¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todo tipo de Estudios de arquitectura, independientemente del número de arquitectos que trabajen en él, que quieran mejorar la gestión interna de sus procesos para crecer y cumplir con los objetivos marcados cada año.
Todos los Estudios de arquitectura comparten aspectos básicos de gestión por lo que resulta fácil adaptarlos.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Estudios de arquitectura. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software de Estudios de arquitectura?

Se trata de un software especializado en el sector de los Estudios de arquitectura para aquellos estudios que quieren llevar un control de sus proyectos, agenda, correo, facturación, contabilidad, entre otros muchos aspectos.
Este software debe cubrir unas necesidades básicas que te exponemos de forma clara y concisa para que te sirvan de base.
Ademas de las opciones que te mostramos el software puede tener otras muchas funciones, pero estas son las fundamentales y a las que no debes renunciar.

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¿Lo necesito?

Si quieres que tu Estudio de arquitectura tenga futuro y mantenga un crecimiento controlado sin duda lo necesitas.

Aspectos esenciales del software para Estudios de arquitectura

Analizar los aspectos esenciales de un software para Estudios de arquitectura nos permitirá profundizar en la capacidad y alcance funcional que queremos que ofrezca nuestro software.
Los software para Estudios de arquitectura suelen incluir una serie de aplicaciones encargadas de mejorar la gestión y eficacia de las diferentes áreas que te permitirán administrar tu estudio de arquitectura de forma centralizada y conseguir alcanzar todos tus objetivos.

Gestión de proyectos y control económico

La Gestión de proyectos es uno de los aspectos más importantes en un Estudio de arquitectura, pues de la correcta asignación de las tareas a tus trabajadores y del control de la evolución de cada proyecto, dependerá un buen resultado sin retrasos en plazos de entrega. La herramienta de gestión de proyectos facilita:

  • Control de agenda: plazos, tareas, alertas, recordatorios…
  • Multiplataforma: Acceso a todos los profesionales implicados en el proyecto desde cualquier dispositivo móvil para que puedan imputar tiempos y costes de cada proyecto.
  • Historial con documentación y control de la evolución del proyecto en tiempo real realizado por cliente, proyecto o tipo.
  • Control del registro de tiempos y costes de cada proyecto para comprobar que el proyecto se mantenga dentro del margen de beneficio presupuestado y control de las desviaciones.
  • Control de ingresos y desviaciones.
  • Información de gestión, económica y de rentabilidad.

CRM y Gestión de ofertas

Un software para estudios de arquitectura debe tener una completa gestión y seguimiento de clientes de forma sencilla desde la cual poder enviar todo tipo de campañas: ofertas puntuales, nuevos servicios…, ademas de gestionar notificaciones de forma automática para estar en contacto permanente con los clientes y asegurarse su fidelización.
Para realizar estas funciones y potenciar los resultados de tu negocio, la herramienta debe contar con una serie de opciones como:

  • Clasificación de clientes, registro de acciones comerciales y estadísticas.
  • Consultar datos de contacto y observaciones agregadas al perfil de cada uno de los clientes para la mejora de resultados.
  • Optimizar las tareas internas y mejorar la comunicación con el equipo.
  • Mejorar la gestión de las oportunidades.
  • Generar y enviar ofertas automáticamente y gestionar el estado y evolución.

Facturación y Tesorería

Este tipo de software para Estudios de arquitectura contiene opciones básicas para la gestión económica de tu estudio. Estas opciones las podríamos resumir en:

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  • Facturación: Debe contar con un sistema que permita emitir facturas de los cobros de los clientes automáticamente a partir de las órdenes de trabajo y pueda, además, acceder a las ofertas de cada proyecto y enviar por email las facturas a tus clientes.
  • Cobros: Permitir diversos modos de cobro: efectivo, tarjetas, domiciliación, etc.
  • Control: Debe permitir tener un control de los recibos de cobro, pagos a proveedores, importes de albaranes y todas las operaciones monetarias realizadas en tu empresa.
  • Exportación de datos: Todos los datos administrativos relevantes deben poder exportarse a programas de contabilidad, ya sea de forma directa o por medio de aplicaciones como Excel.
  • Propuestas: Si necesitas propuestas económicas para tus clientes, existe la opción de elegir un software con una herramienta que permita seleccionar por parte del cliente el servicio o producto y la tarifa deseada para calcular el presupuesto final en función de costes y margen de beneficio especificado.
  • Finanzas: Posibilidad de emitir la situación financiera de tu empresa con información sobre la cuenta de resultados.

Movilidad

Disponer de un software para Estudios de arquitectura que aporte una tecnología multiplataforma al equipo puede resultar fundamental si quieres:

  • Realizar una sincronización con el equipo de la información, procesos y tareas de la empresa estén donde estén.
  • Tener una herramienta que permita al equipo mostrar un catálogo actualizado de productos y servicios desde cualquier smartphone o tablet o enviar presupuestos durante la visita al cliente.
  • Acceso web sencillo: Acceso a la aplicación desde cualquier lugar, de forma segura.

Seguridad y permisos

Si quieres mantener una seguridad de todos los datos almacenados en el software, es importante que tengas en cuenta una herramienta de seguridad y permisos que le facilite:

  • Estructura totalmente piramidal a nivel permisos.
  • Copias de seguridad locales automáticas.
  • Importación de datos total o parcialmente desde Excel, CSV…
  • Copia de seguridad en la nube.
  • Cumplimiento con la LOPD y RGPD.
  • Opción de configurar los permisos de acceso en la Web a cada empleado.

SAT

Un buen Servicio de Asistencia Técnica es la mejor herramienta de ayuda que puede ofrecer un software para Estudios de arquitectura para dar soporte y mantenimiento ante cualquier error o duda del equipo o cliente.

Personalizable

Por último, un aspecto esencial que tiene que ofrecer un software para Estudios de arquitectos es la personalización de sus herramientas; adaptándose fácilmente a las necesidades concretas de cada estudio, como pueden ser las opciones multi-idioma.

Glosario

  • Multiplataforma: Es un término usado para referirse a los programas, sistemas operativos, lenguajes de programación u otra clase de software, que puedan funcionar en diversas plataformas.
  • CRM: Es una aplicación que permite centralizar en una única base de datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.
  • LOPD: (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter General) Es una ley orgánica española que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor, intimidad y privacidad personal y familiar.
  • RGPD: (Reglamento General de Protección de Datos) Es el reglamento relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
  • SAT: Servicio de Asistencia Técnica opción de software no solo aplicable a servicios de reparaciones sino también a servicios de información.

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