¿Para quién es esta guía?

Esta guía está elaborada para pequeñas y medianas empresas de España, interesadas en implementar una solución ERP con las mayores garantías posibles.
El ERP en España empieza a implementarse en PYMES después de un gran despliegue en las grandes empresas.

Para no fallar en este proceso es bueno que las PYMES estén preparadas para el desafío.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para entender los pasos a realizar para una implementación ERP exitosa de una PYME en España.

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Está creada sobre la base de nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Porque una guía de implementación ERP para PYMES en España?

Un proceso de transformación como la implementación y despliegue de un ERP en una PYME, requiere un control exhaustivo para que llegue a buen puerto.

Reunir en una guía los pasos más importantes para conseguir el éxito del ERP en España, basada en la experiencia y lecciones aprendidas es una idea que puede colaborar al éxito.

¿Lo necesito?

Si estas en el proceso de evaluar la implementación de un ERP en tu empresa, pero quieres conocer más para evitar todos los puntos posibles de fallo, esta guía te ayudara.

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Leerás sobre pasos sencillos que bien implementados te garantizaran el éxito en el despliegue de una herramienta ERP en tu PYME.

Las soluciones de software de planificación de recursos empresariales (ERP) alguna vez fueron el dominio exclusivo de las grandes empresas españolas. Pero el tiempo ha cambiado, y ahora las pequeñas y medianas empresas (pymes) están recurriendo cada vez más a los sistemas ERP para racionalizar y mejorar sus procesos de negocios.

Sin embargo, implementar un sistema ERP en una PYME de España es una propuesta diferente a hacerlo en una gran empresa, por varias razones.

Una de los más significativos es que una PYME de España generalmente trabaja con presupuestos ajustados, lo que deja poco margen de error al seleccionar y desplegar una solución ERP.

Otra diferencia es que una PYME simplemente tiene pocos empleados, lo que se traduce en una experiencia menos especializada en ciertas áreas, lo que puede ser crucial para implementar un sistema ERP.

A pesar de estos desafíos específicos, las pymes de España pueden implementar una solución ERP de manera efectiva y eficiente y comenzar a disfrutar de los beneficios diarios que aporta un sistema de este tipo. Para lograr el éxito con la implementación de su sistema ERP, una PYME debe observar las siguientes pautas.

Pautas para implementar con éxito un ERP en PYMES de España

Planificación efectiva del proyecto

No es exagerado decir que la mayoría de las empresas españolas que han fallado con la implementación de su ERP pueden rastrear el fracaso hasta la fase de planificación.

Las decisiones tomadas antes de que comience la implementación son esenciales para que la empresa tenga éxito en la implementación del sistema ERP.

La fase de planificación debe establecer una base sólida sobre la cual construir la implementación completa.

Debería abarcar áreas que van desde elegir la solución ERP que mejor se adapte a tus necesidades entre la gran cantidad de ofertas del mercado, hasta seleccionar las características y posibles personalizaciones que desees, y eliminar todos los detalles de cómo se implementará el proyecto.

Describir los requisitos del negocio

Cada negocio es único, y un buen sistema ERP debe adaptarse a las necesidades y objetivos de cada negocio.

Para implementar un sistema ERP, deberás tener una idea de qué características requerirá tu negocio.

Deberás prever cómo interactuarán tus usuarios con el sistema a diario y qué funcionalidad necesitarán para que el sistema ERP mejore tus procesos.

Las soluciones de ERP pueden ofrecer cualquier cosa, desde un sistema listo para usar hasta una gran variedad de características personalizables, y tendrás que determinar qué configuración se ajusta a las necesidades de tu negocio.

Es ideal para que elabores flujos de trabajo concretos y planees cómo el sistema ERP puede integrarse con las operaciones y actividades diarias de tu empresa.

También deberás elegir si vas a optar por un sistema ERP que se instalará en tu localización dentro del hardware que posee tu empresa, o usar uno de los sistemas ERP basados ​​en la nube cada vez más populares.

Varios proveedores de software de ERP incluso ofrecen soluciones híbridas de ERP, con una combinación de características tanto locales como basadas en la nube.

Estableciendo un Plan de Proyecto

En este punto, has visualizado y detallado exhaustivamente las necesidades de tu negocio y cómo satisfacerlas. Ahora querrás trabajar con tu proveedor de software ERP en España paraestablecer un plan de proyecto claro que cubra la implementación de principio a fin y más allá.

