¿Para quién es esta guía?

Esta guía está destinada para todos aquellos que se encargan de la gestión de cualquier hotel, apartamento o lugar de estancias vacacionales, independientemente del tamaño del hotel o de su ubicación, ya que a través de la misma se puede conocer las ventajas de incorporar un ERP para hoteles.

¿Para qué sirve?

Gracias a todos los datos que aparecen en esta guía puedes tener claro todos los beneficios que supone la implementación de un ERP para hoteles y el cambio considerable que puede tener para la gestión del hotel con respecto a su no implementación.

¿Por qué conviene adoptar el sistema de gestión ERP para hoteles?

Es muy importante y positivo la puesta en marcha de un sistema de gestión ERP para hoteles porque representa una manera mucho más eficaz de poder gestionar las actividades que se llevan a cabo en el hotel, así como los cobros, los temas relacionados con la entrada y la salida de huéspedes, etc.

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¿Lo necesito?

Sin ninguna duda, es prácticamente indispensable contar un con un sistema de gestión ERP para hoteles que se adapte concretamente a las necesidades que tenga tu hotel en cuestión con el fin de poder atender de mejor manera a todos tus clientes.

Descubre las funciones de los ERP para hoteles

El turismo es uno de los sectores económicos más importantes que existen en todo el mundo, ya que son muchos los países que tienen economías basadas principalmente en los ingresos derivados del turismo. Esto, a su vez, significa que la competencia que existe es cada vez mayor gracias al crecimiento que ha ido experimentando el turismo gracias a todas las facilidades y ventajas de viaje que brindan muchas páginas web, plataformas y aplicaciones para turistas.

Para poder sobresalir entre la competencia y poder ofrecer una mejor experiencia a todos los turistas, los expertos recomiendan optimizar los procesos de gestión de los hoteles y mejorar el servicio brindado a los huéspedes, haciendo que el hotel gane varias estrellas o puntos en los sistemas de votación que usan las distintas plataformas online, siendo estas una de las principales fuentes de exposición y promoción de los hoteles en la actualidad.

Esto se puede hacer utilizando un sistema ERP para hoteles, los cuales aportan una gran cantidad de beneficios a empresas de todo el mundo y sobre todo, dentro de los sectores industriales o comerciales que tienen relación con los viajes y las actividades de ocio, por lo que los hoteles sin duda pueden disfrutar muchísimo de estos beneficios.

Es probable que aún no tengas muy claro cuáles son las ventajas que tu hotel puede conseguir al utilizar un ERP para hoteles, por lo que aquí te explicaremos algunos de los principales beneficios que aportan estos sistemas.

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Ventajas de usar un ERP para hoteles

Aumenta la eficiencia de todo el hotel

Una de las principales funciones de los sistemas ERP es centralizar la información y dar la posibilidad de visualizarla en cualquier momento y en tiempo real. Entre esta información, en el caso de los hoteles, podemos destacar la disponibilidad de las habitaciones, los cálculos de las tarifas, los registros, etc.

Asimismo, estos sistemas permiten realizar de forma automática distintos procesos relacionados con la gestión del hotel, como sería el caso de realizar automáticamente la asignación de habitaciones después de una reserva, las entradas y salidas, etc., ayudando a que el hotel pueda coordinarse más rápido y de una manera más fácil.

Historial de huéspedes

Como es de esperarse de un sistema de gestión para hoteles, los ERPs permiten almacenar, editar, analizar y gestionar toda la información sobre los clientes. Toda esta información estará al alcance de la mano en cualquier momento y esto facilita la toma de decisiones con el objetivo de mejorar la eficiencia del hotel y el servicio que se le brinda a los huéspedes del mismo.

Mayor flexibilidad y crecimiento

Los sistemas ERP están compuestos por distintos módulos que sirven para poder gestionar las distintas áreas involucradas en el hotel, desde Recursos Humanos, Finanzas, Ventas, Reservas, etc., lo que permite que la gestión de todos estos procesos sea mucho más sencilla de llevar a cabo.

Un buen ERP para hoteles debe permitir agregar y quitar módulos dependiendo de las necesidades que el hotel tenga en ese momento, adaptándose por completo a los requerimientos del momento en cuestión. Si el hotel crece y se necesitan más módulos, estos se pueden agregar para que el ERP siga ajustándose a las necesidades que tenga.

Mejor supervisión

Gracias a que permite tener a mano toda la información en tiempo real, es posible supervisar todos los procesos y las actividades que se llevan a cabo en el interior del hotel. Toda la información se encuentra dentro de la misma base de datos centralizada, desde el estado de limpieza de cada habitación, las órdenes en cocina, el control de los clientes, etc. Es decir, absolutamente todos los procesos tienen que ser supervisados para asegurar una mejor calidad en el servicio y en el estado del hotel.

Asimismo, se pueden coordinar todas las actividades para que el hotel funcione de manera correcta y siempre se proporcione la mejor experiencia posible.

Soluciones principales de un sistema ERP para hoteles

Ya mencionamos algunos de los beneficios que un hotel puede obtener utilizando un sistema ERP, pero tener claras las soluciones que ofrecen estos sistemas es la mejor forma de tener una imagen clara sobre cómo puede adaptarse al funcionamiento de un hotel:

Back-Office

Los sistemas proporcionan información detallada sobre los cobros y la facturación de cada cliente o expediente. Asimismo, genera informes de planificación, auditoria, situación del hotel, balance de producción, registros, mantenimiento, etc.

Front-Office

Entre algunas de las funciones front-office que ofrecen estos sistemas podemos destacar la posibilidad de hacer reservas que tengan la opción de mover a los clientes entre hoteles, consultas de ocupación, central de reservas, estancias y entradas que ingresan de forma automática a rooming-list, cargos, gráficos por piso, expedientes, cadena y rack del hotel.

Gobernanta

Algunas soluciones ERP para hoteles cuentan con un control de habitaciones que permite revisar información como el histórico de limpieza y revisión de las habitaciones, objetos perdidos, asignación de personal, entre otras tareas. Todos estos procesos se pueden revisar y asignar desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Chek-In y Check-Out

Está claro que un sistema que tenga el objetivo principal de gestionar las tareas y procesos de un hotel debe de tener funciones para la entrada y la salida de los huéspedes.

Es por eso que un buen sistema ERP para hoteles cuenta con funciones de asignación de habitaciones respecto a las reservas por medio de procesos automatizados, así como la realización de entradas previstas o el check-in y check-out de una forma más rápida y sencilla.

Gestión de salones

Cuenta con funciones que van desde la planificación diaria o mensual, montajes y diseño de salones hasta el control de capacidades, gestión de eventos, presupuestos, menús, etc., es decir, todos los procesos relaciones con los salones de un hotel.

Pagos y cobros

Las finanzas del hotel son uno de los aspectos en los que más atención se ha prestado, por lo que un ERP para hoteles debe poder gestionar por completo los pagos y cobros realizados en el hotel. Se puede analizar el plazo medio de cobro y pagos del hotel, obteniendo una previsión de tesorería que puede ser muy útil.

Información desde cualquier lugar

Sin duda alguna, una de las funcionalidades más interesantes de estos sistemas es que permiten revisar y gestionar la información desde cualquier lugar, ya que lo único que se necesita es un dispositivo que tenga conexión a internet, algo que hoy en día todos los smartphones y tablets lo tienen. Esta es una de las mejores formas de agilizar los procesos del hotel.

Estas son solo algunas de las soluciones que aporta un ERP para hoteles, ya que como mencionamos, el proveedor se encargará de que el sistema se ajuste al 100% a las necesidades del hotel.

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