¿Para quién es esta guía?

Esta guía va dirigida tanto a profesionales independientes de la abogacía como a bufetes de abogados sin importar el tamaño y a despachos de notarios.
Con este software estos profesionales verán cubiertas sus necesidades de gestión, ahorraran tiempo y agilizaran todos los procesos.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para Despachos de abogados, bufetes y notarías. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software de Despachos de abogados, bufetes y notarías?

Es un software desde el que se gestionan todos los procesos que se suceden en estos ámbitos profesionales.
Este software resulta un soporte imprescindible para el aumento de la productiva y organización.
Gestionar las cargas documentales que producen este sector seria del todo imposible sin un soporte informático que nos agiliza el archivo y la recuperación de todo tipo de documentos.

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Sin duda es necesario si esperamos que la empresa funcione con efectividad y que sea escalable en su crecimiento y evitar sufrir bloqueos por falta de organización.

Beneficios de un software de Despachos de abogados, bufetes y notarías

Aunque en bastantes aspectos el software para abogado y para notarios es similar, vamos a tratar de diferenciarlos a pesar de caer en una posible repetición. De modo que comenzaremos por el software para notarios.

Software para Notarias

Índice Único Notarial

Un aspecto imprescindible es que cuente con la generación del Índice Único Notarial. Este indice es necesario para comunicar de forma telemática los datos que componen los documentos autorizados en las notarias y que se envían al Consejo General del Notariado.
La importancia del envío de los datos es básicamente estadísticos ya que desde este consejo se hace publica la información que afecta a la económica del país, por ejemplo el numero de hipotecas realizadas, la suma de los importes hipotecados, etc.

Comprobaciones y validaciones

Es importante que cuente con un servicio de revisión de los textos. Algunos de los programas existentes cuenta con una comprobación prefirma que se encarga de verificar el DNI, referencias catastrales, direcciones completas, etc. Este proceso evita nuevos trabajos si existen errores y la escritura esta registrada.
El software también debe contar con un control de validaciones, según el cual se registran en la base de datos todas las validaciones efectuadas y quienes las han efectuado. De este modo si existe un protocolo de validación de documentos es mucho mas fácil seguirlo.

Tratamiento de textos especializado

Una opción de tratamiento de textos especialmente diseñado para los múltiples modelos que se manejan en una notaria resulta de mucha utilidad.
Estos programas de tratamiento de textos acostumbran a estar basado en Microsoft Word, pero eso no es significativo. En cambio si que debe tener algunas opciones concretas para ser realmente efectivos:

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Gestión documental (También necesaria para abogados)

Debido al numero masivo de documentos se gestionan en estos sectores la gestión documental alcanza la importancia de fundamental ya sea para la gestión de pólizas y/o expedientes.
En las notarias se entiende que las pólizas son los documentos, de ámbito privado, donde se recoge un contrato mercantil aceptado por dos o más partes. Acelerar la creación de estas pólizas es uno de los cometidos de la gestión documental. Un buen funcionamiento en este campo supone una considerable reducción de tiempo en el trabajo.
La gestión documental también tiene a su cargo guardar una copia exacta escaneada en forma de imagen en la base de datos, relacionándola con el resto de la documentación que conforman la póliza o el expediente.
Es a partir de esta imagen escaneada de la que se emitirán las copias que sean precisas.
Guardar de forma correcta los expedientes en bases de datos y crear sinergias entre ellos también es un buen sistema de acelerar el trabajo documental. Esas sinergias nos proporcionaran agilidad pero también evitaran que se generen duplicados entre los expedientes.
El tener todos los datos gestionados solo dará un resultado optimo si la aplicación cuenta con un potente motor de búsquedas que nos muestre los documentos que se ajusten a las palabras clave que utilicemos y que tenga tantos filtros como sea necesario para mostrar la información que estamos buscando.

Software para despachos de abogados y bufetes

Gestor de relaciones

Estamos hablando de una gestión de clientes o CRM, como se quiera denominar.
Todas las profesiones liberales necesitan de una estrecha relación con sus clientes. Un seguimiento de los clientes manteniendo un histórico de toda nuestra relación profesional nos ayudara muchísimo para fidelizar a los clientes.
Es preciso mantener un enlace vivo entre profesional y cliente. Para conseguirlo una buena herramienta dentro del CRM es el marketing digital. Una forma común y sencilla de realizarlo es por medio del envío de campañas de mailing.
Esas campañas pueden estar centradas en el envío de artículos sobre la legislación del sector del cliente o en aspectos mas generales.
Muchos CRM actuales están ofreciendo acceso limitado a los propios clientes para que puedan hacer ellos mismo un seguimiento de como se esta avanzando en el caso que se le esta gestionando.

Informes y Estadísticas

Toda la información que se acumula en nuestro software debe poder ser estructurada y consultada de forma ágil por medio de informes y estadísticas. En este aspecto la gestión documental aplicada a las notarias es igual de efectiva en este sector de la abogacía.
Nos resultará imposible saber el estado de nuestro negocio si no sabemos cuantas horas hemos empleado en este o aquel cliente y si se ha facturado convenientemente.

Sincronización con LexNET

Los operadores jurídicos en sus trabajos diarios intercambia una serie casi interminable de documentación. Este intercambio se produce entre abogados y con los diferente órganos judiciales.
Toda esta información es en la mayoría de los casos privada por lo que se exige una seguridad latente y real, por ese motivo el software para abogados debe estar sincronizado con la plataforma LexNET que se utiliza para este intercambio telemático de forma segura.

Glosario

  • Índice Único Notarial: Se trata de un fichero donde el Notariado vuelca toda la información de sus documentos gestionados. De este modo nos encontramos ante una de las bases de datos mas grande de España, de la que se extraen estadísticas e informes que son utilizados por muchos sectores empresariales y por el propio Gobierno del país.
  • Consejo General del Notariado: Se encarga de la coordinación de los múltiples Colegios Notariales así como de su representación tanto dentro del estado español como antes las administraciones de cualquier otro país.
  • Control de validaciones: Se trata de una serie de filtros por el que pasa un documento notarial o legal antes de darlo por correcto. Cada validación queda registrada y es fácil seguir la revisión del documento en cuestión.
  • Firma electrónica: La firma electrónica esta formada por una serie de información electrónica que tiene por finalidad identificar al firmante del documento de una forma inequívoca.
  • ANCERT: Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), esta constituida por el Consejo General del Notariado.
  • Redacción asistida: Se trata de un sistema similar al auto-completar pero que en este caso muestra frases o párrafos enteros que anteriormente se han utilizado. La idea es reutilizar esos textos de forma de hacer la escritura mas productiva.
  • Gestión documental: Es el total de operación técnicas realizadas para administrar documentos.
  • Gestión de expedientes: Capacidad de un sistema para gestionar la información de múltiples expedientes creando relaciones entre ellos y con un potente motor de búsqueda que facilite la información solicitada y relacionada.
  • Sinergias: Suma de sistema que dan como resultado una mayor y de más utilidad.
  • Motor de búsquedas: Sistema informático que realiza búsquedas en bases de datos, ficheros, etc., en base a las palabras clave indicadas.
  • Marketing digital: Promocionar productos en base a las técnicas de comunicación de Internet.
  • LexNET: Plataforma segura de intercambio de documentación.

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