Guía Mejor software ERP

¿Qué es el software ERP?

Es un software que integra los procesos más importantes de una empresa como son diseñado para producción, logística, inventario, contabilidad, recursos humanos, gestión de clientes… integra las funciones más importantes de una empresa en un único sistema para compartir la información entre toda la empresa.

Beneficios del software ERP

Más y mejor información
Permiten sincronizar en tiempo real información de todas las áreas de la empresa. Y eso ayuda a tomar decisiones objetivas y de mayor calidad.

Más competitividad
Puedes detectar las necesidades de los clientes en diferentes aspectos de tu negocio, o detectar nuevas oportunidades de negocio. Eso te ayuda a estar por delante..

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Logística más eficiente
Los ERP permiten mejorar la trazabilidad, agilizar tratamiento y procesado de mercancías, y optimizar todo el proceso logístico de productos. Podemos ajustar el inventario a la demanda y así minimizar costes.

Más canales de venta
Cada vez los clientes contactan por más canales (puntos de venta físicos, online, etc). Con un ERP puedes gestionar todos estos canales desde un único lugar, pudiendo por ejemplo gestionar el stock.

¿Para qué empresas es adecuado?

Cualquier empresa que quiera crecer necesita un ERP porque ayuda a tomar mejores decisiones ya que cuenta con información de todas las áreas de la empresa en un único lugar. Además mejora los tiempos de respuestas y minimiza costes. Como existen ERPs adecuados a todos los tamaños y sectores de empresa, es una herramienta básica.

Consejos para escoger el mejor software ERP

Determina qué información necesitas migrar
Para seguir con el negocio seguramente necesites pasar la información de tus sistemas actuales al ERP. Has de saber qué información has de pasar, y si es posible en qué formato está. Porque afectará al coste de la implantación.

No comiences viendo demos
Ver demostraciones de productos no servirá de nada si no tienes claro lo que quieres. Lo primero es definir claramente tus necesidades. Plantéate: ¿para qué necesitas un ERP?

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No te enfoques en el precio demasiado pronto
No queremos que el precio restrinja el potencial de tu empresa. Primero encuentra los ERP que resuelven tus necesidades. Sobre esos, puedes usar el precio para priorizar unos. De esa forma conseguirás el mayor valor para tu organización.

Conoce los costes totales
El coste de implantación de un ERP puede ser alto tanto en términos económicos como temporales porque exige un cambio de funcionamiento de la empresa y una integración con las áreas clave del negocio. Si bien a medio plazo es rentable, cabe tener en cuenta todos estos aspectos antes de comenzar.

No olvides invertir en formación
Son sistemas que suponen una forma de trabajar completamente diferente. Por ello requieren una formación para saber utilizarlos y un tiempo de adaptación. De nada sirve el ERP más potente del mundo si no sabes usarlo. Hay que tener muy personalizado el ERP, tener unos procedimientos para usarlo y que todo el personal lo utilice de la misma manera. Necesitamos evitar que haya información duplicada, información que falta, procesos que no se hacen correctamente, oportunidades que se pierden… La formación es importante.

¿Un ERP generalista o uno especializado?
En el mercado existen ERPs verticales (especializados en un sector) u horizontales (aptos para cualquier tipo de empresa con un poco de personalización). Ambos tienen aspectos a favor y en contra. Los generalistas suelen tener precios más ajustados gracias a que son más estándar, y la implementación es más rápida. Además hay mucha competencia entre las empresas proveedoras y eso les obliga a estar siempre a la vanguardia de la tecnología.

Las soluciones verticales, por otro lado, son de nicho y por tanto están más enfocadas en solucionar los aspectos clave del sector al que se dirigen. Esta especialización permite ser más eficiente pero a la vez son pocos flexibles a cambios. Las empresas fabricantes son más pequeñas, no tienen tanta competencia y los avances tecnológicos a veces tardan más en implantarse.

¿ERP en la nube o en tu oficina?
Un ERP en la nube (cloud) es aquel donde tanto el software como los datos están alojados en la empresa proveedora y accedes desde un navegador. Un ERP en tu oficina (on premise) tiene la ventaja de que los datos no salen de la empresa. El modelo de software instalado en la oficina es recomendable para empresas de tamaño medio o grande con personal TI que pueda gestionar la herramienta porque a medio plazo el coste inicial se compensa.

Las pymes cada vez más están optando por soluciones en la nube por el mero hecho de que no necesitan gestionarlo ellos, está siempre disponible y se puede acceder desde cualquier ubicación. El modelo en la nube es bastante flexible y tiene menos costes de alta y configuración, la diferencia puede ser de un 50% menor.

