Guía Mejor software para la industria alimentaria

¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todo tipo de empresas dedicadas a la Industria alimentaria, desde industrias de manipulación de productos frescos, industrias conserveras, a industrias lácteas o cárnicas.
Todo este tipo de empresas comparten aspectos básicos de gestión por lo que resulta fácil adaptarlos.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Industria alimentaria. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un software de Industria alimentaria?

Se trata de un software especializado en el sector de la Industria alimentaria que se encarga de controlar los centros de trabajo y ofrecer herramientas de gestión y control para mejorar la competitividad de la industria, optimizar sus recursos y reducir costes. Este software debe cubrir unas necesidades básicas que te exponemos de forma clara y concisa para que te sirvan de base.
Ademas de las opciones que te mostramos el software puede tener otras muchas funciones, pero estas son las fundamentales y a las que no debes renunciar.

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Aspectos esenciales del software para Industria alimentaria

Gestión de compras y ventas

Un software para industria necesita de una herramienta que se encargue de gestionar las materias primas o envases que se han comprado, cuándo se pidieron y a quién se pidieron, es decir una trazabilidad completa, además de una gestión total de ventas. La herramienta de gestión de compras y ventas debe ofrecer:

  • Control de todas las entradas y salidas que hay en la empresa.
  • Ciclo de compras y ventas completo: presupuestos, facturas, albaranes, pedidos, pagos, etc.
  • Clasificación de proveedores.
  • Estadísticas e informes de compras por proveedores, familias o artículos.
  • Optimización de compras.
  • Seguimiento de cada venta.
  • Envío automático de pedidos y pagos a proveedores.
  • Generación automática de presupuestos a clientes.
  • Preparación de pedidos y emisión de albaranes de venta.
  • Promociones de productos.
  • Estadísticas por clientes, artículos, pedidos, etc.
  • Estadísticas de los productos más comprados.
  • Gestión de incidencias de ventas.

Contabilidad, finanzas y facturación

Automatizar la contabilidad y el control del estado financiero de tu industria es un módulo específico que no puede quedar desapercibido. Para realizar estas funciones el software debe incluir las siguientes opciones:

  • Apertura y cierre de caja.
  • Control y productividad de la mano de obra.
  • Costos de inventario y servicios.
  • Gestión de condiciones y descuentos especiales de venta al por mayor.
  • Emisión de informes y estadísticas económicas del rendimiento de la empresa.
  • Gestión de vencimientos de pagos y cobros.
  • Gestión de impagos.
  • Control de impuestos y automatización de cierres.
  • Planificación y emisión de facturas y presupuestos.
  • Registro de nóminas.

Gestión de datos

En la industria alimentaria las máquinas generan una gran cantidad de datos interesantes que conviene gestionar desde un sistema central. Por ello, es interesante que este tipo de software cuente con un módulo capaz de realizar las siguientes funciones:

  • Captura de datos.
  • Monitorización online.
  • Control completo del proceso de producción en tiempo real.
  • Control y gestión de las normas de calidad.
  • Información sobre el estado de operación de las máquinas.
  • Identificación de los empleados que están trabajando en las máquinas.
  • Operaciones realizadas por orden de trabajo.
  • Estadísticas de producción, mantenimientos y tiempos muertos.
  • Historial de velocidad de las máquinas.
  • Eficiencia por máquina.
  • Análisis de rentabilidad para reducir riesgos.

Control de producción

Un aspecto esencial en la gestión de una industria de alimentación es llevar a cabo uncontrol de la producción, así como de la rentabilidad de fabricación, etiquetado, transporte y entrega de los productos terminados. El módulo de control de producción es importante que cuente con las siguientes áreas:

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  • Producción y trazabilidad: planificación eficiente de la producción, gestión completa de la producción con un seguimiento trazable y de costes, creación automática de lotes, gestión de fórmulas y una trazabilidad completa.
  • Etiquetado: para cumplir con los procesos logísticos y de flujos de mercancía es importante realizar un proceso de etiquetado de productos, palets y cajas para la correcta identificación de los productos, el proceso de la cadena de suministro y el seguimiento.
  • Escaneado: el escaneado de los códigos de barra de los productos garantiza información extra del producto, mayor velocidad, reducción de errores y control de existencias en tiempo real.

