Guía CRM

¿Qué es el software CRM?

Es un software que integra los procesos más importantes de una empresa como son diseñado para producción, logística, inventario, contabilidad, recursos humanos, gestión de clientes… integra las funciones más importantes de una empresa en un único sistema para compartir la información entre toda la empresa.

Beneficios del software CRM

Más eficiencia
Son una herramienta de comunicación más eficiente porque tenemos toda la información integrada (por clientes, campañas, comerciales…). Te permite deshacerte de otras herramientas como hojas de cálculo que no están diseñadas para la interacción con clientes. Un CRM bien implementado reemplaza mucho trabajo manual ineficiente.

Más colaboración
El ciclo de vida de un cliente es demasiado largo y complejo (aún en organizaciones pequeñas) para que lo gestione una única persona. Un CRM permite a las personas de diferentes departamentos gestionar la relación con los clientes, compartir información y tener una visión global en cualquier momento de cada cuenta.

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Ahorro de tiempo
Una gran mejora que han aportado los CRMs: puedes indicar que se envíen automáticamente emails a clientes cuando ocurre cierta acción, o que se emitan facturas, se creen tareas, se notifique a comerciales… ¡lo que quieras!

Más información relevante
La información (accionable) es uno de los recursos más valorados en las empresas. Los CRMs te dan información de gran valor gracias a informes, gráficos y sistemas de Business Intelligence que sería difícil obtener de otra manera. Por ejemplo, podemos encontrar que determinado perfil de cliente normalmente se queda estancado en una fase concreta del ciclo de ventas.

Más negocio
Te proporcionan información sobre la evolución de las ventas en tu negocio: cuánto tiempo tardan los clientes en pasar de una fase a otra, qué porcentaje de clientes acaban comprando…. Puedes resolver problemas que no conocías y encontrar nuevas líneas de negocio.

Respuestas rápidas
Llevar la gestión en hojas de cálculo siempre será más barato. Pero pierdes en velocidad y en competitividad. En el mundo de hoy los clientes buscan soluciones más rápido y más personalizadas. Con un CRM puedes hablar personalmente con mucha gente en poco tiempo y darle las respuestas que necesita.

Más contacto
Se integran con otros sistemas (campañas de email marketing, sistemas de automatización) que permite a las empresas interactuar con los clientes de formas que sería complicado realizar manualmente. Por ejemplo, puedes enviar cierto mensaje de bienvenida con una promoción cuando un alguien acaba de contactar con tu empresa, o puedes enviarle mensajes automáticos de seguimiento.

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Mejor experiencia
Conoces mejor a tu cliente, resuelves mejor sus problemas, tienes una visión global de su información… al final todo se traduce en que tu cliente está más satisfecho porque has identificado y resuelto mejor sus necesidades. Y eso se traduce en más ventas, más rápidas y más fidelización.

 

Funcionalidades clave de los mejores CRM

Antes de nada, un CRM debe tener bien resueltas las funciones más importantes. El resto son añadidos.

Gestor de contactos
Puedes guardar información de clientes, proveedores… cualquier persona o empresa con la que tengas relación. Y guardar tanta información como quieras: llamadas, notas, documentos…

Fases de las ventas
En la mayoría de ventas B2B el cliente pasa por una serie de fases antes de comprar, únicas para cada negocio: primer contacto, presentación de la oferta, valoración, cierre… Has de poder configurar tus propias fases para saber en cada momento en qué fase estás y sobre todo tener informes mucho más potentes.

Panel de control diario
Los usuarios han de tener un panel sencillo y muy visual donde puedan ver las tareas de cada día: en qué fase está cada cliente, qué tareas tiene para hoy… y los directores han de ver un agregado de toda esa información para saber cómo marcha su equipo.

Gestor de tareas
Los comerciales deben poder gestionar sus tareas directamente desde el CRM para no tener que trabajar con varios sistemas.

