¿Para quién es esta guía?

Esta guía está elaborada para todas aquellas empresas, sean del sector que sean, que necesitan instalar un software de gestión de la información para la toma efectiva de decisiones. Con este tipo de programa se consigue mejorar la productividad del equipo, el rendimiento de las materias y la relación con los clientes.
Con la ayuda de esta valiosa herramienta se podrá tener una rápida visión integrada de todo lo que sucede en la empresa, especialmente el rendimiento de la productividad, el desempeño de los trabajadores, las inclinaciones del mercado según el histórico de operaciones, entre otros aspectos importantes.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía práctica que toma en consideración los aspectos más importantes para implantar módulos ERP para la gestión de la información, así como las variantes que se presentan cuando son aplicados en sectores empresariales como el de la construcción o PrestaShop. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Esta guía está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un sistema ERP?

El sistema ERP (del inglés Enterprise Resource Planning) es un software especialmente diseñado para el manejo de los distintos tipos de información que generan los departamentos que constituyen una empresa, de manera que todos los datos se encuentra a disposición del programa para realizar análisis globales de aspectos como la productividad del negocio, el rendimiento de sus empleados, la dinámica de los clientes en el negocio, entre otros. Actualmente, el uso de este tipo de herramientas se encuentra en ascenso debido a su versatilidad y adecuación a las necesidades de diferentes sectores productivos.

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¿Lo necesito?

Si tu objetivo como empresario es el de lograr consolidar una empresa mucho más eficiente que las que hacen la competencia, entonces es esta una excelente opción para mejorar tus indicadores de productividad y posicionar tu organización como una de las de mayor experiencia. Mantén al día tus inventarios de materias, inventarios de producción, nóminas, incentivos a trabajadores destacados, análisis de comportamientos de clientes y toma decisiones de modo rápido ante cualquier problemática o variación que se presente en el mercado. Haz de tu entorno de trabajo un ambiente dinámico.

Aspectos generales de los módulos ERP

Retos durante la implementación de módulos ERP

Al ser los módulos ERP una tecnología especializada puede ser que tu empresa se enfrente a distintos retos al momento de su implementación, pero estos deben ser superados para obtener así las grandiosas ventajas que brinda la implementación de este tipo de software de gestión de la información. Lo más común que sucede en las organizaciones es la falta de familiarización del personal para el manejo de este tipo de herramienta, lo que se soluciona con la puesta en marcha de un programa de adiestramiento. Por otro lado, muchas veces el simple hecho de instalar desde cero un ERP puede resultar desmotivador por sus costes, es por esta razón que se aconseja que se instalen módulos esenciales en principio para luego evaluar la necesidad de instalar módulos complementarios.

¿Qué son los módulos ERP?

Un sistema ERP es un software especializado de gestión de información empresarial que está constituido por una serie de engranajes o módulos. Cada parte del software que maneja información característica y diferenciable es considerada como una sección o módulo ERP. Todo dueño o responsable de la gestión de una empresa exitosa, por pequeña que sea, conoce los retos que implica manejar diferentes tipos de información pertinente a la actividad propiamente dicha del negocio, así como lo importante que resulta realizar una toma de decisiones efectiva basada en datos tangibles que surgen como resultado de la implementación de procesos estandarizados.

¿Cuál es la utilidad de los módulos ERP?

Cuando un emprendimiento se convierte en una pequeña empresa sigue siendo sencillo el manejo de la información, pero a medida que el flujo de información va en aumento el análisis de los datos se vuelve más complejo, con lo que pueden suceder dos cosas:

  1. Demorar mucho tiempo recabando información para su posterior análisis.
  2. Cometer errores en el manejo de la información que conllevan a conclusiones incorrectas que pueden tener un impacto importante sobre la productividad y la eficiencia de tu empresa.

