Guía Mejor software para Gestión de proyectos

¿Para quién es esta guía?

Esta guía va destinada a todas aquellas empresas que necesitan mejorar los flujos de trabajo de sus proyectos. El software ayudará a evitar errores y problemas durante el desarrollo de las actividades y así se aumentarán beneficios y productividad. Este tipo de herramientas incluye una gran variedad de funcionalidades específicamente diseñadas para mejorar los procesos y operaciones de trabajo de la empresa.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión de proyectos. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un software de Gestión de proyectos?

Este tipo de software es una herramienta específica para planificar, organizar y gestionar todos los aspectos de un proyecto. Con estas herramientas, los gerentes del proyecto pueden:

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  • Rastrea cada detalle relacionado con un proyecto determinado.
  • Asignar tareas a los trabajadores y usuarios.
  • Monitorear el desempeño.
  • Asegurar que los equipos lleguen a los plazos determinados previamente.
  • Tener un registro de la carga de trabajo a los empleados.
  • Incluir usuarios externos para facilitar una mayor colaboración.

De esta manera, podemos decir que las soluciones de gestión de proyectos son la base para ejecutar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y sin dolores de cabeza innecesarios.

¿Lo necesito?

Si quieres que tu empresa realice de manera eficaz todos los proyectos, sin errores ni sorpresas, sin duda necesitas un software de gestión de proyectos.

Aspectos esenciales del software para Gestión de proyectos

Plantillas de proyectos

El software permite la realización e implementación de diferentes plantillas para gestionar todo tipo de proyectos. Algunas de las plantillas que ofrece esta herramienta son:

  • Plantillas predefinidas: ofrece plantillas pre-definidas para varios casos de uso y metodologías. De esta manera nos ahorramos introducir repetidamente las mismas tareas y crear constantemente plantillas, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
  • Plantillas personalizadas: también podemos crear plantillas de proyectos personalizadas para que el programa funcione exactamente como lo necesitamos. De esta manera podemos adaptar cada plantilla en función de las necesidades de cada equipo.

Herramientas de colaboración

El software de gestión de proyectos incluye una serie de herramientas de colaboración con las que nos facilitará la comunicación entre departamentos y áreas. Algunas de estas funciones son:

  • Funciones de mensajería: permite mantener toda la comunicación del equipo en un solo lugar. De esta manera no tendremos que recurrir al correo electrónico. También incluye menciones mediante @, para dirigirnos a un usuario determinado y que la comunicación fluya de manera correcta, y uso de #, para ordenar rápidamente la información.
  • Gestión de documentos: permite de manera fácil para cualquier usuario adjuntar archivos rápidamente, por lo que podemos mantener toda la información del proyecto de manera centralizada y compartir sin problemas documentos importantes con nuestro equipo.
  • Cuenta de invitados: los administradores pueden proporcionar acceso a partes interesadas externas, así como invitar a clientes, proveedores, profesionales independientes o consultores externos a participar en el proyecto.
  • Grupos de usuarios: pensado para proyectos complejos que requiere múltiples equipos. De esta manera nos aseguraremos de que todos están en la misma página y que pueden interactuar fácilmente con su equipo u otros equipos que trabajan en el proyecto.

Planes y horarios

Uno de los pasos más importantes para realizar con éxito un proyecto es crear un plan. El software de gestión de proyectos nos ayuda a diseñar un objetivo y a definir los pasos a realizar para alcanzarlo. Para ello ofrece la función de diagrama de Gantt, donde los usuarios pueden administrar entregas, eventos, fechas de tareas y dependencias de tareas.
Gracias a esta función, tendremos un marco completo para ejecutar nuestro proyecto, sin importar lo complejo que sea. Además, una vez que el plan esté definido, todos pueden visualizar los plazos, editar fechas y recordatorios, y realizar un seguimiento de las entregas.