¿Tus procesos están simplificados?
El coste de implantación depende en gran medida de la complejidad de tus procesos de negocio. Por eso es bastante importante tenerlos bien claros, definidos y simplificados. Cuantos menos módulos del ERP necesitemos menos costoso será.

Costes ocultos del ERP
Al ser un servicio personalizado es fácil que aparezcan costes que no tenías en cuenta originalmente.

  • La consultoría puede representar hasta un 50% del coste final y si se necesita más de la prevista, el coste aumentará.
  • La migración de los sistemas actuales al ERP también puede generar más costes de los previstos. Ya sea porque las queremos integrar o bien porque tenemos que migrar los datos.
  • El tiempo empleado en formación y en aprender a utilizar el sistema hace perder productividad temporalmente a los empleados hasta que se acostumbran.
  • Es posible que tengas que rediseñar procesos de negocio para adaptarlos al funcionamiento del ERP o para simplificarlos. Y eso llevará inversión de tiempo.
  • Es un sistema más dentro de la empresa, por tanto necesitará un mantenimiento de todos los aspectos que no se incluyan en el contrato inicial. O bien necesitará mejoras no consideradas al principio.

Soluciones de bajo coste
Si tienes un presupuesto limitado o necesidades muy básicas puedes comenzar usando ERPs de bajo coste. Existen soluciones que se adaptan a todo tipo de empresa, y comenzar por una solución sencilla puede ser una buena forma de comenzar cuando no se tienen claras las ventajas.

El precio no es el factor más importante a la hora de decidirse por este tipo de sistemas, no se puede decir que las soluciones de 30.000 euros sean mejores para todas las empresas porque habrán muchas que no le saquen partido.

Para empresas que ya están funcionando sí que recomendamos utilizar soluciones profesionales de fabricantes fiables ya que estamos hablando de sistemas que integran procesos de negocio clave de la empresa.
Lo más adecuado es hacer un buen trabajo previo de definición de requisitos y necesidades para saber escoger la solución más adecuada a cada caso.

Metodología para escoger un buen ERP

  1. Conoce qué te puede aportar
    Antes de hacer una reunión interna para conocer las necesidades de tu empresa debes conocer qué puede aportarte un ERP por ti.
  2. Planifica una reunión interna
    Has de saber qué departamentos van a utilizar la solución y planificar una reunión con ellos para conocer sus necesidades. El objetivo es tener un listado de requerimientos que cubra las necesidades de todos los perfiles de usuario que utilizarán la herramienta. El documento final puede priorizar distinguir requerimientos básicos de los deseables.
  3. Programa presentaciones con los vendedores
    Ahora es el momento de que los comerciales de cada solución te presenten una demostración para ver cómo funciona su producto. Te será más sencillo ver cómo resuelven tus necesidades principales y estarás más capacitado para hacerles preguntas. Si la decisión se toma entre varios responsables es conveniente que estén todos presentes. Es interesante que el CEO o algún máximo responsable de la empresa esté presente.
  4. Selecciona la mejor solución a largo plazo
    Valora los proveedores, habla con compañeros, revisa sus propuestas… Es el momento de solicitar cualquier aclaración y de revisar toda esta guía para asegurarte de no dejarte ningún punto importante.
  5. Negocia y ejecuta
    Determina qué tipo de licencias necesitarás, solicita extras si los requieres..

Módulos de un ERP

  • Facturación:  gestión de ingresos y gastos
  • Contabilidad: gestión financiera completa, desde impuestos a balances
  • Recursos humanos: administra los horarios de los trabajadores, entradas y salidas, salarios, festivos, horarios…
  • Gestión de proyectos: Puedes crear proyectos, asignar responsables, imputar costes… al estar todos los departamentos relacionados en el mismo ERP es más fácil.
  • Inventario: Contabiliza el stock de tu empresa, puedes hacer pedidos, modificarlo cada vez que generas una venta…
  • TPV: Uno de los puntos más importantes es la gestión directa de las ventas
  • Movilidad:  Tus comerciales pueden llevar tu muestrario directamente desde un dispositivo móvil y solicitar pedidos desde allí

Conceptos más importantes

  • Número de oficinas: Si tienes más de una oficina es importante que el sistema pueda gestionarlo
  • ¿A qué tipo de clientes te diriges? Indica si te diriges a empresas, personas físicas o a la Administración
  • ¿Cómo haces las ventas? Con comerciales propios, en tiendas físicas, con distribuidores, por teleḿarketing, venta por catálogo, venta online, en franquicias…
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El precio puede variar en función de tus necesidades y la complejidad del sistema.



