Guía de Control de tiempos

¿Para quién es esta guía?

Esta guía está elaborada pensando en todas aquellas empresas que necesitan tener una mejor y mayor gestión del tiempo de su organización. Gracias a este software se puede registrar el tiempo empleado en cada tarea asignada y así poder automatizar procesos que actualmente no lo son, como puede ser la facturación de la nómina o la del cliente.
La gestión del tiempo afecta a casi todos los departamento de la compañía, por eso es conveniente disponer de un software que realice un control de este factor para la optimización de los recursos y el aumento de beneficios.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para control de tiempos . Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

Introducción

¿Qué es un software de Control de tiempos?

El software de control de tiempos es un programa que se encarga de registrar las horas trabajadas para su facturación, para la nómina o para otras operaciones. Registra el tiempo empleado en cada tarea asignada y se utiliza para automatizar la facturación de la nómina o la facturación del cliente.
Además, también proporciona información sobre las operaciones que se realizan en la empresa, como por ejemplo especifica qué tareas consumen más tiempo de personal y cuanto cuesta monetariamente. De esta manera permite y ayuda a planificar los presupuestos de los proyectos.

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¿Lo necesito?

Si deseas generar automáticamente las facturas para tus clientes basadas en el tiempo consumido, la facturación de gastos adicionales para cada cliente y gestionar las horas trabajadas, incluyendo control de tiempo, programación de turnos, nóminas, etc., sin duda necesitas un software de control de tiempos.

Aspectos esenciales del software para Control de tiempos

Seguimiento del tiempo

Esta es una de las funcionalidades más importantes de este tipos de software. Con ella se registran las horas trabajadas en tiempo real y se definen en una hoja de tiempo. Esta hoja de horas se utiliza para poder facturar a los clientes o para calcular las nóminas con mayor precisión. Además, también permite visualizar las tareas en una línea de tiempo.
Esta función de seguimiento del tiempo es esencial para registrar las horas trabajadas con precisión y así poder crear un informe fácil de entender. Además, ayuda a los gerentes de los proyectos a estimar y automatizar las fechas límite y las fechas de finalización del proyecto y hacer un seguimiento de la productividad de cada trabajador.

Hoja de horas en línea

El software de control de tiempo incluye una hoja de horas, en la que centraliza todas las horas facturables registradas. Proporciona una visión centralizada de las horas que se pueden facturar. Esta hoja se hace servir como un informe de asistencia que además realiza un seguimiento de las ausencias, los días de vacaciones y los descansos. Se puede exportar en formato PDF o CSV y se utiliza para generar la nómina o la facturación.
Estas hojas se encuentran actualizadas en todo momento y se puede verificar su estado siempre que se quiera. Gracias a ellas se también podemos definir si las horas extras o de viaje se pueden facturar o no.

Gestión de proyectos

El software de control de tiempo presenta algunas herramientas propias de un programa de administración de proyectos. Por ejemplo, permite hacer un seguimiento del progreso del proyecto por día, semana o mes, establecer presupuestos de proyecto, establecer fechas límites, definir prioridades y establecer tareas a los empleados de la empresa. Un software de gestión de proyectos necesita incorporar funcionalidades de control de tiempos, por esta razón los software de seguimiento de tiempo incorporan funcionalidades para poder gestionar los proyectos.
Esta función permite ahorrar costes no gastando demasiados recursos en un mismo proyecto. Los proyectos que tienen un presupuesto restringido tienen que ser realizados dentro del tiempo establecido y gracias al software de control de tiempo de puede gestionar y asegurar su cumplimiento.

