Cuadrantes: Hacen referencia a tablas que recogen turnos de trabajo de los empleados de una empresa por días de la semana o mes.
  • Equipo interdisciplinar: Hace referencia a un equipo de profesionales los cuales vienen de distintas disciplinas, por lo que están especializados en diferentes campos.
  • Farmacológico: Relacionado con los medicamentos o la ciencia que estudia la composición de los medicamentos.

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