¿Para quién es esta guía?

Esta guía está pensada para ayudar a todos aquellos que se encargan de la gestión de empresas y de las distintas áreas de un negocio y que necesitan contar con un sistema que les facilite toda esa labor y se la simplifique.

¿Para qué sirve?

Gracias a toda la información que puedes obtener en esta guía podrás conocer todos los aspectos y características fundamentales de un ERP de gestión, que es algo fundamental para la buena marcha de la empresa y del negocio.

¿Por qué conviene poner en marcha un ERP de gestión?

La puesta en marcha de un sistema ERP de gestión para empresas supone un gran avance en la marcha del negocio, ya que facilita la realización de las diferentes actividades de la empresa a todos los niveles.

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¿Lo necesito?

Sin duda, poner en marcha un sistema ERP de gestión para tu negocio va a suponer un avance significativo y te va a ahorrar mucho tiempo de gestión. Aún así, es importante conocer bien los diferentes ERP de gestión para implementar el que mejor se ajuste a tu negocio.

¿Para qué sirve un ERP de gestión?

Si tienes un negocio o una empresa lo más seguro es que en más de una ocasión hayas escuchado, visto o alguien te haya recomendado la implementación de un sistema ERP de gestión para tu negocio. Pero si es la primera vez que escuchas algo sobre estos sistemas es normal que tengas muchas dudas al respecto y que no tengas claras cuáles son las ventajas que estos programas pueden representar para la gestión de tu negocio.

Es por eso que en este artículo nos encargamos de darte toda la información que puedes necesitar sobre este tipo de sistemas para que puedas saber qué es un ERP y para qué sirve, pudiendo tener una idea más clara de cuáles son las ventajas o beneficios que su implementación representará para tu negocio.

¿Qué es un sistema ERP de gestión y cuáles son sus funciones?

Un sistema ERP es un programa de gestión empresarial que tiene el objetivo principal de ayudar a la empresa a tener mejor organizada toda la información importante sobre los distintos procesos realizados por los distintos departamentos que conforman la empresa en su totalidad: Recursos Humanos, Finanzas, Producción, Almacén, Compras, Logística, Ventas, etc. Y todo eso con la finalidad de poder agilizar y facilitar la toma de decisiones y la coordinación entre los diferentes departamentos que conforman tu negocio.

Se debe de tener en cuenta que los sistemas ERP están compuestos por distintos módulos, pudiendo ser más o menos, dependiendo de las necesidades específicas de cada negocio. Sin embargo, la mayoría de las soluciones ERP cuentan por lo menos con siete módulos básicos:

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  • Recursos Humanos
  • Compras
  • Planning de producción
  • Marketing
  • Ventas
  • Gestión de inventario
  • Contabilidad/Finanzas

La información de estos módulos se encuentra centralizada dentro de la misma base de datos, manteniendo la información actualizada en tiempo real para todos los departamentos, por lo que se evitan así los errores o la duplicidad de información.

¿Cuáles son las ventajas de usar un sistema ERP de gestión?

Ahora que tienes una imagen general más clara de lo que es un sistema ERP, entonces es cuando debes de conocer cuáles son los principales beneficios que aportan estos sistemas al implementarlos en una empresa:

  • Centraliza toda la información dentro de una misma base de datos. Algunos sistemas crean distintas bases compartidas entre todos los departamentos de la empresa. De cualquier forma, se comparte la información y se disfruta de las ventajas que eso conlleva.
  • Agiliza la integración entre lo que es la cadena de suministro, la de producción y la de ventas. Esto lo consigue evitando que haya cualquier rotura de stock.
  • Brinda una máxima seguridad y constancia a los datos.
  • Permite mejorar la coordinación y la comunicación dentro de la empresa así como con las distintas unidades de negocio.
  • Facilita y mejora los procesos operacionales de la empresa encargándose de evitar la creación de cuellos botella.
  • Mejora la función de análisis del negocio en cuestión.

Estas son sólo las ventajas básicas que ofrece un sistema ERP, entre las que podemos destacar el hecho de centralizar toda la información de todos los departamentos de la empresa para evitar las bases de datos obsoletas, la duplicidad de datos, las diferencias entre la información de los diferentes departamentos, etc. Toda la información que es generada por la empresa es guardada en una única base de datos que se encuentra totalmente protegida.

Teniendo en cuenta todas las ventajas antes mencionadas, esto permite facilitar el acceso a la información con el fin de así poder realizar un análisis más detallado sobre dicha información utilizando el módulo de Inteligencia de Negocio (BI). También consigue reducir el flujo de peticiones internas y mejorar la productividad de la empresa gracias a la automatización de los procesos y al evitar los errores en la información.

¿Los sistemas ERP de gestión tienen desventajas?

El sistema como tal no representará desventajas o problemas para la empresa y su funcionamiento, pero sí hay ciertos puntos clave que deben de tenerse en cuenta y que muchos consideran como desventajas o al menos como características negativas que se deben considerar antes de implementar el ERP de gestión.

  • La implantación del sistema puede ser larga, ya que a veces puede durar bastante tiempo.
  • El coste de adquisición suele ser muy elevado en general
  • Requiere de una curva de aprendizaje, por lo que al principio suele costar un tiempo el familiarizarse con el ERP
  • Adaptación del ERP y de los procesos internos

Como puedes ver las desventajas están relacionadas con su coste y con las dificultades de su instalación y uso. Sin embargo, la mayoría de estas desventajas desaparecen si miramos a un sistema ERP en la nube ó a un ERP open source.

Es importante tener en cuenta que el sistema ERP debe de adaptarse a los procesos de tu empresa y viceversa, algo que puede ser una complicación muy notable para los empleados de la compañía.

¿Por qué muchas empresas están implementando sistemas ERP de gestión?

Las ventajas que mencionamos anteriormente son algunas de las razones principales por las que cada vez son más las empresas que se deciden pasar por el proceso de implementación de un sistema ERP de gestión.

En pocas palabras, distintos estudios y empresas han comprobado que el uso de un sistema ERP de gestión aumenta drásticamente la productividad de una empresa. De entre todos los beneficios o motivos para usar un ERP, las empresas han destacado los siguientes:

  • Se encarga del cumplimiento de la ley y de las normativas contables.
  • Mejora la eficiencia de la empresa.
  • Integra los sistemas de las distintas áreas de la empresa.
  • Hace que el trabajo de los trabajadores sea más sencillo.
  • Ayuda a darle un mejor servicio a los clientes.
  • Contribuye a la expansión de la empresa.

En pocas palabras, podemos decir que de esta forma se puede agilizar y mejorar el trabajo de la empresa, lo que termina derivando en una amplia lista de ventajas.

Distintos tipos de ERP de gestión

Es importante tener en cuenta que existen distintos tipos de ERP en el mercado, por lo que al investigar es posible encontrar algunos que se ajusten más a cierto tipo de empresas o negocios.

Entre los distintos tipos de sistemas ERP de gestión destacan los siguientes:

  • ERP en la nube
  • ERP en local
  • ERP de código abierto (open source)
  • ERP a medida
  • ERP predefinidos
  • ERP verticales
  • ERP horizontales

¿Cuál es el mejor para tu empresa?

Teniendo en cuenta que hay distintos tipos de sistemas ERP y proveedores, es normal preguntarse cuál es el mejor para tu empresa.

Lamentablemente no hay una respuesta sencilla, ya que tendrás que investigar y buscar distintos proveedores, hablar con ellos, ver lo que ofrecen, buscar información y hacer toda la investigación pertinente para ver cuál es la solución que mejor se adapta a tu empresa.

 

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