Para comprobar si estamos leyendo la información correcta que estábamos buscando debemos saber en primer lugar que se entiende por logística dentro del mundo empresarial. Podríamos definir la logística como el conjunto de procedimientos necesarios para llevar a cabo la organización de un servicio, normalmente de distribución de mercancías.
En muchos casos las empresas de distribución son utilizadas por sus clientes como almacenes satélites donde depositan mercancías, siendo la empresa que realiza la custodia la encargada de gestionar los stocks y las distribuciones en base a las órdenes que recibe de su cliente.
Esta gestión sobre las mercancías aún se ve ampliada cuando se recibe materia prima y la empresa logística es la encargada de manufacturarla con algún proceso sencillo, lejos de lo que llamaríamos un sistema de producción. Por ejemplo pueden recibirse productos a granel y encargarse del envasado, la combinación de diferentes productos, etc. En este artículo podrás conocer más sobre el erp que necesitas para este sector.
Un ERP para Logística tendría tres ramas principales:
- Recepción y almacenamiento de mercancías
- Aspectos administrativos de recepciones, envíos, etc.
- Distribución de mercancías
Recepción y almacenamiento de mercancías:
Responsabilidades:
A partir del momento en que las mercancías entran en el almacén de la empresa de logística toda la responsabilidad de custodia cae sobre ella. Ella tendrá que responder por roturas, mermas, pérdidas, etc. Por este motivo debemos saber en todo momento donde está la mercancía de la cual somos depositarios y en qué estado se encuentra.
Optimización del espacio:
Dentro de la gestión de los almacenes nos encontramos que pueden estar distribuidos de diferentes formas. Podemos tener zonas marcadas o cerradas para clientes en concreto o podemos almacenar por tipos de mercancías si nos interesan tenerlas agrupadas, como por ejemplo juntar todas las mercancías peligrosas y/o inflamables para aumentar las medidas de seguridad en ese sector.
El ERP nos debe indicar, en base a la organización seleccionada, las ubicaciones de las mercancías que vamos recibiendo. Si contamos con estanterías para pales deberán estar gestionadas por medidas para saber qué tamaño de palé se adapta. Si se trata de envases sueltos también deberán estar gestionados por medidas para evitar la pérdida de espacios. Debemos recordar que una buena rentabilidad de un almacén se basa en sacar el máximo de partido al espacio, que a fin de cuentas es el elemento que estamos vendiendo.
Movimiento de mercancías:
Durante la recepción de mercancías el ERP deberá tener en consideración los repartos que tenemos pendientes de modo que no ponga obstáculos a los productos que vamos a sacar en los próximos días. También debemos tener en cuenta que cuanto menos se mueven las mercancías más seguras están. Si para realizar una entrega debemos coger un producto que esta al final de una fila y para eso debemos sacar todos los que están delante está claro que algo estamos haciendo mal y que nuestro software no responde como esperábamos.
En este punto podríamos hablar de un ERP que tuviera potentes algoritmos para calcular las ubicaciones no solo por las medidas de los productos sino también por los plazos de entrega, es decir por los pedidos que tenemos pendientes de servir. De tal modo si el espacio para una mercancía ya está ocupado por un exceso de stock, esa mercancía pueda colocarse en otro espacio que no sea el suyo porque el ERP ha previsto que saldrá antes que la otra mercancía.
Almacenes más y más inteligentes es hacia donde nos encaminamos.
Esquema básico de la organización de un almacén:
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Aspectos administrativos (Recepciones y Envíos):
Tanto los productos que se reciben como los que se expenden deben ser introducidos en el ERP de forma que se identifiquen todas las variables exigidas para su almacenamiento y expedición: producto, peso, tamaño de pales, materia prima, producto terminado, etc.
Radiofrecuencias vs Código de barras:
Hasta no hace mucho, en la mayoría de los casos, las mercancías se reconocían por medio de código de barras, ya fueran en formato EAN-13 y el EAN-128. En estos casos el ERP es el encargado de traspasar los datos a código de barras o código QR e imprimir las etiquetas correspondientes. Pero poco a poco se ha ido imponiendo el sistema de radiofrecuencias.
Los beneficios del sistema de radiofrecuencias son importantes. Suponen el fin del papel, no harán falta albaranes de entradas o salida o etiquetas, y el de traspasar las ordenes a viva voz. Las órdenes llegan a los operarios directamente desde el ERP y se reflejan en los dispositivos móviles, normalmente llamado pistolas, que llevan.
Ordenes de carga y descarga:
Estas órdenes, que llegan directamente desde el ERP a los dispositivos móviles de los operarios, reflejan la mercancía, las unidades, la ubicación, número identificativo si fuera necesario, por ejemplo: lote, número fabricación, etc., todos los datos que precisen.
Si se trata de la recepción de mercancías se indicaran entre otros valores el nombre de los productos, la cantidad y ubicación exacta donde debe ser depositada. Cada vez que una partida ha sido descargada y colocada en su sitio el operario lo notifica desde su dispositivo y recibe la información de otra partida, así sucesivamente. Todas estas acciones se van reflejando en forma de datos en el ERP.
Si se trata de mercancías para distribuir, salidas de almacén, pasaran a la zona de preparación de pedidos (picking) y el cambio se refleja en el ERP directamente, de este modo siempre sabremos donde está la mercancía y en qué estado está el pedido.
El mismo proceso se sigue cuando el pedido pasa a la zona de embalaje y terminado de preparación (packing).
El ERP también deberá diferenciar entre carga completa o carga compartida. Si se trata de una carga completa para un solo cliente el proceso se simplifica, pero si se trata de una carga compartida para diversos clientes se deberán tener en cuentas las rutas y el orden de los repartos para colocar la mercancía de una forma accesible y ordenada para cada entrega.
En cuanto la mercancía es marcada como apta para distribuir y comienza la carga de vehículos, se desata toda una serie de procedimientos tales como: los stocks se regularizan, las ubicaciones se liberan, las roturas de stocks se notifican, la documentación necesaria se prepara, las salidas se notifican a los clientes, etc.
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Distribución de mercancías:
Una vez la mercancía está en los vehículos arranca la última fase del circuito que gestiona el ERP para Logística: la distribución.
Son muchos los aspectos que le podemos pedir al ERP que gestione:
- Todos los vehículos deben estar conectados con el ERP vía dispositivos móviles. Esta conexión puede ser vía web si el ERP está en la nube o vía app desarrollada por los fabricantes del ERP. De este modo el intercambio de información es fluido y bidireccional.
- Optimizar rutas: Por medio de un soporte GPS se pueden organizar las rutas de reparto en tiempo real. El vehículo realizara el reparto en base a la ruta marcada y si debe desviarse de esa ruta el sistema recalculara el recorrido para optimizar las entregas en cuanto a distancia y tiempo.
La gestión dinámica de las rutas permitirá actualizarlas en cualquier momento, ya sea desviando un vehículo, cancelando una entrega, saltando entregas para realizar una entrega urgente, etc. - Control en tiempo real: En todo momento el ERP recibirá información del estado de las entregas, situación de los vehículos, incidencias, etc.
- Los receptores de las mercancías firmaran aceptando la entrega sobre dispositivos móviles.
En esos mismos documentos electrónicos de entrega se notificaran las mermas, roturas, excesos, etc. A partir de esas notificaciones el ERP realizara las modificaciones convenientes en el stock de las mercancías para mantener siempre y en todo momento el inventario optimizado.
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