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Informes

Otras de las funciones que incorpora este software es la generación de informes, con los que podremos realizar análisis y personalizarlos según nuestras necesidades. Gracias a este tipo de reportes, tendremos una visión exacta del desarrollo del proyecto en un momento determinado. Los tipos de informe que podemos generar son:

  • Informes predefinidos: ofrece una gran variedad de plantillas predefinidas para los informes. Permiten realizar un seguimiento de varios KPI y parámetros.
  • Reportes personalizados: si optamos por informes personalizados, podremos filtrar los parámetros que nos interesan y diseñar nuestro informe para compartirlo con nuestro equipo y las partes interesadas.

Presupuesto

El software incorpora funciones de presupuesto, que permiten establecer un presupuesto realista y proporciona información sobre los gastos, facturas y otros costes. De esta manera nos ayudan a tomar decisiones informadas a lo largo del proyecto para que podamos mantenernos al corriente de los costes antes de que se salgan del presupuesto. Disponer de una vista completa de los gastos proyectados y reales nos ayuda a calcular los beneficios.
Otra ventaja que proporciona esta función de presupuesto es que nos permite realizar el seguimiento de nuestros patrones de presupuesto en varios proyectos. Así nos ayudará a determinar los plazos y presupuestos en proyectos futuros.

Organización intuitiva

El software permite una organización intuitiva, gracias a la incorporación de varios diseños fáciles de usar. En lugar de agrupar información en un documento o en una hoja de cálculo, la herramienta ofrece una variedad de formatos visualmente atractivos para ayudarnos a monitorear y a administrar la gran cantidad de tareas asociadas a un proyecto determinado.
Algunas de las herramientas más comunes del software de gestión de proyectos para administrar tareas de una manera visual e intuitiva son:

  • Diagramas de Gantt
  • Tableros Scrum
  • Tableros Kanban

Capacidades de integración

El software permite la integración de diversas funciones claves para poder gestionar de manera efectiva un proyecto. Así, el proyecto no estará desconectado de otras plataformas empresariales. Además, tendremos una mayor visibilidad y transparencia sobre cómo los proyectos encajan en el resto de herramientas de la empresa sin necesidad de navegar entre una gran cantidad de aplicaciones. Algunas de las integraciones que permite son:

  • Integración de correo electrónico.
  • Integración de CRM.
  • Integración del repositorio de código fuente.
  • Integración del sistema de gestión de identidad.

Paneles de control

Los paneles de control permiten asimilar toda la información relevante en un formato visual y resumido. Esto permitirá que la administración superior o gerentes también tengan una ventana a todos los proyectos, recursos asignados, actualizaciones en tiempo real y una vista detallada de las situaciones críticas. Los paneles de control facilitan la obtención de una visión general de los proyectos, canalizaciones y estados.

Flujos de trabajo personalizados

Otra gran característica de las herramientas de gestión de proyectos es la capacidad de personalizar los flujos de trabajo, satisfaciendo de una manera más efectiva nuestras necesidades. Normalmente, el software incorpora flujos de trabajo predefinidos pero facilita la modificación de las actividades para que se ajusten a nuestras necesidades.
Gracias a esta herramienta tendremos procesos más simples, un mayor acceso a la información, estipulación de acciones automatizadas, más control sobre el proceso, etc. Podremos estructurar el flujo de trabajo para garantizar que sea lo más eficiente posible.

Administración de recursos

Si el proyecto implica la fabricación de un producto físico, tendremos que administrar otros recursos necesarios, como materiales y equipos. Al estipular los recursos necesarios desde el principio, podemos administrar de manera efectiva lo que nuestro equipo necesita, así como identificar el uso excesivo o la escasez de recursos determinados. Al administrar el equipo, también podremos ver qué empleado tiene tiempo de sobra, quién está completamente ocupado y quién está desbordado en sus tareas.

Ventajas a tener en cuenta

Algunas de las ventajas que ofrece el software de gestión de proyectos a las empresas que lo implementan son:

  • Colaborar con los miembros del equipo en tiempo real.
  • Compartir documentos.
  • Gestionar los costes del proyecto.
  • Tener capacidad para gestionar riesgos, previsiones y presupuestos.
  • Creación de reportes e informes.
  • Facilidad de uso y manejo de las herramientas.

