¿Qué es el software ERP?

Es un software que integra los procesos más importantes de una empresa como son diseñado para producción, logística, inventario, contabilidad, recursos humanos, gestión de clientes… integra las funciones más importantes de una empresa en un único sistema para compartir la información entre toda la empresa.

Beneficios del software ERP

Más y mejor información

Permiten sincronizar en tiempo real información de todas las áreas de la empresa. Y eso ayuda a tomar decisiones objetivas y de mayor calidad.

Más competitividad

Puedes detectar las necesidades de los clientes en diferentes aspectos de tu negocio, o detectar nuevas oportunidades de negocio. Eso te ayuda a estar por delante..

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Logística más eficiente

Los ERP permiten mejorar la trazabilidad, agilizar tratamiento y procesado de mercancías, y optimizar todo el proceso logístico de productos. Podemos ajustar el inventario a la demanda y así minimizar costes.

Más canales de venta

Cada vez los clientes contactan por más canales (puntos de venta físicos, online, etc). Con un ERP puedes gestionar todos estos canales desde un único lugar, pudiendo por ejemplo gestionar el stock.

¿Para qué empresas es adecuado?

Cualquier empresa que quiera crecer necesita un ERP porque ayuda a tomar mejores decisiones ya que cuenta con información de todas las áreas de la empresa en un único lugar. Además mejora los tiempos de respuestas y minimiza costes. Como existen ERPs adecuados a todos los tamaños y sectores de empresa, es una herramienta básica.

Consejos para escoger el mejor software ERP

Determina qué información necesitas migrar

Para seguir con el negocio seguramente necesites pasar la información de tus sistemas actuales al ERP. Has de saber qué información has de pasar, y si es posible en qué formato está. Porque afectará al coste de la implantación.

No comiences viendo demos

Ver demostraciones de productos no servirá de nada si no tienes claro lo que quieres. Lo primero es definir claramente tus necesidades. Plantéate: ¿para qué necesitas un ERP?

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No te enfoques en el precio demasiado pronto

No queremos que el precio restrinja el potencial de tu empresa. Primero encuentra los ERP que resuelven tus necesidades. Sobre esos, puedes usar el precio para priorizar unos. De esa forma conseguirás el mayor valor para tu organización.

Conoce los costes totales

El coste de implantación de un ERP puede ser alto tanto en términos económicos como temporales porque exige un cambio de funcionamiento de la empresa y una integración con las áreas clave del negocio. Si bien a medio plazo es rentable, cabe tener en cuenta todos estos aspectos antes de comenzar.

No olvides invertir en formación

Son sistemas que suponen una forma de trabajar completamente diferente. Por ello requieren una formación para saber utilizarlos y un tiempo de adaptación. De nada sirve el ERP más potente del mundo si no sabes usarlo. Hay que tener muy personalizado el ERP, tener unos procedimientos para usarlo y que todo el personal lo utilice de la misma manera. Necesitamos evitar que haya información duplicada, información que falta, procesos que no se hacen correctamente, oportunidades que se pierden… La formación es importante.

¿Un ERP generalista o uno especializado?

En el mercado existen ERPs verticales (especializados en un sector) u horizontales (aptos para cualquier tipo de empresa con un poco de personalización). Ambos tienen aspectos a favor y en contra. Los generalistas suelen tener precios más ajustados gracias a que son más estándar, y la implementación es más rápida. Además hay mucha competencia entre las empresas proveedoras y eso les obliga a estar siempre a la vanguardia de la tecnología.

Las soluciones verticales, por otro lado, son de nicho y por tanto están más enfocadas en solucionar los aspectos clave del sector al que se dirigen. Esta especialización permite ser más eficiente pero a la vez son pocos flexibles a cambios. Las empresas fabricantes son más pequeñas, no tienen tanta competencia y los avances tecnológicos a veces tardan más en implantarse.

¿ERP en la nube o en tu oficina?

Un ERP en la nube (cloud) es aquel donde tanto el software como los datos están alojados en la empresa proveedora y accedes desde un navegador. Un ERP en tu oficina (on premise) tiene la ventaja de que los datos no salen de la empresa. El modelo de software instalado en la oficina es recomendable para empresas de tamaño medio o grande con personal TI que pueda gestionar la herramienta porque a medio plazo el coste inicial se compensa.

Las pymes cada vez más están optando por soluciones en la nube por el mero hecho de que no necesitan gestionarlo ellos, está siempre disponible y se puede acceder desde cualquier ubicación. El modelo en la nube es bastante flexible y tiene menos costes de alta y configuración, la diferencia puede ser de un 50% menor.

¿Tus procesos están simplificados?

El coste de implantación depende en gran medida de la complejidad de tus procesos de negocio. Por eso es bastante importante tenerlos bien claros, definidos y simplificados. Cuantos menos módulos del ERP necesitemos menos costoso será.

Costes ocultos del ERP

Al ser un servicio personalizado es fácil que aparezcan costes que no tenías en cuenta originalmente.

  • La consultoría puede representar hasta un 50% del coste final y si se necesita más de la prevista, el coste aumentará.
  • La migración de los sistemas actuales al ERP también puede generar más costes de los previstos. Ya sea porque las queremos integrar o bien porque tenemos que migrar los datos.
  • El tiempo empleado en formación y en aprender a utilizar el sistema hace perder productividad temporalmente a los empleados hasta que se acostumbran.
  • Es posible que tengas que rediseñar procesos de negocio para adaptarlos al funcionamiento del ERP o para simplificarlos. Y eso llevará inversión de tiempo.
  • Es un sistema más dentro de la empresa, por tanto necesitará un mantenimiento de todos los aspectos que no se incluyan en el contrato inicial. O bien necesitará mejoras no consideradas al principio.

