¿Para quién es esta guía?

Esta guía está elaborada pensando en todas aquellas compañías y negocios que desean conocer cuál es el funcionamiento de los sistemas ERP para empresas. Gracias a estos datos podrán estar completamente informados del cambio que supone el hecho de poner en marcha un ERP System en su negocio y de los beneficios que trae consigo la implementación del mismo.

¿Para qué sirve?

Se trata de una guía informativa para todos aquellos que estén interesados en conocer de primera mano el funcionamiento del sistema ERP. Al conocer bien todas las especificidades de los sistemas ERP, entonces se podrá plantear la instalación de los mismos en los diferentes tipos de negocios.

¿Por qué poner en marcha un ERP System?

La puesta en marcha de un ERP System es una decisión que deben evaluar los directivos de las empresas. Al leer la siguiente información se dispondrá de un mayor conocimiento de los motivos por los que cada vez la implementación de un ERP System se hace más imprescindible para conseguir las metas propuestas en las diferentes compañías.

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¿Lo necesito?

Desde luego, el hecho de implementar un sistema ERP te va a ayudar de manera clara en la mejora de todos los procesos de producción de tu empresa, así como en la gestión del servicio de atención a tus clientes y en la gestión de los pedidos realizados.

¿Qué es un ERP System y cómo funciona?

Los sistemas ERP o ERP System (Enteprise Resourcing Planning) se han convertido en una opción muy popular para que las empresas puedan gestionar mejor la información y las operaciones que realizan, pudiendo automatizar algunos procesos y permitiendo controlar mejor los recursos, asignándolos de forma más eficiente para generar beneficios a la empresa.

Una de las características más llamativas de un sistema ERP es que permite concentrar toda la información de la empresa dentro de una misma base de datos y esto permite que la información esté conectada de una forma más limpia y natural, evitando la repetición de procesos o de capturas de las operaciones de la empresa, lo que permite eliminar gastos innecesarios y mejorar los niveles de productividad de la empresa.

Es normal que las empresas cambien sus estrategias una vez que han comprendido la gran importancia y el gran impacto que tiene en el esfuerzo de planificación el uso correcto de las herramientas que estén integradas dentro de un mismo conjunto, pudiendo conseguir mejores sinergias y mejorar la eficacia de la gestión de la empresa.

¿Qué usos se le pueden dar a un sistema ERP?

Integra la información financiera de la empresa

Cuando las empresas no cuentan con un sistema integrado, los departamentos individuales como ventas, finanzas, etc, tienen que utilizar sistemas separados y lo más probable es que cada uno de estos sistemas tenga números diferentes en lo que referente a los gastos e ingresos. Esto hace que el personal de todos los niveles pierda tiempo intentando conciliar los números en lugar de invertir ese tiempo en mejorar los procesos de la empresa.

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Proporcionar información sobre los clientes

La gran mayoría de los ERP System incluyen herramientas que se encargan de gestionar la relación con el cliente, lo que permite rastrear las interacciones de los clientes con la empresa. Cuando se combina la información de estas interacciones con la información que se tiene sobre los pedidos, las entregas, solicitudes, devoluciones, etc, entonces se tiene información completa sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes.

Integración de las órdenes

Un buen ERP System permite coordinar distintas tareas de la empresa, desde la toma de pedidos, el inventario, la fabricación, la distribución o la contabilidad. Esto hace que el proceso sea mucho más rápido, simple y reduce notablemente las probabilidades de que se produzca un error.

Agilidad y estandarización de la fabricación

Las compañías que se dedican a las manufacturas, sobre todo aquellas que tienen un gran interés en adquisiciones y fusiones, por lo general suelen comprobar que hay múltiples unidades de negocio que crean equipos similares usando distintos métodos y sistemas informáticos. Con el uso de sistemas ERP se pueden automatizar y estandarizar los procesos de fabricación. Gracias a la estandarización se puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

Estandarización de la información de recursos humanos

Las empresas, sobre todo aquellas que cuentan con múltiples unidades de negocio, no tienen una forma sencilla de poder comunicarse con los empleados sobre los beneficios o sobre el seguimiento de las horas y los gastos. Los sistemas ERP que cuentan con un portal de autoservicio permiten que los empleados puedan mantener su propia información personal, al mismo tiempo que facilita el informe de seguimiento de gastos, de tiempo, solicitudes de vacaciones, capacitación, programación, etc.

Estas son solo algunas de las formas en las que la implementación de un ERP System se puede aprovechar dentro de una empresa, ya que tiene muchos más usos. Pero ahora daremos un repaso a los beneficios o ventajas principales que aporta la puesta en funcionamiento de un sistema ERP en una empresa.

Los beneficios del ERP System

No más duplicidades

La centralización e integración de información que proporciona un sistema ERP permite que los responsables de los distintos departamentos puedan tener acceso en tiempo real a la misma información. Esto hace que los registros duplicados se vean reducidos o eliminados, lo que permite eliminar la duplicación de operaciones y permitir que los recursos de la empresa sean mejor aprovechados.

Una mejor toma de decisiones

El hecho de que la información esté centralizada también hace que sea posible crear una base de datos común que contenga información limpia, ordenada y confiable. Esto a su vez hace que sea más sencillo tener una estimación más exacta de los escenarios futuros. Es decir, los gerentes tendrán acceso a información centralizada desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Así se mejora el proceso de toma de decisiones.

Diseño modular y escalabilidad

Una de las características destacables de los sistemas ERP es que son modulares, lo que quiere decir que una empresa puede sólo contratar las prestaciones que requiera en un determinado momento.

En caso de que en un futuro la empresa crezca, en cualquier momento se pueden contratar o instalar nuevos módulos adicionales para ajustarse a las necesidades de la empresa.

Es decir, en cualquier momento se puede adaptar a las necesidades específicas de la empresa. Cuando se implemente o haya algún cambio, el proveedor deberá configurar la aplicación para adaptarla a las necesidades específicas de la empresa.

Mejora en la capacidad y eficiencia operativa

Además de eliminar las duplicidades, los sistemas ERP también pueden automatizar actividades que antes tenían que realizarse de forma manual o que requerían de cierto trabajo manual, lo que permite evitar errores relacionados con el componente humano. Asimismo, esto permite que la empresa pueda mejorar notablemente su capacidad operativa al poder utilizar sus recursos mejor.

Integración con proveedores y clientes

Algunos de los sistemas ERP más modernos también pueden integrar otros datos a la cadena de valor, como pueden ser los proveedores y los clientes.

De esta forma, el proveedor pasará a ser un socio estratégico que podrá participar activamente en el desarrollo de nuevos productos, lo que permite reducir los costes y mejorar la productividad.

En cuanto a los clientes, con el sistema ERP se puede crear un marco de comunicación y colaboración con los clientes. De esta forma, la empresa tendrá más información sobre las necesidades de compra de los clientes, así como del inventario que está disponible. Esto sin duda alguna repercutirá notablemente en el incremento futuro de las ventas, ya que los clientes se encontrarán más satisfechos con los servicios prestados por la compañía.

Por tanto, los sistemas ERP representan una gran cantidad de beneficios para las empresas y dependiendo del tipo de empresa que sea podemos encontrar más o menos ventajas, pero todas ellas son capaces de mejorar los procesos de la empresa.

 

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