¿Para quién es esta guía?

Esta guía está pensada principalmente para todas aquellas personas que se dedican a trabajar en el tema de la logística de los almacenes y todo lo relacionado con los pedidos y el control de las existencias de cualquier tipo de empresa, independientemente del sector de su actividad o de la ubicación de la misma.

¿Para qué sirve?

Gracias a la documentación que puedes ver en esta guía se puede tener un mayor conocimiento sobre en qué consisten las funciones del SGA y todas las ventajas que presenta su puesta en funcionamiento en las compañías de cara a mejorar todo el sistema logístico y de distribución de las mercancías.

¿Por qué debes conocer las funciones del SGA?

Si te dedicas a gestionar cualquier stock con mercancía o trabajas en el área de la logística de un negocio, entonces es muy importante que conozcas bien todas las funciones del SGA y sus beneficios para quienes lo implementan.

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¿Lo necesito?

Sin ninguna duda, es muy importante que conozcas muy bien todas las características y todas las posibilidades que te brinda el SGA, con el fin de que puedas decidir si te compensa implementar este sistema que te ayudará a coordinar y mejorar la distribución de tus pedidos.

Descubre todas las funciones del SGA

Los sistemas de gestión de almacenes, más conocidos como SGA, tienen funcionalidades muy específicas que permiten gestionar, controlar y abastecer productos, entre otras funciones que se han ido agregando a estos sistemas con el paso de los años, ya que el concepto de almacén ha ido cambiando, sobre todo en los últimos años, por lo que ahora es necesario manejar volúmenes más grandes de mercancía.

Por dicho motivo, los sistemas de gestión de almacenes tienen el objetivo principal de poder facilitar y agilizar los procesos logísticos de los lugares de almacenamiento de existencias. Los SGA en ese sentido han cobrado una gran importancia para este tipo de empresas, pero aún son muchas las personas y empresas que desconocen su existencia y las ventajas que su funcionamiento representa para los negocios.

¿Qué son los SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)?

Se considera que la gestión de almacenes está compuesta por procesos logísticos de recepción, almacenamiento y gestión de flotas para el transporte de mercancías, materias y productos dentro de un almacén hasta que salen al exterior. De esta forma, el objetivo principal de la gestión es poder mejorar el funcionamiento de esta etapa para que todo el proceso se lleva a cabo de una forma más fluida y sencilla.

Es decir, los sistemas de gestión de almacén tienen el objetivo principal de ayudar con los procesos involucrados desde la recepción hasta la salida y posterior transporte de las mercancías. Son programas que sirven para apoyar las operaciones diarias que se desarrollan dentro de un almacén. Con estas herramientas es posible centralizar las tareas, llevar a cabo el control del stock, ubicar las mercancías, gestionar toda la información del almacén, entre otras funcionalidades muy útiles.

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Cuando estos sistemas fueron creados eran más simples y sólo permitían ciertas funcionalidades mucho más sencillas, relacionadas con la gestión del inventario y con la ubicación del almacenamiento. Hoy en día estos programas de gestión de almacenes se han convertido en herramientas muy útiles y completas, siendo un tanto complejas, por lo que es necesario contar con personal especializado que pueda garantizar su uso de una manera correcta.

¿Por qué se recomienda implementar un sistema SGA?

Los sistemas SGA de gestión de almacén se encargan de hacer que todas las tareas que están relacionadas con el almacenaje de los productos se pueden hacer más fácilmente. Sin embargo, esta no es la única ventaja que representan, motivo por el que hay otras razones por las que una gran cantidad de empresas han optado por la implementación de un sistema SGA:

  • Permiten que se lleve a cabo el desarrollo de una forma más rápida para todos los procesos de logística.
  • Se encarga de reducir al máximo el número de tareas administrativas.
  • Facilita que descienda el tiempo en el que se llevan a cabo los procesos.
  • Optimiza los costes del almacenamiento de mercancías.
  • Incrementan el nivel de satisfacción de los clientes.
  • Se pueden usar con el fin de garantizar la integridad de los productos.
  • Mejoran la calidad de las existencias.

