¿Para quién es esta guía?

Esta guía va dirigida a todas aquellas empresas logísticas y almacenes, sean del sector que sean, que necesitan tener el máximo control de todos sus procesos e integrarlos de una manera sencilla y eficaz.
Una manera muy eficiente de optimizar todos los recursos y procesos y así mejorar y aumentar los beneficios.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para gestión de almacenes. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un software de Gestión de almacenes (SGA)?

Es un software creado para poder gestionar, controlar y coordinar todos los procesos y operativas que se llevan a cabo diariamente en un almacén. Presenta funciones específicas para poder dirigir eficientemente el almacenamiento y logística de los pedidos. Gracias a él, podemos controlar fácilmente la ubicación de los productos, optimizar el espacio de almacenaje y mejorar el trabajo de los operarios.
Además, este software especifico para la gestión de almacenes (SGA) ofrece la posibilidad de realizar procesos auxiliares, como el inventario o la captura y recopilación de los datos logísticos.

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¿Lo necesito?

Si deseas aumentar beneficios, recortar gastos y optimizar todos los procesos de tu almacén, es importante disponer de un software de gestión de almacenes (SGA).

Aspectos esenciales del software para Gestión de almacenes (SGA)

Funciones de entrada

Estas funciones deben cubrir las necesidades que se generan en la recepción del producto, capturar y recopilar todos los datos logísticos y generar el etiquetado de la mercancía y de los contenedores. Las acciones que podemos realizar con un SGA son:

  • Recepciones: Podemos recibir los productos sin palets y consolidarlos en diferentes contenedores, mientras registramos sus características y propiedades logísticas para que después puedan ser ubicados dentro del almacén. Si los recibimos en contenedores, podremos realizar la validación de las propiedades logísticas y las cantidades de los productos recibidos, para así posteriormente proceder a su ubicación. Si recibimos mercancía en devolución podemos atribuir estados y bloqueos de productos, para su control de calidad, revisión, etc.,en el proceso de entrada al almacén.
  • Captura de datos logísticos: Con esta funcionalidad podemos incluir información como la del lote al que pertenece la carga, su número de serie, peso, temperatura, caducidad, etc., suministrando a la mercancía una trazabilidad y permitiendo conocer qué mercancía se ha entregado a cada cliente.
  • Etiquetado de contenedores y mercancía: Genera etiquetas de código de barras para la mercancía, los contenedores y productos. De esta manera, se pueden validar todos los procesos y operaciones dentro del almacén con precisión mediante la lectura de los códigos. Se eliminan así posibles errores y confusiones que se pueden generar a la hora de manipular el stock. También generan informes relacionados con la mercancía prevista y recibida.

Funciones de ubicación

Podemos destacar tres funciones básicas dentro de las funciones de ubicación:

  • Gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias: Podremos elegir la localización más adecuada para cada mercancía. Para realizar esta función, el software tiene en cuenta aspectos como la rotación de artículos, tipos de productos, tipos de contenedores, peligrosidad, volumen, incompatibilidad, etc.
  • Cross-docking: Gracias a esta función ahorraremos movimientos en la carga. La mercancía es alojada en la sección del almacén correspondiente en casos en los que se tenga que sacar parte de los productos para su salida y guardar el resto.
  • Gestión de reposición y consolidación: Se realiza antes de la ubicación final de la carga. Su objetivo es también ahorrar movimientos del stock. Esta función está especialmente indicada para almacenes con zona de picking, en la que si se queda sin stock se tiene que reponer con la mercancía que acaba de llegar. De esta manera nos aseguramos que haya productos suficientes para la realización de los pedidos. Seguidamente se procederá a la ubicación de la carga sobrante.

Funciones de control de stock

Debemos ser capaces de proporcionar información útil y completa sobre el stock. Por esa razón se realizan diferentes funciones:

  • Visualización del mapa del almacén, en el que mediante una pantalla accedemos a una representación gráfica de la nave en la que se muestra la ubicación y la composición de todos los contenedores y productos.
  • Gestión de las ubicaciones, con la que podremos obtener y editar la información sobre la ubicación y posición de la mercancía, sus bloqueos aplicados, la zona de almacenaje a la que pertenece, las dimensiones, sus características, etc.
  • Gestión del estado del stock, para así poder modificar y consultar los datos relacionados con roturas, pérdidas, bloqueos, cuarentenas, reservas, etc.
  • Realizar operaciones y acciones que ayuden a mejorar la gestión del stock. Por ejemplo, podremos calcular la rotación de artículos. Según los movimientos realizados, durante el periodo de tiempo establecido, el SGA puede informar de cuál sería la rotación ideal de un artículo. Podemos re-calcular la rotación A-B-C y modificar la que tiene asignada el artículo.
  • Recuento e inventario del stock. Estas funciones programables se pueden realizar desde un inventario general de todo el almacén o desde un inventario específico de un artículo, ubicación o zona específica. Si se encuentran diferencias en el stock, se informa automáticamente al ERP.