Facturación online

La facturación online es una de las principales funcionalidades que presenta el software de control de tiempo si vuestra empresa factura por horas o minutos. Esta herramienta realiza un seguimiento de todas las horas trabajadas con precisión y realiza, de manera automática, la facturación en función de los elementos configurados, como el tiempo facturable y las tarifas de este. Esta función nos ayudará a realizar la facturación de los clientes de una manera transparente, evitando malentendidos y posibles conflictos.
Otra de las características de esta herramienta es el cálculo automático de salarios, proporcionando un gran ahorro de tiempo para las pequeñas y medianas empresas. Los trabajadores solo tendrán que registrar su entrada y salida y su tiempo empleado se captura en una hoja de tiempo, que proporciona información al sistema de nóminas.

Alertas

Las alertas se pueden aplicar y configurar de varias maneras. Por ejemplo, podremos enviar de manera automática un recordatorio a los trabajadores cuando no realicen el registro de entrada o de salida. También se le puede avisar con antelación cuando él y su equipo estén retrasados en sus funciones, cuando tengan que realizar tareas urgentes o pendientes o recordando el próximo plazo de entrega del proyecto.
Estas notificaciones son automáticas y se pueden enviar a diferentes canales y a diferentes dispositivos, por correo electrónico, SMS o panel de control. De esta manera se consigue que los empleados estén en todo momento informados de la evolución del proyecto y sea más fácil para ellos llegar a los plazos de entrega.

Gestión de usuarios

El software de control de tiempos permite crear grupos y administrar a los usuarios por equipos o por departamento. Esta función nos ayuda a asignar tareas, a generar informes por grupo y a delegar labores del equipo a un líder de grupo. Esta herramienta utiliza permisos para diferentes tipos de usuarios, como puede ser el administrador, empleados y responsables de asignación de permisos.
Se generan informes centrados en el equipo, pudiendo compartirlo con otras personas con autorización. De esta manera, el líder de equipo puede obtener un informe detallado del desempeño y productividad de cada miembro de su equipo. Además, estos informes facilitan el análisis rápido del equipo por parte de los directores y ayudan a modificar la productividad general.

Informes y análisis

El programa permite crear informes y resúmenes en pocos pasos para poder analizar una gran cantidad de datos relacionados con las labores de la empresa. Por ejemplo, podemos revisar el tiempo total que cada empleado ha dedicado a un determinado proyecto, pudiendo ver su desempeño en estadísticas diarias y semanales o analizar sus números por tareas. También realizar análisis en el presupuesto o descubrir áreas donde hay que reducir costes. Estos informes se visualizan en tablas y gráficos.
Además, el sistema incluye plantillas para poder personalizarlos. Así podemos crear vistas de datos de manera que sean fáciles de entender. Gracias a ellos se podrá realizar un seguimiento del tiempo y una correcta gestión de los proyectos.

Ventajas a tener en cuenta

  • Aumentan la productividad, ya que ayuda a optimizar la capacidad de trabajo de los equipos y de cada empleado.
  • Registro de tiempo y horas facturables de manera automática.
  • Promueve la transparencia laboral, ya que las horas facturables se registran con precisión y de esta manera se evitan malentendidos.
  • Mejora la exactitud de los plazos gracias a la visibilidad de las tareas de una manera detallada.
  • Capacita a los empleados, de manera que la confianza entre gerentes y empleados genere que los empleados tengan más libertad para cumplir con las fechas de entrega de los proyectos.

Glosario

  • Facturación: hace referencia a todos los procesos relacionados con la realización, registro y emisión y cobro de facturas por parte de una empresa.
  • Nómina: es el registro financiero que se realiza por parte de una empresa sobre los salarios de sus trabajadores, incluyendo horas trabajadas, bonificaciones y deducciones. Indica la cantidad pagada a los empleados por el trabajo realizado en la empresa.
  • Horas facturables: hace referencia a las horas trabajadas que se pueden cobrar a un cliente. Son las horas que hemos dedicado a desarrollar el producto o servicio para el cliente.
  • Productividad: es el rendimiento eficiente de la actividad realizada por parte del empleado expresada por la relación entre el gasto de trabajo y la cantidad de bienes producidos en un intervalo de tiempo.
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