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Valoración global

Muy Bueno

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¿Cómo valoran los aspectos importantes?
Funcionalidades 
 
3,7
Facilidad de uso 
 
4,3
Relación calidad-precio 
 
3,9
Atención al cliente 
 
4,4
¿Qué es lo más destacado?
Funcionalidades (29%)

¿En qué puede mejorar?
Personalización (27%)

¿Para qué adquirieron el software?
Agilizar procesos (23%)

¿Se lo recomendarían a otras empresas?
(88%)

¿Cómo valoran la integración con sus sistemas?
Fácil (80%)

¿Cuál fue el factor clave en su decisión?
Experiencia del proveedor (27%)

Han opinado personas como Igone BilbaoBeatriz Collar JiménezJuan José NaranjoJorge UrgalJuan Carlos Lucena

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Opiniones de empresas sobre sistemas ERP


¿Qué problemas de tu negocio buscabas resolver con este software?


No repetir procesos y automatización de los procesos diarios. Además de un control férreo de las existencias. Etiquetado de productos muy sencillo y en varios idiomas, fichas técnicas de productos, expedición muy rápida, etc.
  Fco. Javier

Mi software antiguo me daba problemas, necesitaba cambiar. queria un programa de gestion que pudiese ver desde cualquier lugar, y no me ocupase espacio en el ordenador, con la tranquilidad de que los datos estuviesen bien almacenados
  Perfil privado



¿Qué impacto has notado en tu trabajo?


Ahorro en tiempo de trabajo. Ahora etiquetamos y registramos todos los procesos productivos, por lo que no hay errores en los procesos y la trazabilidad queda registrada por completo. Hacia adelante y hacia atrás.
  Fco. Javier

todavía no lo he cambiado, pero elegiré este porque tiene muchos aspectos que me gustan. Me parece sencillo de utilizar. Me lo explicaron muy bien y tuvieron mucha paciencia. A mi me solucionara mucho
  Perfil privado



¿Qué funcionalidades son las más importantes para ti?


El etiquetado es muy sencillo, con sólo crear un par de formatos de etiqueta es suficiente, con la configuración del idioma y requisitos del cliente se rellenan las etiquetas automáticamente. No es necesario tener una etiqueta para cada cliente como tenía antes...
  Fco. Javier

recordatorio de citas, facturacion, presupuestos, historias clinicas, evolutivos, gestion. odontograma, emails, sms, provedores. Que sea facil y sencillo de utilizar. Que lo pueda consultar desde cualquier sitio sin tener que estar en el trabajo.
  Perfil privado



¿En qué aspectos ha de mejorar este software?


Podría tener más de CRM, hay algo, pero me han dicho que están trabajando en ello. Estaría bien tener más control sobre las comunicaciones con el cliente vía email, etc.
  Fco. Javier

Es un poco caro y tener que pagar todos los meses hace que tengas que asumir un gasto fijo todos los meses que para un negocio no es del todo conveniente desde mi punto de vista
  Perfil privado



¿Por qué escogiste este software frente a otros?


Lo primero que me fijé es que llevan 30 años en el sector, y pensé que si llevaban tanto tiempo es que lo harían bien... Y luego me enseñaron el programa y me gustó bastante, además, integran muy bien con todos los componentes de la empresa (básculas, etiquetadoras, lectores, etc.) y cosas que pedí las adaptaron a nuestra forma de trabajar. Además, en el proceso de consultoría me dieron muchas ideas de cómo mejorar los procesos y eso se agradece.
  Fco. Javier

Es fiable, he oido hablar muy bien del el. tiene muchas funciones. buena calidad-precio. servicio de atencion al cliente correcto. Es facil de utilizar. se puede ver desde cualquier lugar, no te ocupa espacio en el disco duro de tu ordenador
  Perfil privado



¿Qué otras soluciones evaluaste?


Estuve dudando sobre los programas estándares que hay en el mercado, como factusol, contaplus, etc. Pero al final esos programas tan cerrados se quedan cortos y no cumplen con las funcionalidades de mi empresa.
  Fco. Javier

Quedarme como estaba, otros programas mas economicos, que no tuviesen un gasto fijo mensual. Pero este parece que la calida-precio es mas ajustada comparando con otros del mismo tipo. creo que es el mejor
  Perfil privado


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Sector: Servicios - Gestión de residuos y reciclaje

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 3M€ a 10M€

¿Qué necesitas?

para poder controlar las entradas y salidas de residuos sólidos. Controlar los residuos solidos
papeles cartones, organicos, vidrios, plastico, hidrocarburos, no hidrocarburos.

