¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todo tipo de empresas dedicadas a la Distribución alimentaria, desde cadenas de distribución de alimentos y bebidas a grandes cadenas de supermercados.
Todo este tipo de empresas comparten aspectos básicos de gestión por lo que resulta fácil adaptarlos.
Esta guía está pensada principalmente para todas aquellas personas que se dedican a trabajar en el departamento de distribución de alimentos de una compañía con el fin de que puedan gestionarlos de la forma más eficiente posible, para lo cuál necesitan de un buen software que facilite sus actividades.
Esta guía va destinada a todo tipo de empresas dedicadas a la Industria alimentaria, desde industrias de manipulación de productos frescos, industrias conserveras, a industrias lácteas o cárnicas.
Todo este tipo de empresas comparten aspectos básicos de gestión por lo que resulta fácil adaptarlos.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Distribución alimentaria. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.
Gracias a todos los datos que puedes ver en esta guía se puede tener un mayor conocimiento sobre en qué consisten las funciones de los principales ERP para distribución alimentaria, así como todas las ventajas que presentan para los negocios que los implementan en la gestión diaria de sus clientes.
Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Industria alimentaria. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Por qué debes conocer las características de los ERP para distribución alimentaria?

Si te dedicas a la gestión de cualquier empresa que se encarga del envío de bebidas y alimentos, entonces te interesa conocer bien todas las funciones de un ERP para este tipo de negocio y los beneficios que aporta de cara a llevar a cabo tu actividad de forma más eficiente.

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¿Qué es un software de Distribución alimentaria?

Se trata de un software especializado en el sector de la Industria alimentaria que se encarga de controlar los centros de trabajo y ofrecer herramientas de gestión y control para mejorar la competitividad de la industria, optimizar sus recursos y reducir costes. Este software debe cubrir unas necesidades básicas que te exponemos de forma clara y concisa para que te sirvan de base.
Ademas de las opciones que te mostramos el software puede tener otras muchas funciones, pero estas son las fundamentales y a las que no debes renunciar.

Se trata de un software especializado en el sector de la Distribución alimentaria que se encarga de gestionar toda la cadena de distribución del producto, desde que la mercancía entra en el almacén hasta que se distribuye y se vende al consumidor. Este software debe cubrir unas necesidades básicas que te exponemos de forma clara y concisa para que te sirvan de base.
Ademas de las opciones que te mostramos el software puede tener otras muchas funciones, pero estas son las fundamentales y a las que no debes renunciar.

¿Lo necesito?

Si quieres que tu empresa tenga futuro y mantenga un crecimiento controlado sin duda lo necesitas.
Sin ninguna duda, es muy importante que conozcas muy bien todas las características y todas las posibilidades que te ofrece un ERP para distribución alimentaria, ya que te ayudará claramente con el fin de que puedas decidir si te compensa implementarlo o no en tu compañía.

Aspectos esenciales del software para Distribución alimentaria

Los programas ERP son muy utilizados por todo tipo de empresas para poder automatizar sus procesos y mejorar el flujo de información, lo que permite mejorar notablemente la eficiencia del negocio.

Gracias a su gran popularidad y a que han mejorado mucho con el paso de los años, hoy en día es posible encontrar programas ERP para distribución alimentaria y para cualquier otra industria o modelo de negocio, de forma que en la actualidad no hay excusas para que un negocio no aproveche las ventajas que representan estos sistemas.

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Estas herramientas son capaces de permitir que la empresa pueda gestionar su información de una forma más efectiva al pasar por todos los procesos de la compañía. Por eso, si estás buscando los programas ERP para distribución mayorista de alimentación con el fin de analizar si en realidad son una buena opción para tu negocio, a continuación, destacaremos las funcionalidades principales que suele tener este tipo de programas.

Características principales de los programas ERP para distribución alimentaria

Ten en cuenta que las características que tienen estos programas pueden variar de una solución a otra, pero para que un software ERP para distribución de bebidas y alimentación pueda considerarse como una solución completa debe de contar por lo menos con la mayoría de las siguientes funcionalidades o módulos:

Fechas de caducidad

Dentro de las características y funcionalidades de un ERP de alimentación cabe destacar el hecho de que debe servir para comprobar que todos los alimentos que se preparan y se sirven estén en buen estado, por lo que el módulo de fecha de caducidad no puede faltar en estos programas.