Este plan debe tener objetivos y metas concretos, además de medidas para monitorizar tu progreso.

Debes hacer disposiciones para realizar pruebas durante el trayecto y un plan para tratar cualquier problema o contratiempo de manera oportuna antes de que el sistema entre en funcionamiento.

Finalmente, tu plan de proyecto debe darte una hoja de ruta para tus necesidades posteriores a la implementación.

Demasiadas empresas planifican cuidadosamente hasta el punto en que el sistema está activo y esperan que todo lo implementado se ocupe de sí mismo.

Pero, lamentablemente, este no suele ser el caso. Querrás tener un plan de soporte y mantenimiento, así como asignaciones claras para tu personal interno de tecnología de la información (TI), que será responsable del soporte del sistema ERP.

Revisa cuidadosamente los términos del software y el proveedor de implementación para que no haya malentendidos en el futuro.

Construyendo un equipo ideal

El proceso de implementación de un sistema ERP se verá impulsado en gran parte por los esfuerzos desproporcionados de un grupo selecto de personas que te ayudarán con el proceso. Elegir el grupo adecuado es fundamental para garantizar que la implementación se realice sin problemas y reciba la aceptación de toda la empresa.

  • Debido a que un sistema ERP es una solución que abarca la totalidad de una organización, tus usuarios y las personas afectadas se extenderán a todas las partes del negocio.Tu equipo de implementación debe reflejar esta realidad. Lo ideal es que busques miembros del equipo de todos los departamentos y todos los niveles de habilidad y experiencia técnica.
  • Una vez que hayas creado tu equipo, el siguiente paso es establecer un calendario de comunicación que permita a los miembros del equipo trabajar juntos y mantener a todas las partes relevantes informadas sobre el progreso del proyecto. Un número de herramientas de administración de proyectos disponibles puede ser invaluables para ayudar con la comunicación entre los miembros del equipo.
  • Vale la pena señalar que un equipo de miembros, por lo demás altamente adecuados y bien seleccionados, puede fallar en hacer su trabajo correctamente si los miembros individuales no pueden asignar suficiente tiempo al proyecto.
  • Si los miembros del equipo están tan ocupados con sus tareas regulares que no pueden dedicar tiempo a la implementación, ese es el principal problema. Este problema se remonta a la fase de planificación, así que asegúrate de tener en cuenta la disponibilidad del personal al tomar decisiones.

Gestión del Cambio

Las personas son generalmente resistentes al cambio, y esto es cierto en el mundo de los negocios. La implementación de un sistema ERP representa una interrupción significativa en la forma en que los usuarios realizan su trabajo a diario, y es natural que haya cierto resentimiento o resistencia.

Es tu trabajo combatir esa resistencia y mitigar cualquier confusión a medida que las personas se acomodan en sus nuevas rutinas. Esto significa hacer un punto de énfasis para resaltar los beneficios del nuevo sistema en todos los niveles del negocio.

Tus empleados deben poder comprender cómo funciona el nuevo sistema y cómo ayuda a la empresa en su conjunto y a ellos individualmente.

Mantén a tus empleados informados sobre el progreso de la implementación y los objetivos que se han alcanzado. Deberían sentirse lo más conectados posible al proceso.

Asegúrate de ofrecer oportunidades de capacitación y recursos adicionales a los empleados que puedan quererlos o necesitarlos. Ten en cuenta que algunos de tus empleados se convertirán en súper usuarios, y pueden ser un recurso maravilloso para trucos y consejos para la base general de usuarios.

Tus empleados deben sentir que tienen las herramientas que necesitan para comprender cómo utilizar mejor el nuevo sistema y, por lo tanto, beneficiarse de él.

Pedir ayuda

Finalmente, no dudes en apoyarte en recursos externos en la situación que lo requiera. La mayoría de los proveedores de software ERP en España ofrecen servicios de asistencia y soporte técnico. Asegúrate de usarlos según corresponda. En casos más extremos, varios consultores y firmas consultoras en el mercado español se especializan en la implementación y el uso de ERP y pueden brindar asesoramiento y ayuda imparciales.

La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso desalentador, especialmente en el caso de que sea una PYME que nunca haya tenido un sistema ERP implementado anteriormente.

Seguir las pautas anteriores puede eliminar gran parte del miedo y la incertidumbre al tiempo que proporciona un camino claro hacia el éxito duradero y la productividad de tu empresa.

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