Estas son algunas de las ventajas más importantes o significativas que se pueden aprovechar al implementar un sistema SGA, pero lo cierto es que sus funcionalidades pueden ser muy extensas y específicas, por lo que conocer a fondo sus funciones es la mejor forma de conocer todos los beneficios que esta herramienta podría representar para tu empresa.

Principales funciones del SGA

Recepción de los pedidos

Órdenes de entrada de productos, recibo de los pedidos que se han realizado, cambios necesarios en la entrada, recibo de existencias imprevistas, control de la calidad de los productos, creación de nuevos pedidos y modificaciones en los mismos.

Funciones de retorno de productos

Esto se refiere a la devolución de aquellos artículos que no satisfacen las expectativas de los clientes, así como la ubicación de los mismos.

El proceso de localización

Hace referencia a la actividad de preparación del pedido, colocación de las etiquetas, asignación de la localización según los parámetros establecidos para ello. También se encuentra dentro de esta función la información sobre el estado de las mercancías y su ubicación.

Control de los espacios para el almacenamiento

Colocación de determinadas existencias en lugares donde hay espacio suficiente para ello.

Control de las existencias

Se encarga de ordenar las referencias según el volumen y el tipo de demanda, cálculo de ratios, aprovisionamiento, documentación, visibilidad de los productos del almacén y contabilización de los mismos.

Preparación de los productos

Dentro de esta sección entra lo relacionado con la activación de los pedidos y el recuento de que hayan llegado finalmente al destino deseado.

Funciones de marcar los pedidos y envolverlos

Se refiere a las tareas de etiquetar los productos, dejarlos en la pila correspondiente y embalarlos correctamente.

Planificar los pedidos

Aquí entra todo lo relacionado con la planificación de como se recibirán los productos, el envío hasta el puerto, la gestión de aduanas o el lugar hacia donde se vaya a producir el envío de las

Carga de mercancía

Se refiere a la introducción de los pedidos en el camión, la revisión de las órdenes realizadas, la actualización del stock, etc.

Seguimiento de la ruta de destino

Información constante del estado y ubicación del envío.

Estas son algunas de las características que suelen tener los sistemas SGA, ya que se debe de tener en cuenta que dependiendo del proveedor elegido puede tener más o menos funciones, además de que es normal que puedan personalizarse para que se ajusten mejor a las necesidades de la empresa.

Beneficios de la implementación de un sistema de gestión de almacén (SGA)

Ya hemos hablado sobre algunas de las principales ventajas que se pueden obtener de los sistemas SGA, además de que ahora que conoces sus funcionalidades es más fácil que tengas en cuenta los beneficios de su uso. Sin embargo, queremos destacar los más sobresalientes.

Reducción de gastos

Al facilitar los procesos y brindar información, se mejora la mano de obra y el espacio del almacén, lo que incrementa la eficiencia el mismo tiempo que se reducen los costes.

Mayor claridad del inventario

Estos sistemas se encargan de proporcionar información en tiempo real sobre el inventario, ya sea por medio de códigos de barras, una base de datos optimizada y números serie, incluso por etiquetado RFID (Identificación por radiofrecuencia).

Inventario más sofisticado

Un gran beneficio que tienen estos programas es que permiten mejorar la gestión del almacén por medio del inventario, incrementando los niveles de stock y haciendo que el producto pueda moverse más rápidamente.

Aunque hemos destacado esas tres ventajas, estos sistemas representan una mejora continua, pudiendo aumentar todos o la mayoría de los procesos relacionados con el almacén, incluyendo la optimización de entrada y salida, la gestión laboral, etc. Sin duda alguna, tiene una gran cantidad de funcionalidades que son de mucha utilidad.

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