Glosario

  • Diagramas de Gantt: es una herramienta que tiene como objetivo mostrar el tiempo de dedicación prevista para una tarea en una línea del tiempo.
  • Tablero Scrum: es una herramienta en la que el proyecto se divide en tres fases: tareas por hacer, tareas en progreso y tareas realizadas. Es muy utilizada en equipos de desarrolladores de software.
  • Tablero Kanban: es una herramienta que sirve para mapear y visualizar el flujo de trabajo.
  • CRM: es un software que apoya la gestión de las relaciones entre la empresa y los clientes, a las ventas y al marketing.
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Valoración global

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¿Cómo valoran los aspectos importantes?
Funcionalidades 
 
2
Facilidad de uso 
 
3,5
Relación calidad-precio 
 
3,2
Atención al cliente 
 
3,4
¿Qué es lo más destacado?
Calidad-precio (36%)

¿En qué puede mejorar?
Personalización (32%)

¿Para qué adquirieron el software?
Ahorrar tiempo (23%)

¿Se lo recomendarían a otras empresas?
(98%)

¿Cómo valoran la integración con sus sistemas?
Fácil (86%)

¿Cuál fue el factor clave en su decisión?
Experiencia del proveedor (32%)

Han opinado personas como Amaiur BlayaFSBO Spain PropertyMarco AntonioCesar Garcia-Carrasco BlancoAntonio Tuimil

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Sector: Servicios - Servicios a empresas

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¿Qué necesitas?

necesito un software de proyectos en el cual pueda realizar distintos diagramas que me ayuden a encontrar problemáticas y establecer tiempos en la empresa.

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Sector: Construcción - Obras y reformas

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

Estimados y facturas preparación de ordenes de compras. Desgloses de materiales, itinerario de proyectos, informes de desarrollo de proyectos y gestión de costes de los materiales.

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Sector: Distribución - Distribución alimentaria

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¿Qué necesitas?

el software se necesita principalmente para llevar la contabilidad del negocio en Excel donde necesitamos las herramientas que ofrece para asi poder llevar acabo una administración de calidad con lo cual nos servisa ampliamente en el negocio mejorando su sistema operativo

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Sector: Construcción - Instalaciones y proyectos

Tamaño: Empresa mediana

¿Qué necesitas?

generar bitácoras de trabajo y/o avances de obras diarios , con evidencias de seguimiento, responsables, recursos, tiempo empleado, personal empleado, generar un aservo para futuros proyectos y poder minimizar errores en el manejo de la informacion

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Sector: Servicios - Gimnasios

Tamaño: Gran empresa

¿Qué necesitas?

gestiones, tablas, nominas, proyectos, oficios, realizar plan de trabajo, estadísticas, roles de juegos, asistencias, solicitudes, peticiones, presentaciones, cuadros de diálogos, registros, cuentas, plan de operaciones, plan de desarrollo.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: Empresa mediana

¿Qué necesitas?

lo necesitamos para hacer informes, llevar inventarios , hacer horarios, escritos de talleres y la planilla del personal.
cartas para proveedores, informes para equipo técnico. compra y reposición de insumos, cartas a los bancos

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Sector: Construcción - Instalaciones y proyectos

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

para asignar tareas a cada miembro en forma independiente y consolidar el proyecto global consolidando la información de cada miembro. Necesitamos recibir notificaciones de progreso individual y consolidado

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Sector: Servicios - Clínicas y centros médicos

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

Gestionar proyectos, evaluar requerimientos, llevar el control de tiempos y entregables, Verificar requerimientos funcionales y no funcionales. Tambien para realizar integraciones de modulos y la funcionalidad y nuevos requerimientos

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Sector: Servicios - Tecnología / TIC

Tamaño: Empresa mediana

¿Qué necesitas?