Estas herramientas permiten llevar un control sobre el momento exacto en el que caducan las comidas, de forma que se pueda indicar la fecha mínima de caducidad de cada producto para hacer la compra de los proveedores.

Gestión de ofertas y promociones

Estos programas integran un módulo que permite crear y gestionar promociones y ofertas, las cuales se puede aplicar por familias de artículos, por cliente o por tipo de público, así como por tipo de proveedor o por individuo en especifico. Se trata de una solución completa para gestionar todo lo relacionado con las ofertas que maneja la empresa.

Trazabilidad

Dentro del sector de la industria alimentaria el uso de un programa ERP puede ser bastante efectivo y útil, permitiendo llevar la trazabilidad de las fechas de caducidad, de los lotes, etc, ya que, de esta forma, no sólo se lleva a cabo un control de los productos que están en buen o en mal estado y de los lotes, sino que también se calcula la rentabilidad de los lotes y se tiene en cuenta una gran cantidad de información al respecto sobre cada producto.

Unidades de medida y peso variable

Los programas de gestión más completos tienen opciones que permiten vender, comprar o almacenar en unidades de medida como se requiera, ya sea en pales, en cajas o en botellas.

Incluso, también se puede indicar si cada artículo se vende por separado, si tiene un peso variable, etc, así como el hecho de poder integrarse con el TPV para tiendas de alimentos en el que el peso es clave para cobrar por un producto.

Gestión de las compras

Estos programas son una forma muy efectiva de gestionar todo lo relacionado con los pedidos de compra al proveedor. Algunas soluciones pueden llegar a hacer propuestas sobre qué artículos comprar basándose en la información del stock de seguridad o en los niveles de pedidos mínimos, o por alimentos pendientes, etc.

Gestión de ventas

Utilizando el módulo de gestión de ventas es muy sencillo gestionar de forma integral las ventas que realiza la empresa. De esta forma, es muy sencillo llevar una buena gestión sobre los productos que se han vendido o incluso de la mercancía que todavía está en el almacén. Se puede comenzar desde cualquier punto del ciclo de venta o también se puede crear de forma directa un documento de venta si fuese necesario.

Códigos de barras

Se pueden crear e imprimir códigos de barras directamente desde el sistema ERP, incluyendo códigos EAN 13 o GS1-128, sin la necesidad de utilizar otro programa adicional para realizar esta acción.

Gestión de documentos

Utilizando el sistema de gestión de documentos es muy sencillo adjuntar toda la información relacionando a los clientes, los proveedores y los documentos de compra y venta, como fichas técnicas, fotografías, catálogos, reclamaciones, etc.

Movilidad

Los mejores programas permiten realizar la gestión del negocio desde cualquier dispositivo que tenga conexión a internet, por lo que se puede gestionar la información del negocio en todo momento.

Gestión de compras

Todo software de Distribución alimentaria necesita de una herramienta que se encargue de todos los aspectos vinculados con el aprovisionamiento de mercancía, los pedidos realizados, los precios de compra de cada producto y la relación con los proveedores de una forma fácil y sencilla. La herramienta de gestión de compras ofrece:

  • Ciclo de compras completo: presupuestos, facturas, albaranes, pedidos, pagos, etc.
  • Control sobre compras pendientes de recibir.
  • Clasificación de proveedores.
  • Información detallada de todas las compras.
  • Actualización de precios de coste.
  • Estadísticas e informes de compras por proveedores, familias o artículos.
  • Control de calidad de proveedores y compras.
  • Configuración automática del código de barras y descripción de artículos.
  • Optimización de compras.
  • Envío automático de pedidos a proveedores.
  • Pagos a proveedores automáticamente.
  • Actualización de todas las condiciones de compra automáticamente.