Soluciones de bajo coste

Si tienes un presupuesto limitado o necesidades muy básicas puedes comenzar usando ERPs de bajo coste. Existen soluciones que se adaptan a todo tipo de empresa, y comenzar por una solución sencilla puede ser una buena forma de comenzar cuando no se tienen claras las ventajas.

El precio no es el factor más importante a la hora de decidirse por este tipo de sistemas, no se puede decir que las soluciones de 30.000 euros sean mejores para todas las empresas porque habrán muchas que no le saquen partido.

Para empresas que ya están funcionando sí que recomendamos utilizar soluciones profesionales de fabricantes fiables ya que estamos hablando de sistemas que integran procesos de negocio clave de la empresa.
Lo más adecuado es hacer un buen trabajo previo de definición de requisitos y necesidades para saber escoger la solución más adecuada a cada caso.

Metodología para escoger un buen ERP

  1. Conoce qué te puede aportar
    Antes de hacer una reunión interna para conocer las necesidades de tu empresa debes conocer qué puede aportarte un ERP por ti.
  2. Planifica una reunión interna
    Has de saber qué departamentos van a utilizar la solución y planificar una reunión con ellos para conocer sus necesidades. El objetivo es tener un listado de requerimientos que cubra las necesidades de todos los perfiles de usuario que utilizarán la herramienta. El documento final puede priorizar distinguir requerimientos básicos de los deseables.
  3. Programa presentaciones con los vendedores
    Ahora es el momento de que los comerciales de cada solución te presenten una demostración para ver cómo funciona su producto. Te será más sencillo ver cómo resuelven tus necesidades principales y estarás más capacitado para hacerles preguntas. Si la decisión se toma entre varios responsables es conveniente que estén todos presentes. Es interesante que el CEO o algún máximo responsable de la empresa esté presente.
  4. Selecciona la mejor solución a largo plazo
    Valora los proveedores, habla con compañeros, revisa sus propuestas… Es el momento de solicitar cualquier aclaración y de revisar toda esta guía para asegurarte de no dejarte ningún punto importante.
  5. Negocia y ejecuta
    Determina qué tipo de licencias necesitarás, solicita extras si los requieres..

Módulos de un ERP

  • Facturación:  gestión de ingresos y gastos
  • Contabilidad: gestión financiera completa, desde impuestos a balances
  • Recursos humanos: administra los horarios de los trabajadores, entradas y salidas, salarios, festivos, horarios…
  • Gestión de proyectos: Puedes crear proyectos, asignar responsables, imputar costes… al estar todos los departamentos relacionados en el mismo ERP es más fácil.
  • Inventario: Contabiliza el stock de tu empresa, puedes hacer pedidos, modificarlo cada vez que generas una venta…
  • TPV: Uno de los puntos más importantes es la gestión directa de las ventas
  • Movilidad:  Tus comerciales pueden llevar tu muestrario directamente desde un dispositivo móvil y solicitar pedidos desde allí

Conceptos más importantes

  • Número de oficinas: Si tienes más de una oficina es importante que el sistema pueda gestionarlo
  • ¿A qué tipo de clientes te diriges? Indica si te diriges a empresas, personas físicas o a la Administración
  • ¿Cómo haces las ventas? Con comerciales propios, en tiendas físicas, con distribuidores, por teleḿarketing, venta por catálogo, venta online, en franquicias…

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En esta guía encontrarás...

    Precios de software ERP

    Precios indicados por otras empresas. El precio final varía en función de tus necesidades.

    Solución   Precio medio implantación Precio medio mantenimiento Tiempo medio instalación
    a3ERP a3ERP De 501€ a 1.000€ De 1€ a 250€ Menos de 1 mes
    SAP Business One SAP Business One De 30.001€ a 60.000€ De 2.001€ a 5.000€ De 1 a 6 meses
    a3ASESOR a3ASESOR De 3.001€ a 10.000€ De 2.001€ a 5.000€ Menos de 1 mes
    Dynamics 365 Dynamics 365 De 30.001€ a 60.000€ De 2.001€ a 5.000€ Menos de 1 mes

    250 opiniones sobre software ERP

    Valoración global

    Muy Bueno

    250 opiniones



    ¿Cómo valoran los aspectos importantes?
    Cumple requisitos 
     
    4
    Facilidad de uso 
     
    3,8
    Relación calidad-precio 
     
    3,6
    Atención al cliente 
     
    3,8
    Configuración inicial 
     
    3,5
    Administración sencilla 
     
    3,7
    ¿Qué es lo más destacado?
    Funcionalidades (39%)

    ¿En qué puede mejorar?
    Personalización (23%)

    ¿Para qué adquirieron el software?
    Agilizar procesos (24%)

    ¿Cómo valoras el precio respecto a beneficios?
    Buena calidad-precio (22%)

    ¿Se lo recomendarían a otras empresas?
    (84%)

    ¿Cómo valoran la integración con sus sistemas?
    Fácil (66%)

    ¿Cuál fue el factor clave en su decisión?
    Calidad del software (33%)

    ¿En cuánto tiempo estimas recuperar la inversión?
    6 meses o menos (12%)

    Han opinado personas como alberto ramirez bermejoJOSEBA ETXEBERRIAAntonio TuimilOscarMaría José García


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