Generación de informes
Generar información útil y accionable en base a todos los datos es fundamental. El CRM debe proporcionar una forma sencilla de crear informes que permitan descubrir tendencias.

Acceso desde el móvil
Muchos comerciales han de desplazarse y pasan mucho tiempo fuera de la oficina. Es muy molesto que sólo puedan trabajar con el CRM en la oficina. Cualquier sistema CRM de calidad ofrece un acceso desde el móvil al CRM.

Integración con sistemas de marketing
Es muy común enviar campañas de email marketing, o encuestas, analytics… a nuestros clientes. El CRM ha de estar integrado con los servicios que estemos utilizando para que los datos se sincronicen entre ellos de forma automática.

¿Para qué empresas es adecuado?

Estos son los casos más comunes donde podemos sacar el máximo partido esta herramienta. Cuantos más “sí” respondas, más necesitas esta solución:

  • ¿Tienes un equipo de ventas (de cualquier tamaño)?
  • ¿Proporcionas servicio de atención al cliente?
  • ¿Estás saturando con múltiples hojas de cálculo de clientes?
  • ¿Quieres hacer campañas a clientes previos o gente que ha mostrado interés por tu negocio?
  • ¿Utilizas las redes sociales para comunicarte con clientes potenciales?
  • ¿Quieres verificar la consecución de tus objetivos de venta?
  • ¿Quieres hacer un seguimiento de la
de los tratos con clientes?
  • ¿Las relaciones personales son críticas en tu negocio?
  • ¿Quieres compartir información de clientes dentro de tu empresa?
  • Consejos para escoger el mejor software CRM

    Cubre tus objetivos básicos
    Cuando empiezas a ver las posibilidades que ofrecen los CRMs es fácil querer aprovecharlas todas e imaginarnos integrándolas en todos los departamentos a todos los niveles. Aunque es posible hacerlo, puede dar muchos dolores de cabeza porque se vuelve un proyecto complejo. Céntrate en que el CRM resuelva tus problemas más importantes al principio. Según hayas cumplido esos objetivos puedes ampliarlo gradualmente y añadir nuevas funcionalidades hasta que sea ya una parte fundamental en tu negocio. De esta forma el proceso será sencillo.

    No comiences viendo demos
    Ver demostraciones de productos no servirá de nada si no tienes claro lo que quieres. Lo primero es definir claramente tus necesidades. Plantéate: ¿para qué necesitas un CRM?

    No te enfoques en el precio demasiado pronto
    No queremos que el precio restrinja el potencial de tu empresa. Primero encuentra los CRMs que resuelven tus necesidades. Sobre esos, puedes usar el precio para priorizar unos. De esa forma conseguirás el mayor valor para tu organización.

    No olvides invertir en formación
    De nada sirve el CRM más potente del mundo si no sabes usarlo. Hay que tener muy personalizado el CRM, tener unos procedimientos para usarlo y que todo el personal lo utilice de la misma manera. Necesitamos evitar que haya información duplicada, información que falta, procesos que no se hacen correctamente, oportunidades que se pierden… La formación es importante.

    Planifica una integración por fases
    Piensa en hacer una integración gradual del CRM. Es un proceso que ha de trabajar con aspectos clave de tu empresa (clientes, facturación…) y además tiene asociado un proceso de adaptación. La mejor forma de gestionar procesos complejos es dividirlos en otros más sencillos para minimizar el riesgo. Es mejor comenzar a usar una parte del CRM y gradualmente ir integrando las demás.

    ¿Cómo se integrará con mis servicios actuales?
    ¿con facturación, bases de datos de clientes…? Es clave. Si el servicio es muy conocido seguramente lo ponga en su web. En caso contrario lo mejor es preguntarle al proveedor. Si no ofrecen integración tienes varias alternativas:
    Buscar otro proveedor, aunque a veces ningún CRM integrará nuestro servicio
    Crear una solución a medida: probablemente el CRM tenga algún tipo de mecanismo para que terceros puedan desarrollar una pequeña aplicación que interactúe entre ese servicio y el CRM. Este mecanismo que ofrecen muchos CRMs se denomina API.