Gestión de ventas

En este módulo el software de distribución alimentaria realiza una gestión de aspectos tan esenciales como clientes, productos y precios incluyendo las siguientes opciones:

  • Ciclo de ventas completo: presupuestos, facturas, albaranes, pedidos, pagos, etc.
  • Generación automática de presupuestos a clientes y posterior envío por email.
  • Información en línea de cualquier documento.
  • Preparación de pedidos y emisión de albaranes de venta.
  • Gestión de cliente y envíos de email masivos.
  • Precios especiales para clientes o grupos de clientes.
  • Promociones de productos.
  • Listado de pedidos pendientes de realizar.
  • Estadísticas por clientes, artículos, pedidos, etc.
  • Gestión de incidencias de ventas.

Gestión financiera

Un software para Distribución alimentaria necesita tener un control del estado financiero de la empresa; es decir, un control eficaz de pagos y cobros. Para realizar esta función el software debe incluir las siguientes opciones:

  • Control del ciclo de compras y ventas.
  • Gestión de tesorería de forma fácil y ágil.
  • Apertura y cierre de caja.
  • Previsión de cobros por clientes.
  • Gestión de condiciones y descuentos especiales de venta al por mayor de los productos.
  • Gestión de IVA e IRPF.
  • Emisión de informes y estadísticas económicas de la empresa.
  • Gestión de vencimientos de pagos y cobros.
  • Gestión de impagos.
  • Control de impuestos y automatización de cierres.
  • Planificación y emisión de facturas y presupuestos.
  • Registro de nóminas.

TPV

En la Distribución alimentaria disponer de un Terminal de Punto de Venta permitirá a los distribuidores y comerciales llevar a cabo una efectiva labor de venta donde gestionar de forma simple y automatizada:

  • Información y estadísticas sobre los productos.
  • Modificación de precios y ofertas.
  • Impresión del ticket de venta y tickets de regalo o vales.
  • Generación y emisión de facturas y albaranes.
  • Lectores de código de barra para cada producto.
  • Emisión automática de cambios de precios.
  • Gestión de devoluciones y vales.
  • Cobro con tarjeta de crédito.
  • Disponibilidad sin conexión.

Gestión de almacén

Otro aspecto esencial en un software de Distribución alimentaria, para obtener las máximas prestaciones en la organización del stock, es contar con un módulo que se ocupe de una completa gestión de almacén y cumpla las siguientes funciones:

  • Gestión de múltiples almacenes y diferentes puntos de venta.
  • Estructuración de almacenes por secciones.
  • Control de stocks y acceso rápido a toda la información.
  • Generación de inventarios.
  • Información detallada de mercancía pendiente de recibir y planificación de reposición.
  • Generación de precios por producto y pedidos automáticos a proveedores.
  • Gestión de vehículos, rutas y estado de los conductores para la correcta distribución de la mercancía.
  • Impresión de etiquetas de artículos con códigos de barra.
  • Diario de movimientos del stock.

Gestión documental

Para garantizar una mejora de la productividad de los empleados, es conveniente que el software de distribución alimentaria incluya un módulo de gestión documental con el objetivo de almacenar toda la documentación de la empresa, de modo que sea fácil de compartir y posteriormente poder consultar de forma rápida, además de la gestión de calendarios con recordatorios sobre documentos importantes de visualizar.

CRM

Una correcta distribución mayorista debe contar con una herramienta que se encargue de la gestión de clientes (CRM) y cumpla con las siguientes opciones:

  • Gestión completa de clientes reales y potenciales.
  • Clasificación de clientes por tipos, zonas, actividades o rutas.
  • Estado actualizado de todas las gestiones con sus clientes.
  • Información de contactos, intereses, consumos, incidencias, etc.
  • Control de actividades pendientes y resueltas con todos los clientes.
  • Gestión de agenda para coordinar a todos los clientes.
  • Creación de campañas.

Movilidad

Disponer de un software de Distribución alimentaria que aporte movilidad a sus distribuidores y comerciales puede resultar fundamental si quiere:

  • Mejorar la comunicación con el equipo y optimizar las tareas internas.
  • Conexión en tiempo real desde cualquier dispositivo a la base de datos de los clientes.
  • Visualización de todas las fichas de clientes.
  • Sincronización de toda la información y el equipo de distribución y venta.
  • Consulta de cuentas de cada zona.
  • Catálogo siempre actualizado.
  • Geolocalización de todos los dispositivos.