Control de calidad

Otro aspecto esencial que debe cuidar un software de cualquier industria relacionada con la alimentación es garantizar una completa gestión y control de calidad en todas las compras y procesos de producción. Todo producto debe cumplir con la normativa de seguridad alimentaria, desde la selección de la materia prima hasta la entrega del producto final.

Gestión de existencias

Aprovechar las existencias de forma óptima y llevar un control del almacén es otro de los pilares fundamentales en la industria alimentaria. Para una correcta gestión de existencias este módulo incluye:

  • Información en tiempo real sobre la disponibilidad de las materias primas y productos en almacén.
  • Gestión de todas las entradas y salidas en el almacén.
  • Tareas de inventario, pedido a proveedores y reposición automáticas.
  • Gestión de múltiples almacenes y diferentes puntos de venta.
  • Información detallada de mercancía pendiente de recibir.
  • Gestión de productos perecederos.
  • Impresión de etiquetas de artículos con códigos de barra.
  • Diario de movimientos del stock.

Entrega

Otro aspecto esencial a tener en cuenta después de una correcta planificación de la producción es la entrega de los productos a los puntos de venta. Algunas funciones a tener en cuenta para la correcta distribución son los siguientes:

  • Optimización de la cadena logística y de transporte desde la zona de producción.
  • Gestión integral desde la planificación de la producción a la entrega final.
  • Logística y fidelización del cliente.
  • Planificación del personal para la correcta entrega de los pedidos.

Mantenimiento de equipos

Conseguir un correcto mantenimiento de toda la maquinaria que conforma la planta de producción de una industria alimentaria, así como de toda su flota de vehículos, debe ser otro de los aspectos esenciales a tener en cuenta a la hora de elegir un software de este tipo. Algunas de las funciones a tener en cuenta son las siguientes:

  • Mantenimientos preventivos y correctivo de maquinaría y vehículos.
  • Avisos de urgencias.
  • Avisos de incumplimientos.

CRM

Del mismo modo que ocurre con el resto de módulos, también es importante que todos los datos de los clientes y acuerdos establecidos se almacenen en un mismo módulo. Este módulo de CRM debe cumplir con las siguientes opciones:

  • Listado actualizado de clientes y precios.
  • Gestión completa, información y clasificación de clientes.
  • Estado actualizado de todas las gestiones y movimientos con los clientes.
  • Gestión de Agenda para coordinar a todos los clientes.
  • Creación de campañas.

Tienda online

Por último, y no menos importante, un software de estas características debe llevar integrado un módulo de e-commerce para la gestión de una tienda online. Este módulo de gestión de tienda online permite:

  • Venta directa.
  • Asegurar la presencia Online de los productos que se distribuyen.
  • Reducir los pedidos telefónicos y por correo electrónico.
  • Realizar pedidos online y pagos seguros con tarjeta de crédito, paypal o stripe.
  • Posibilidad de generar un ingreso para clientes.
  • Vinculación directa con la cartera de pedidos.
  • Crear Campañas de Marketing.
  • Coordinar a todos los empleados.
  • Listados de inventario.

Glosario

  • CRM: Hace referencia a la gestión de las relaciones con los clientes, donde a través de un módulo o herramienta se accede a toda la información sobre nuestros clientes.
  • Monitorización online: función que se realiza para gestionar todo lo que se realiza en Internet.
  • Trazabilidad: es una serie de procedimientos que nos permiten conocer la trayectoria de un producto a lo largo de la cadena de suministros.
  • Seguridad alimentaria: conjunto de procesos que aseguran que un producto es apto para su consumo.
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