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Sector: Servicios - Administradores de fincas

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Administración de fincas


¿Qué necesitas?

Despacho de administracion de fincas precisa de un software ERP para gestionar toda la parte administrativa relacionadas con las fincas. El modulo deberá contar con las opciones de:
- Contabilidad
- Facturación
- Gestión de propietarios
- Gestión de cuentas corrientes por comunidades e inmuebles
- Gestión de remesas SEPA
- Informes . Funcionalidades: Contabilidad, Facturación

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Sector: Servicios - Agentes comerciales y comisionistas

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Comercializadora


¿Qué necesitas?

Empresa que comercializa cepillos técnicos industriales, en su mayoría personalizados según especificaciones de los clientes, precisa de un ERP para gestionar la empresa.
La comercializadora se encuentra entre el cliente y la fabrica y se encarga de gestionar todo el proceso hasta que el cepillo esta terminado y entregado.
El programa debe contar con los módulos de:
- Administración: Presupuestos, gestión de pedidos, confección de albaranes, gestión de pedidos a fabricas, facturacion, documentos de entrega, cobro remesas SEPA...
- CRM
- Tienen clientes y proveedores en diversas partes del mundo, por lo que les interesa que ciertas plantillas de documentos (facturas, pedidos...) estén accesibles en ingles y si es posible también en francés.
- Los margenes de beneficios a calcular para los presupuestos deben hacerse sobre la venta no sobre el producto. El motivo es porque según la cantidad de cepillos por pedido puede variar el precio.
No quieren que el programa ataque una base de datos de Access porque tienen muchos datos y prefieren trabajar con bases de datos mas solidas y estables. . Funcionalidades: Facturación, Gestión de inventarios, Presupuestos

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Sector: Distribución - Distribución alimentaria

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Distribución y venta al por menor


¿Qué necesitas?

Empresa con diferentes actividades: distribución de cosmética y piensos, tienda física del sector de animales de compañía... precisa de un ERP para gestionar los aspectos:
- Multiempresa
- Gestión de pedidos
- Gestión de clientes
- Facturacion
- Proveedores y productos
- Gestión de stocks
- Información liquidaciones de IVA
- Gestor de avisos
Este mismo ERP también quieren utilizarlo para la gestión de una asociación canina de modo que se puedan gestionar los socios, gastos e ingresos, cobro de cuotas... . Funcionalidades: CRM, Facturación, Gestión de inventarios

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Sector: Servicios - Gestión de eventos

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Catering


¿Qué necesitas?

Empresa de próxima inauguración dedicada al catering precisa de un software de ERP para gestionar la empresa.
En estos momentos solo precisan de un modulo de Administración que deberá cubrir las opciones de:
- Contabilidad financiera: asientos, libros oficiales...
- Gestión de impuestos
- Facturacion
- Informes . Funcionalidades: Contabilidad, Facturación

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Sector: Servicios - Servicios técnicos (SAT)

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Asistencia técnica


¿Qué necesitas?

Empresa de asistencia técnica, consultoría y venta al menor en tienda física, precisa de un ERP para la gestión del negocio.
El programa deberá cubrir diversas áreas por lo que precisa de opciones de:
- Modulo de TPV para la tienda física de venta de electrónica y de informática
- Servicio de asistencia técnica para el área de reparaciones: recepción de aparatos, ordenes de trabajo, toma de avisos para reparaciones en empresas, etc.
- Gestión de clientes
- Facturacion
- CRM con histórico de clientes para la sección de consultoría
- Gestión de stocks
. Funcionalidades: CRM, Facturación, Gestión de inventarios, Presupuestos, SAT (Servicio de Asistencia Técnica), TPV

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Sector: Distribución - Distribución alimentaria

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 1M€ a 3M€

¿A qué os dedicáis?

Venta de jamones


¿Qué necesitas?

Empresa dedicada a la venta de jamones precisa de un software ERP para gestionar la empresa. En la actualidad usan Navision pero es demasiado potente para lo que precisan y no le sacan partido, por lo que quieren cambiar a otro que se les adapte mejor.
El programa deberá cubrir las áreas de:
- CRM: atención a los clientes, histórico de clientes
- Circuito de los pedidos: Toma de pedido, generación de albarán y factura. Generación de remesa SEPA para girar al banco
- Gestión de stocks
- Contabilidad . Funcionalidades: Contabilidad, Comercio electrónico, CRM, Facturación, Gestión de inventarios


¿Has visto ya alguna solución?