E-commerce

Un software de distribución alimentaria debe llevar integrado un módulo de e-commerce para la gestión de una tienda online. Lo mejor es que este desarrollado en un formato conocido como WordPress o Prestashop. Este módulo de gestión de tienda online permite:

  • Asegurar la presencia Online de los productos que se distribuyen.
  • Realizar pedidos online y pagos seguros con tarjeta de crédito.
  • Imagen personalizable por el usuario, tanto de páginas como de catálogo de productos.
  • Conectar la página Web con las Redes Sociales para incrementar ventas.
  • Crear Campañas de Marketing masivas y personalizadas para cada cliente.
  • Coordinar a los comerciales.
  • Integración de los datos obtenidos del CRM.

Glosario

  • TPV: Hace referencia a un Terminal Punto de Venta que permite gestionar todas las tareas relacionadas con la venta en todo tipo de establecimientos comerciales.
  • CRM: Estas siglas hacen referencia a todas las relaciones que se establecen con el cliente en un establecimiento comercial.
  • Stock: El Stock es todo el conjunto de mercancías y provisiones que se tienen almacenadas para su posterior venta o comercialización.
  • Geolocalización: Término que se utiliza cuando hablamos de obtener información sobre la ubicación real de un objeto.
  • E-commerce: También conocido como comercio electrónico, se basa en la compra y venta de productos o servicios mediante páginas Web o Redes Sociales.

Gestión de compras y ventas

Un software para industria necesita de una herramienta que se encargue de gestionar las materias primas o envases que se han comprado, cuándo se pidieron y a quién se pidieron, es decir una trazabilidad completa, además de una gestión total de ventas. La herramienta de gestión de compras y ventas debe ofrecer:

  • Control de todas las entradas y salidas que hay en la empresa.
  • Ciclo de compras y ventas completo: presupuestos, facturas, albaranes, pedidos, pagos, etc.
  • Clasificación de proveedores.
  • Estadísticas e informes de compras por proveedores, familias o artículos.
  • Optimización de compras.
  • Seguimiento de cada venta.
  • Envío automático de pedidos y pagos a proveedores.
  • Generación automática de presupuestos a clientes.
  • Preparación de pedidos y emisión de albaranes de venta.
  • Promociones de productos.
  • Estadísticas por clientes, artículos, pedidos, etc.
  • Estadísticas de los productos más comprados.
  • Gestión de incidencias de ventas.

Contabilidad, finanzas y facturación

Automatizar la contabilidad y el control del estado financiero de tu industria es un módulo específico que no puede quedar desapercibido. Para realizar estas funciones el software debe incluir las siguientes opciones:

  • Apertura y cierre de caja.
  • Control y productividad de la mano de obra.
  • Costos de inventario y servicios.
  • Gestión de condiciones y descuentos especiales de venta al por mayor.
  • Emisión de informes y estadísticas económicas del rendimiento de la empresa.
  • Gestión de vencimientos de pagos y cobros.
  • Gestión de impagos.
  • Control de impuestos y automatización de cierres.
  • Planificación y emisión de facturas y presupuestos.
  • Registro de nóminas.

Gestión de datos

En la industria alimentaria las máquinas generan una gran cantidad de datos interesantes que conviene gestionar desde un sistema central. Por ello, es interesante que este tipo de software cuente con un módulo capaz de realizar las siguientes funciones:

  • Captura de datos.
  • Monitorización online.
  • Control completo del proceso de producción en tiempo real.
  • Control y gestión de las normas de calidad.
  • Información sobre el estado de operación de las máquinas.
  • Identificación de los empleados que están trabajando en las máquinas.
  • Operaciones realizadas por orden de trabajo.
  • Estadísticas de producción, mantenimientos y tiempos muertos.
  • Historial de velocidad de las máquinas.
  • Eficiencia por máquina.
  • Análisis de rentabilidad para reducir riesgos.