Funciones de salida

El sistema no solo se encarga de la gestión de la entrada y ubicación del stock, si no también asume el control de la salida de la mercancía mediante las siguientes funciones:

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  • Se gestiona la preparación de la mercancía que tiene que salir de la nave. Se agrupan los pedidos y sus asignaciones. De esta manera se tiene el control del procesos de ejecución de los pedidos y quién se responsabiliza de esta actividad.
  • Podemos administrar, a un nivel muy detallado, las acciones que se llevan a cabo, como el proceso de picking. El software se encarga de guiar y definir los recorridos de los trabajadores responsables de esta operación. La gestión del picking por parte del SGA proporciona la optimización del proceso y así poderlo ejecutar en menor tiempo y con menor número de movimientos. De esta manera se aumenta la eficiencia.
  • Con el etiquetado de los envíos podremos identificar los bultos de cada pedido. Esta operación se realiza con los mismos procedimientos que el etiquetado de entrada.
  • Se documentan las salidas, lo que proporciona la elaboración de documentos como el packing list, los informes que muestran posibles disconformidades encontradas y la documentación necesaria para el transportista.
  • Administración del proceso de carga de los envíos en los vehículos en los que se transportarán. Gracias a esta característica podremos controlar la calidad del envío y así evitar errores de entrega a los clientes.
  • Podemos gestionar la comunicación al ERP del cierre del envío. Esta acción se realiza mediante una interfaz entre los dos sistemas. Se informa de cuántas unidades y qué referencias han sido enviadas, así como los bultos de salida. De esta manera el ERP gestiona los procesos administrativos correspondientes.

Funciones en almacenes complejos

En muchas ocasiones, el almacén está formado por varias zonas o naves que se relacionan internamente entre ellas. Pueden llegar a formar combinaciones muy variadas y crear centros logísticos complejos, en los que un solo SGA tiene que gestionar de manera integrada, global y eficaz todas las operaciones y áreas. Alguna de las funciones específicas para estos casos son:

  • Preparación de pedidos mediante funciones de pick to light y put to light. Gracias a estas instalaciones conseguimos una mayor fluidez y agilidad a la hora de preparar encargos.
  • Utilización de picking por voz, con el que el operario no tiene que utilizar las manos para utilizar el terminal o controles. Las órdenes y señales se dan por voz, para conseguir una mayor libertad de movimientos en mercancías que se tienen que manipular con dos manos o en almacenes de congelados.
  • Administración de la apilabilidad de la mercancía en el proceso de preparación de pedidos. De esta manera conseguimos optimizar la organización de los bultos siguiendo unas especificaciones y parámetros determinados como, por ejemplo, que en un mismo contenedor se coloque primero la mercancía más consistente y después la menos consistente.

Otras funciones importantes

Otras de las funciones que podemos realizar con un software de gestión de almacenes que son esenciales e importantes para poder integrar las instalaciones y el centro logístico son:

  • Gestión de flujos de mercancía, entrada y salida, a las líneas de producción.
  • Administración de varias instalaciones y almacenes con un mismo software SGA. Esta función se denomina gestión de multialmacenes.
  • Gestión multiorganización, con la que podremos gestionar varias organizaciones con un solo SGA.

Glosario

  • Picking: recogida de material abriendo otras unidades de empaquetamiento.
  • ERP: software de gestión empresarial.
  • Packing list: es el listado de los artículos que forman un pedido.
  • Pick to light: Se guía de manera visual a los operarios para la recogida de los productos.
  • Put to light: Se guía de manera visual a los operarios para la clasificación de los productos.

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    3,5
    Atención al cliente 
     
    3,7
    Configuración inicial 
     
    3,6
    Administración sencilla 
     
    3,6
    ¿Qué es lo más destacado?
    Funcionalidades (39%)

    ¿En qué puede mejorar?
    Personalización (24%)

    ¿Para qué adquirieron el software?
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