Por ello, muchas empresas se encuentran hoy en día en sintonía con el reconocimiento de sus necesidades y la búsqueda de soluciones efectivas, se considera entonces que la implementación de los sistemas ERP son un bastión en la gestión empresarial. Este tipo de sistema de gestión tiene la ventaja de que puede resultar fácilmente adaptable a las necesidades de tu actividad productiva, pues se pueden escoger los módulos ERP que se instaurarán para la gestión de tu empresa, de manera que el manejo de los datos sea sencillo y genere análisis prácticos en la realidad.

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Módulos ERP imprescindibles para el manejo de tu empresa

Como ya sabrás, la selección de la configuración de tu sistema ERP depende en gran medida de las necesidades de tu empresa. Puede ser un punto determinante el tomarse un tiempo para identificar las debilidades y fortalezas que se tienen en la gestión de datos según cada departamento y así lograr identificar cuáles son los módulos ERP que deben adquirirse para configurar el sistema, pues de nada sirve contar con módulos innecesarios que solo encarecen la implementación de un ERP. A continuación, se describen las secciones ERP que se consideran necesarias para hacer una gestión efectiva de una empresa:

  • Módulo de Producción: Este módulo se trata de un básico -fundamentalmente en empresas de fabricación o de sistemas de producción- y se encarga de evaluar el rendimiento que hay en la cadena de procesamiento, teniendo en cuenta distintos indicadores de eficiencia y productividad. Cada proceso a realizar está entonces representado por un indicador que se convierte en un dato numérico que refleja lo idóneo de determinadas decisiones que han sido tomadas, así como el impacto de la sustitución de algunas materias primas o la necesidad de desarrollar programas de adiestramiento para el personal.
  • Módulo de RRHH: Con este módulo podrás tener al día toda la información que guarda relación con el personal de tu empresa, es decir, la gestión de nóminas y beneficios, remuneraciones especiales, control de asistencia, así como también, aspectos más avanzados que recaen sobre la productividad como el desarrollo de carrera, enriquecimiento del puesto de trabajo, etc.
  • Módulo de Finanzas: Este módulo ERP quizás es el que encabeza la lista de imprescindibles, pues las finanzas son un aspecto a considerar para la viabilidad de cualquier empresa, por pequeña que sea. Con esta herramienta se evalúa todo lo que tiene que ver con la entrada y salida de dinero o información contable, control de gastos, nuevas inversiones, pago de impuestos entre otras actividades que impliquen un flujo de caja.
  • Módulo de Inventario: Esta herramienta sirve para organizar las materias primas que alimentan la línea de producción, así como los productos fabricados que surgen de la misma, de manera que en todo momento se tengan inventarios actualizados de materias y producción para saber en qué momento se deben reponer los inventarios de materia prima y evitar que estos se agoten o que se sobrepase la capacidad de almacenamiento del producto terminado.
  • Módulo de Ventas: Con esta sección ERP se realizan análisis que permiten desarrollar estrategias de mercadeo y colocar la producción en el mercado según la demanda. Al realizar el seguimiento de los clientes, se pueden hacer proyecciones que inciden sobre la capacidad de la línea de producción para determinar si esta puede o no crecer.
  • Módulo de CRM: Muchas veces este módulo se encuentra integrado al módulo de ventas por su importante interrelación. Un módulo CRM (del inglés Customer Relationship Management) es una herramienta que permite gestionar las relaciones con los clientes, de manera que permite establecer perfiles generalizados que pueden indicar cuando un cliente tenderá a incrementar o disminuir la demanda y así poder atender sus necesidades de modo efectivo.

Importancia de la ejecución de módulos ERP

Al repasar las líneas anteriores, no queda lugar a dudas que la implementación de módulos ERP fundamentales es una estrategia que trae muchos aspectos positivos a las compañías, no en vano, cada vez son más las medianas empresas que ven a esta herramienta como una oportunidad para mejorar todos sus procesos y ser más eficientes, con resultados notorios en sus ganancias, en el bienestar de sus trabajadores y en la satisfacción de sus clientes.

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