    ¿Software en la nube o en tu oficina?
    Las Pymes cada vez más están optando por soluciones en la nube por el mero hecho de que no necesitan gestionarlo ellos, está siempre disponible y se puede acceder desde cualquier ubicación. El modelo en la nube es bastante flexible y tiene menos costes de alta y configuración.
    El modelo de software instalado en la oficina es recomendable para empresas de tamaño medio o grande con personal TI que pueda gestionar la herramienta porque a medio plazo el coste inicial se compensa.

    ¿Se puede usar desde el móvil?
    El móvil es ya un dispositivo casi imprescindible para trabajar. Es importante que los CRMs también puedan utilizarse desde ellos porque es una gran ventaja competitiva. Imagina un comercial en un evento que acaba de hablar con un posible cliente, si puede puede introducir los datos al momento en el CRM la información será más completa y ya se podrá comenzar a trabajar.

    ¿Puede gestionar mis redes sociales?
    El social media cada vez es una estrategia más importante en las empresas. Si nuestro CRM puede gestionar redes sociales, monitorizar qué hablan de nosotros e interactuar con las personas estaremos ahorrando mucho tiempo y facilitando la gestión.

    ¿Incorpora Business Intelligence?
    Con estas herramientas podemos descubrir muchas oportunidades de negocio nuevas. Hasta hace no demasiado las herramientas de BI (Business Intelligence) eran cosa de las grandes empresas por sus elevados costes. A día de hoy muchos CRMs incorporan funcionalidades que nos permiten analizar los datos de nuestros clientes, ventas… crear gráficos, visualizaciones y extraer información relevante.

    Para grandes empresas
    Las grandes empresas tienen una serie de retos diferentes a las pymes. Los usuarios del CRM serán principalmente el personal del departamento de ventas y el de atención al cliente. Así que es importante tener a ambos perfiles en cuenta a la hora de escoger una solución.

    Suelen apostar por soluciones instaladas en sus oficinas porque aunque tienen costes más altos al incio, a medio/largo plazo se suelen compensar. Para esto debes tener en cuenta el coste de mantenimiento y los requerimientos en hardware.

    Soluciones de bajo coste
    Si tienes un presupuesto limitado o necesidades muy básicas puedes comenzar usando varios CRMs potentes que ofrecen un modelo freemium (gratuito con pocas funcionalidades). Puede servir para comenzar, pero cuando si haces un uso diario de la herramienta pronto te darás cuenta de que la solución se queda corta.

    Otra opción de bajo costes es usar CRMs libres (open source). Hay varios proveedores que sus CRMs gratis (sin algunas opciones) para que los instales en tus propios servidores. Ofrecen más funcionalidades que los CRM freemium pero necesitas ciertos conocimientos técnicos para instalarlos y gestionarlos. Si optas por una solución de este tipo puedes investigar si hay comunidad de usuarios que den soporte en caso de problemas.

    Metodología para escoger un buen CRM

    1. Conoce qué te puede aportar
      Antes de hacer una reunión interna para conocer las necesidades de tu empresa debes conocer qué puede aportarte un CRM por ti. En el apartado 3 hemos comentado los beneficios y ejemplos concretos de necesidades que cubre.
    2. Planifica una reunión interna
      Has de saber qué departamentos van a utilizar la solución y planificar una reunión con ellos para conocer sus necesidades. El objetivo es tener un listado de requerimientos que cubra las necesidades de todos los perfiles de usuario que utilizarán la herramienta. El documento final puede priorizar distinguir requerimientos básicos de los deseables.
    3. Programa presentaciones con los vendedores
      Ahora es el momento de que los comerciales de cada solución te presenten una demostración para ver cómo funciona su producto. Te será más sencillo ver cómo resuelven tus necesidades principales y estarás más capacitado para hacerles preguntas. Si la decisión se toma entre varios responsables es conveniente que estén todos presentes. Es interesante que el CEO o algún máximo responsable de la empresa esté presente.
    4. Selecciona la mejor solución a largo plazo
      Valora los proveedores, habla con compañeros, revisa sus propuestas… Es el momento de solicitar cualquier aclaración y de revisar toda esta guía para asegurarte de no dejarte ningún punto importante.
    5. Negocia y ejecuta
      Determina qué tipo de licencias necesitarás, solicita extras si los requieres..