Control de producción

Un aspecto esencial en la gestión de una industria de alimentación es llevar a cabo un control de la producción, así como de la rentabilidad de fabricación, etiquetado, transporte y entrega de los productos terminados. El módulo de control de producción es importante que cuente con las siguientes áreas:

  • Producción y trazabilidad: planificación eficiente de la producción, gestión completa de la producción con un seguimiento trazable y de costes, creación automática de lotes, gestión de fórmulas y una trazabilidad completa.
  • Etiquetado: para cumplir con los procesos logísticos y de flujos de mercancía es importante realizar un proceso de etiquetado de productos, palets y cajas para la correcta identificación de los productos, el proceso de la cadena de suministro y el seguimiento.
  • Escaneado: el escaneado de los códigos de barra de los productos garantiza información extra del producto, mayor velocidad, reducción de errores y control de existencias en tiempo real.

Control de calidad

Otro aspecto esencial que debe cuidar un software de cualquier industria relacionada con la alimentación es garantizar una completa gestión y control de calidad en todas las compras y procesos de producción. Todo producto debe cumplir con la normativa de seguridad alimentaria, desde la selección de la materia prima hasta la entrega del producto final.

Gestión de existencias

Aprovechar las existencias de forma óptima y llevar un control del almacén es otro de los pilares fundamentales en la industria alimentaria. Para una correcta gestión de existencias este módulo incluye:

  • Información en tiempo real sobre la disponibilidad de las materias primas y productos en almacén.
  • Gestión de todas las entradas y salidas en el almacén.
  • Tareas de inventario, pedido a proveedores y reposición automáticas.
  • Gestión de múltiples almacenes y diferentes puntos de venta.
  • Información detallada de mercancía pendiente de recibir.
  • Gestión de productos perecederos.
  • Impresión de etiquetas de artículos con códigos de barra.
  • Diario de movimientos del stock.

Entrega

Otro aspecto esencial a tener en cuenta después de una correcta planificación de la producción es la entrega de los productos a los puntos de venta. Algunas funciones a tener en cuenta para la correcta distribución son los siguientes:

  • Optimización de la cadena logística y de transporte desde la zona de producción.
  • Gestión integral desde la planificación de la producción a la entrega final.
  • Logística y fidelización del cliente.
  • Planificación del personal para la correcta entrega de los pedidos.

Mantenimiento de equipos

Conseguir un correcto mantenimiento de toda la maquinaria que conforma la planta de producción de una industria alimentaria, así como de toda su flota de vehículos, debe ser otro de los aspectos esenciales a tener en cuenta a la hora de elegir un software de este tipo. Algunas de las funciones a tener en cuenta son las siguientes:

  • Mantenimientos preventivos y correctivo de maquinaría y vehículos.
  • Avisos de urgencias.
  • Avisos de incumplimientos.

CRM

Del mismo modo que ocurre con el resto de módulos, también es importante que todos los datos de los clientes y acuerdos establecidos se almacenen en un mismo módulo. Este módulo de CRM debe cumplir con las siguientes opciones:

  • Listado actualizado de clientes y precios.
  • Gestión completa, información y clasificación de clientes.
  • Estado actualizado de todas las gestiones y movimientos con los clientes.
  • Gestión de Agenda para coordinar a todos los clientes.
  • Creación de campañas.

Tienda online

Por último, y no menos importante, un software de estas características debe llevar integrado un módulo de e-commerce para la gestión de una tienda online. Este módulo de gestión de tienda online permite:

  • Venta directa.
  • Asegurar la presencia Online de los productos que se distribuyen.
  • Reducir los pedidos telefónicos y por correo electrónico.
  • Realizar pedidos online y pagos seguros con tarjeta de crédito, paypal o stripe.
  • Posibilidad de generar un ingreso para clientes.
  • Vinculación directa con la cartera de pedidos.
  • Crear Campañas de Marketing.
  • Coordinar a todos los empleados.
  • Listados de inventario.

Glosario

  • CRM: Hace referencia a la gestión de las relaciones con los clientes, donde a través de un módulo o herramienta se accede a toda la información sobre nuestros clientes.
  • Monitorización online: función que se realiza para gestionar todo lo que se realiza en Internet.
  • Trazabilidad: es una serie de procedimientos que nos permiten conocer la trayectoria de un producto a lo largo de la cadena de suministros.
  • Seguridad alimentaria: conjunto de procesos que aseguran que un producto es apto para su consumo.

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