¿Para quién es esta guía?

Esta guía está concebida para todos los emprendedores, así como para los pequeños y medianos empresarios que necesitan informarse acerca de en qué consiste una ERP Demo o versión de prueba de una ERP, ya que presenta innumerables ventajas para negocios que están empezando su andadura en el mercado y no se pueden permitir los gastos que supondría la instalación final de un ERP.

¿Para qué sirve?

Se trata de una guía que sirve de gran ayuda para conocer en qué consiste una versión de muestra de un ERP o ERP Demo para una empresa. Es imprescindible conocer bien las características de la Demo para proceder a implementarla o no en el negocio en cuestión.

¿Por qué conviene estar informado sobre la ERP Demo?

Es siempre muy positivo estar al día sobre los últimas ERP que se han lanzado al mercado y especialmente, conocer muy bien aquellos que pertenecen a nuestro sector de actividad. Por eso, conocer las ERP Demo supone tener un conocimiento importante sobre estos ERP en sus versiones de muestra gratuitas.

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¿Lo necesito?

Una vez que te informes sobre en qué consiste una ERP Demo, entonces podrás decidir implementarla en tu negocio. Por eso, antes de nada es fundamental recabar toda la información posible sobre el funcionamiento de estas ERP Demo.

Características de una ERP Demo

Es normal que muchas de las personas o empresas que piensan en implementar un sistema ERP en su negocio se encuentren con versiones Demo de un ERP, por lo que es normal que se pregunten qué son las demos y cómo funcionan. Es decir, si su funcionamiento será exactamente el mismo que el de la plataforma completa, si es difícil su implementación en las empresas y negocios y durante cuánto tiempo se puede probar.

Es por eso que en este artículo nos dedicaremos a explicarte a fondo todo lo que necesitas saber sobre las ERP Demo para que no te lleves ninguna sorpresa desagradable al utilizarlas para tu negocio.

¿Qué es una ERP Demo?

Al igual que las demos de otros productos, en este caso una ERP Demo se refiere a una versión de prueba o prototipo del sistema de gestión que se obtiene después de realizar un estudio de viabilidad con la consultora o con la proveedora del sistema ERP.

Es normal que se realicen varias entrevistas o reuniones entre la empresa/negocio y el proveedor para que ambas partes se aseguren de que el sistema que se está ofreciendo se puede ajustar a las necesidades de la empresa y de las personas que la conforman. Los clientes tienen que asegurarse de la calidad del sistema, comprobar que tengan las características que necesitan y que tengan una relación calidad-precio bastante adecuada para cubrir todas sus necesidades de negocio.

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Por otra parte, el proveedor del sistema tiene que conocer a la empresa en profundidad, sus sistemas, su funcionamiento interno y sus necesidades más importantes, de forma que puedan determinar si es viable que puedan adaptar el sistema ERP a las necesidades de la empresa. Una vez que conozcan los procesos de la empresa y hayan analizado la información, entonces podrán realizar una ERP Demo con ciertos datos “ficticios” de la empresa.

También es muy importante tener en cuenta que hay ciertos factores importantes que se deben de tener en cuenta, comenzando por el hecho de que no todos los proveedores de sistemas ERP ofrecen lo mismo, es decir, no todos los sistemas son iguales por el simple hecho de ser “ERP”, ya que algunos ofrecen módulos muy específicos que son útiles para empresas que pertenecen a ciertos factores, los cuales no serán muy útiles si se intentan implementar en una empresa de otro sector.

La versión Demo de una ERP es sumamente importante debido a que es una parte vital del proyecto en cuestión, ya que en esta versión de prueba se podrá comprobar su funcionamiento y algunas de las soluciones que ofrece. El objetivo principal de la demo es enseñarle al cliente todas las facultades informáticas bajo una asignatura llamada “ingeniería de gestión de proyectos”. Esto forma parte de un estudio de vialidad.

La calidad que tenga la Demo también sirve para que podamos determinar la calidad del sistema y el profesionalismo de la empresa, así como los deseos que tienen de trabajar con nuestra empresa. Por ejemplo, si el presentador llega con un PowerPoint o un Word, entonces no merece la pena dedicarle nada de tiempo.

La ERP Demo debe demostrar la viabilidad del proyecto

En pocas palabras, podemos decir que la Demo es la presentación del programa con el que la empresa interactuará, conociendo su funcionamiento, pudiendo seleccionar distintas opciones, etc., así como pudiendo comprobar lo fácil o complicado que es el programa, la accesibilidad, la rapidez, su presentación, etc. Es decir, todos los factores que terminarán por determinar si es un buen programa.

El tiempo de duración de la Demo puede variar dependiendo de cada proveedor y de cada empresa. Algunas demos tienen una duración aproximada de 5 horas, mientras que otras tienen una duración más larga que permite que todos los departamentos implicados puedan comprobar el funcionamiento del sistema ERP con el que posiblemente terminen trabajando dentro de poco tiempo.

Por ejemplo, durante la prueba de la demo es cuando se comienzan a presentar algunas preguntas como: ¿De dónde se puede obtener un informe especifico?, ¿Qué usuarios pueden ver esto?, ¿Se puede exportar a un Excel?, etc. El proveedor tiene que responder de forma clara a todas las preguntas que se realicen para que se tenga una idea bastante clara sobre el funcionamiento del programa de gestión.

Preguntas útiles durante una demo de ERP

Muchos empresarios no terminan haciendo preguntas muy importantes por falta de conocimientos técnicos sobre los sistemas ERP, por lo que estas son algunas de las preguntas más útiles o importantes que se tienen que hacer durante la prueba de una ERP Demo:

¿Qué informes avanzados brinda?

Los mejores sistemas ERP que hay en el mercado suelen brindar un conjunto de datos de calidad con los que se puede obtener información muy importante y precisa en tiempo real. Asimismo, se encargan de proveer una visión general y analítica de los valores de la empresa.

¿Tiene un flujo de trabajo específico para mi industria?

Un factor muy importante que se tiene que comprobar es si el proveedor realmente tiene experiencia implementando un sistema ERP en tu industria, de forma que pueda tener una imagen más clara sobre las necesidades que pueda tener tu negocio. Se recomienda pedir referencias de otros clientes que sean de la misma industria.

¿Qué tipo de informes proporciona para el equipo comercial?

El departamento comercial es muy importante, por lo que se recomienda que el sistema ERP sea capaz de brindar informes que permitan que el equipo de ventas pueda tomar mejores decisiones, evitar retrasos y mejorar sus procesos de trabajo.

Por ejemplo, el sistema debe generar informes que les permitan revisar en tiempo real el número de pedidos enviados, aquellos que tienen retrasos o aquellos que acaban de salir de producción.

¿Integra información o datos de múltiples departamentos?

Una de las mayores ventajas de los sistemas ERP dentro de cualquier industria es que permiten centralizar la información de todos los departamentos de la empresa para brindar información más clara y confiable. De esta forma, se permite mejorar el rendimiento y la eficiencia de la empresa.

Por ejemplo, de esta forma se puede revisar muy fácilmente cuál fue el impacto que tuvo la última campaña de marketing realizada, el número de ventas obtenidas, el stock que había disponible y si hubo un incremento en la demanda.

Como puedes ver, las demos deben de servir para que estés seguro de que la solución ERP que se te está presentando realmente cumpla con tus expectativas y necesidades.

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