    Módulos destacados de un CRM

    • Gestión de clientes: Lo más importante de un CRM es la posibilidad de guardar toda la información relativa a clientes: presupuestos, facturas…
    • Histórico de clientes: Puedes conoce las compras anteriores y toda la información que hayas guardado de cada cliente.
    • Agenda: Lleva una agenda con notificaciones

    Conceptos más importantes

    • Campañas de marketing: cada una de las accione que realizas con los clientes
    • Informes de ventas:  Puedes generar informes de todos los ingresos que te ha generado cada cliente, agrupando por fecha, tipo de cliente…

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    Diseño gráfico y web


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    Necesita un CRM para el seguimiento de clientes. Dentro de la información que quiere tener a mano da preferencia al estado de la factura y de los cobros de las facturas.

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    Buscan implementar un CRM. En la actualidad trabajan con un SAP y una generación de informes. Tienen prevista fusionarse con otra empresa y ese es el motivo por el que ven la necesidad de un CRM. Debe poder gestionar un numero amplio de vendedores y también bastantes agentes. Se trata directamente con el jefe del departamento comercial que tiene la aprobación del gerente para comenzar a buscar la solución.

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    Necesita un CRM con el que controlar principalmente el flujo de trabajo por medio de alertar personalizables. Al tratarse de una asesoría-administración fincas-abogados tienen una gran cantidad de trabajos de los que deben hacer un seguimiento: plazos de presupuestos, arreglos pequeños (escapes, bajantes...), etc., todos estos trabajos quieren gestionarlos con alertas personalizadas que indiquen paso a paso el siguiente movimiento, plazo que cumplir, etc. También consideran interesante que se pudiera sincronizar con outlook y office 365 de modo que se sincronizar tanto el correo como el calendario y documentos. Entienden que habrá un periodo de formación para la totalidad de personal del despacho. Llamando al teléfono fijo desde centralita desvían la llamada al móvil de la persona con la que tratar.

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    ¿A qué os dedicáis?

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    ¿Qué necesitas?

    Un software práctico para gestionar la contabilidad de la empresa. Facturas, albaranes, IVA, declaraciones... Quiere tener una base de datos para gestionar las necesidades de los clientes y la gestión de los proyectos de principio a fin.

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    ¿A qué os dedicáis?

    Consultoría de servicios y seguros


    ¿Qué necesitas?

    Son una consultora que necesitan tener una base de datos para gestionar lo que necesiten sus clientes. Enviar email con la información que nos pida cada cliente. Archivar los trabajos hechos y que se integre en la ficha de cada cliente. Tener avisos diarios de las visitas programadas y las llamadas que tienen que hacer a los clientes. Quiere un software práctico y fácil de utilizar.

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    ¿A qué os dedicáis?

    Comercial telecomunicaciones


    ¿Qué necesitas?

    Un software para tener el control de los clientes. Gestionar las visitas diarias a los clientes. Tener una base de datos para controlar los clientes de forma sencilla. Importar los datos de los clientes que tiene en Excel al nuevo software.

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    ¿Qué necesitas?

    Tienen un software implantado pero lo tienen obsoleto y quieren uno nuevo que se ajuste a sus necesidades. Tener un CRM para tener el control de los alumnos, poder personalizar cada ficha con la información necesaria de cada alumno. Gestionar de manera sencilla todos los cursos del centro. Que se pueda gestionar con aplicaciones móviles. Controlar la facturación de la empresa, albaranes, facturas, cuotas...

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