Administrar un proyecto de software dedicado a crear expedientes médicos facilitando con diferentes metodologías de gestión de proyectos ágiles o estándar

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Sector: Educación - Escuelas y universidades

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

Para uso estudio universidad académicos con fines de investigación aprendizaje, etc.
Es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de calcular costos. Se puede complementar con elementos de Microsoft Excel. Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo.

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Sector: Servicios - Gestión de eventos

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Gestión de eventos


¿Qué necesitas?

Empresa de organización de todo tipo de eventos necesita de un software de proyectos para tratar cada evento como un proyecto y poder gestionar los elementos que forman el proyecto y que en su mayoría siempre son subcontratados: carpintería, focos, decorados, imprenta, pasarelas, etc... Son una empresa pequeña que realiza el diseño de los escenarios de los eventos pero subcontrata todos los servicios para desarrollarlos.

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Sector: Agricultura - Granjas

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 3M€ a 10M€

¿Qué necesitas?

Una solución para gestionar una gran finca con varias granjas de animales y una explotación agrícola. Necesitamos controlar los tiempos, personal, proyectos, dedicación... evitar solapar tareas y gestionarlas correctamente. . Funcionalidades: Contabilidad

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Sector: Servicios - Gestión de eventos

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Organización de eventos


¿Qué necesitas?

Empresa de organización de eventos precisa de un software de gestión de proyectos para organizar los diferentes actos y gestionar el lugar, aforo... y el resto de variables para cada evento. También necesita que esos proyectos consten de un calendario de ejecución o se conecten con aplicaciones tipo Calendar.

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Sector: Industria - Automoción

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 1M€ a 3M€

¿A qué os dedicáis?

Servicios de ingeniería


¿Qué necesitas?

Empresa de servicios de ingeniería para la industria automotriz precisa de un gestor de proyectos basado en el principio de ingeniería colaborativa SCRUM. Aunque la empresa es bastante grande el software solo lo van a utilizar un departamento de no más de 10 personas.

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Sector: Construcción - Obras y reformas

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Construcción


¿Qué necesitas?

Constructora precisa de un software de gestión de obra que abarque:
- Presupuestos
- Proyectos
- Certificaciones
- Planificación y seguimiento de obra: materiales y personal precisa. Para cuando debe recibir tal o cual material en la obra...
- Gestión de costes por obra También precisa poder hacer presupuestos directamente desde ficheros de aplicaciones de plano en 3D. Funcionalidades: Presupuestos

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Sector: Industria - Fabricantes

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Empresa de iluminación y robótica


¿Qué necesitas?

Empresa de iluminación y robótica precisa de software de gestión para proyectos:
- Gestión de proyectos
- Partes de trabajo
- Stocks
- Facturación
- Ofertas y pedidos
- Albaranes
. Funcionalidades: Gestión de inventarios, Facturación, Gestión

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Sector: Servicios - Servicios a empresas

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Marketing


¿Qué necesitas?

Empresa de marketing precisa de un software de gestión de proyectos.
Cada uno de los empleados gestiona proyectos asignados y lo que necesitan es impugnar a cada proyecto las horas y materiales empleados.

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Sector: Servicios - Consultorías, asesorías y gestorías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Consultoría


¿Qué necesitas?

Consultoría precisa un gestor de proyectos online ya que los consultores están distanciados geográficamente y precisan intercambiar informacion y tareas.
Si el gestor incluye gestión de tareas administrativas también seria a valorar.

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Sector: Construcción - Obras y reformas

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Obras y reformas


¿Qué necesitas?

Empresa de obras y reformas necesita un software para gestionar una nueva promoción de obra desde el inicio hasta el final.

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Sector: Servicios - Asociaciones, fundaciones y ONGS

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 0.5M€ a 1M€

¿A qué os dedicáis?

Proyectos de ayuda


¿Qué necesitas?

Necesitan un gestor de proyectos para un proyecto de ayuda a los refugiados que funciona con subvenciones del ministerio de empleo.
El software es para gestionar una serie de hitos que estan formados por un conjunto de actividades. La finalidad es saber que nivel de desarrollo tiene cada actividad, en que punto se encuentran. Esa informacion debe poderse volcar en informes.


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