En la actualidad trabajan con Navision pero les viene grande

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Sector: Construcción - Estudios de arquitectura

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Estudio interiorismo


¿Qué necesitas?

Estudio de interiorismo precisa de un software de ERP para gestionar la empresa.
El software debe ser modular y en estos momentos les interesa instalar los módulos de:
- Administración: facturación, presupuestos...
- Gestión de proyectos
- CRM
Les interesa sobre todo que el modulo de gestión de proyectos gestione bien los tiempos y mande alertas según se avanza en el proyectos, así como informacion de los desvíos tanto positivos como negativos en los tiempos. . Funcionalidades: Presupuestos, Gestión de proyectos, Contabilidad, Control de tiempos, CRM, Facturación


¿Has visto ya alguna solución?

Son interioristas y he marcado arquitectos, sino cambialo.

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Sector: Servicios - Tecnología / TIC

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

para llevar un mejor control del flujo de caja, modulo de finanzas remuneraciones contabilidad inventario y requiero integraciones con otros sistemas de la empresa

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Sector: Servicios - Consultorías, asesorías y gestorías

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

Control de servicios, clientes y asociados. Emitir recibos simples, e hipervinculos para archivos relacionados al cliente, etc.

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Sector: Distribución - Transporte de mercancías

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 1M€ a 3M€

¿A qué os dedicáis?

Transporte de mercancías


¿Qué necesitas?

Empresa de transporte de mercancías por carretera sin flota propia, es decir se dedican a la contratación de terceros para el transporte, precisan de un software ERP para gestionar la empresa.
Precisaran gestionar todo lo que son las contrataciones de transportistas, gestión de clientes, ordenes de carga que vienen a ser una especie de albarán que contiene los datos de la empresa, los datos del transportista y los del clientes, ademas de los detalles de la carga.
A partir de esas ordenes de carga se debe emitir la factura, contabilizarla, etc. . Funcionalidades: Contabilidad, Facturación, CRM

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Sector: Industria - Industria cárnica

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 1M€ a 3M€

¿A qué os dedicáis?

Industria alimentaria


¿Qué necesitas?

Empresa cárnica con produccion, matadero y despiece y tienda, precisa de un software ERP para gestionar la parte administrativa de la empresa y la tienda física.
Precisa de los módulos:
- Administración: Contabilidad financiera, analítica y de costes, facturacion...
- CRM: Gestión de clientes, gestión de incidencias, estado de operaciones comerciales...
- TPV: Modulo de TPVpara la tienda física
- Cuadro de mando configurable según sus propias necesidades.
Toda el área de produccion ya la tienen cubierta. . Funcionalidades: Contabilidad, CRM, Facturación, TPV

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Sector: Servicios - Publicidad y medios de comunicación

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Publicidad


¿Qué necesitas?

Empresa que se dedica a la publicidad, comercialización de bases de datos, precisa de un software ERP para gestionar el negocio.
Se trata de una empresa joven que ha sufrido un buen crecimiento y se encuentra con que muchos de los procesos que realizan están integrados por hojas de Excel y/o software poco agil y dinámico.
Necesitan el modulo de Administración y el modulo de CRM.
Quieren que los procesos de alta de un cliente, gestión de pedidos, emisión de contratos de confidencialidad, históricos, etc. se realicen de forma automatizada y se pueda extraer la máximo informacion financiera y productiva de la empresa. . Funcionalidades: CRM, Contabilidad, Facturación

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Sector: Industria - Alimentación

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

Necesito este software para uso de una microempresa que hemos decidido construir. Con este programa, podremos sustentar de una mejor manera nuestro proyecto; necesitamos de todos los ERP que lo integran como: HRM,CRM,MRP, SCM y FRM.

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Sector: Industria - Pesca y congelados

Tamaño: Empresa mediana

¿Qué necesitas?

Necesitamos todas la integraciones que existan para manejar flotas de barcos pesqueros: controles de zarpes, detalles de pescas lugares de capturas etc y también pago de la tripulacion

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Sector: Servicios - Tecnología / TIC

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Maquinas tragaperras


¿Qué necesitas?

Empresa dedicada a la gestión de maquinas tragaperras precisa de un software ERP. Precisa los módulos de:
- Administración: Aunque tiene la contabilidad externalizada necesita hacer la facturacion, y controlar los gastos e ingresos, de igual manera quiere poder extraer el máximo de informacion financiera de la empresa a la que ahora no puede acceder.
- CRM: Para la gestión de clientes, incidencias, clasificación de clientes, etc. . Funcionalidades: Facturación, CRM

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