¿Para quién es esta guía?

Esta guía va dirigida a todos los empresarios, tanto autónomos como medianas o grandes empresas, porque toda actividad comercial esta obligada a ser resumida en una contabilidad.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para restaurantes, bares y cafeterías. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software de contabilidad

Es un software donde se resumen los movimientos comerciales diarios. Efectuar este trabajo a mano, por medio de libros físicos, es impensable hoy en día. La carga de trabajo seria bastante grande.
Debemos tener en cuenta que un software de contabilidad realiza una serie de tareas mecánicas y en cadena. Cuando realizamos un asiento se actualiza el libro Diario a la par que se actualiza también el libro Mayor, lo que actualiza los libros de Balances… Hacer todos estos pasos a mano seria un enorme consumo de tiempo que tendríamos que robar a nuestra verdadero objetivo que es la actividad de la empresa.

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¿Lo necesito?

El soporte informático es imprescindible para cualquier tipo de negocio y un software de contabilidad es tan generalista que seguro que lo necesitas.

Beneficios de un software de Contabilidad

En primer lugar debemos discernir que tipo de programa de contabilidad necesitamos porque no todos son iguales.
Los desarrolladores han creados software de contabilidad adaptable a todo tipo de tamaño y actividad de empresa.
Debemos plantearnos que tipo de contabilidad debemos realizar:

  • Contabilidad financiera: Si necesitas una información estandarizada para presentar estados contables a terceros, como reuniones de inversiones, este es el tipo de contabilidad que te caracteriza.
  • Contabilidad fiscal: Este tipo de contabilidad esta reglada por las leyes fiscales de cada país y es independiente de la contabilidad financiera. Por ello si resides en España no puedes utilizar un software desarrollado teniendo en cuenta la leyes de cualquier otro país.
  • Contabilidad de gestión: Esta enfocada a la gestión interna de la empresa. La información que reporta permite que la empresa marque sus presupuestos en base a los datos del cierre de ejercicios anteriores.
  • Contabilidad de costes: Esta contabilidad es esencial para redactar informes sobre la fabricación de los productos y sus costes. Se divide en tres modelos principales: Full Cost, Direct Cost y ABC.
  • Contabilidad administrativa: Gestiona los activos de la empresa tanto los intangibles (como el fondo de comercio) como los materiales y los financieros, ademas proporciona información financiera de todos los departamentos y se pueden apreciar posibles desviamiento en las previsiones.
  • Contabilidad por actividades: La finalidad de esta contabilidad es mejorar la productividad de todos los departamentos de la empresa. Por esta razón en este contabilidad se fusionan la de tipo Administrativa y la de Costes.

En base al tipo de contabilidad al que estemos sometidos deberemos seleccionar un programa cuyas opciones se adapten a nuestras necesidades. No obstante existen una seria de funciones, aparte de las comunes contables, que siempre debe poseer el programas que seleccionemos. Son las funciones básicas:

Automatización

En base a una información previa introducida el programa debe organizarla de modo que pueda emitir una factura, confeccionar una nomina, realizar un asiento, calcular impuestos, etc.

Seguridad de los datos

De forma automática el software debe crear duplicados de toda la información ya sea en local, en el mismo ordenador, o en online, en un servidor externo.
La contabilidad es la propia historia de la empresa y el perder esos datos puede ser un desastre difícil de medir.

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Gestión de errores

El software debe contar con un validador de datos para evitar en lo posible errores humanos. Por ejemplo impedir utilizar cuentas contables que no han sido inicializadas, registrar facturas emitidas o recibidas cuyo numero ya exista en nuestra base de datos, detectar descuadre de cuentas, detectar descuadre de asientos compuestos.

Informes y estadísticas

La contabilidad facilita una serie de información financiera que ayuda a la toma de decisiones en la empresa, siempre que esa información este correctamente mostrada de modo que se facilite su interpretación con el menor margen de errores.
Esa información puede estar mostrada en informes acompañados de estadísticas que ayudan a comprender la cronología de los datos.

Personalización por usuarios

Para asegurar la privacidad de algunos datos sensibles de la empresa es interesante que el software cuente con una política de permisos si es utilizado por diversos usuarios.
Se trata que según que usuarios solo puedan acceder a ciertas opciones y a cierto nivel de información. Estos datos deben quedar registrados de modo que se puedan efectuar auditorias de acceso de una forma rápida y sencilla.

Escalable

Que el software sea escalable o modular, es decir que se puedan añadir otros módulos contables si la empresa crece en tamaño o en necesidades, siempre es interesante.
Estos módulos adicionales nos garantizan que no tengamos que cambiar de software al cabo de unos cuantos años. Los cambios de software siempre resultan traumáticos en las empresas y hay que evitarlos siempre que sea posible.

Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

  • Exportar e importar: Resulta muy interesante que el software pueda exportar informes a diversos formatos (PDF, XLXS, DOCX…) y a la inversa que se puedan importar datos de otras contabilidades.
  • Adaptación a la normativa vigente: Los cambios en la normativa contables y fiscal se producen muy a menudo por lo que es interesante que el software este actualizado a la ultima versión y que tenga actualizaciones periódicas.

Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversos formas de implementar el software para contabilidad. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.

Local (en el escritorio)

  • Si te gusta controlar toda la información y correr el menor numero de riesgos siempre sera mejor que la información este en tu propio ordenador.
  • No debes temer por cortes de red. Si la conexión a Internet se interrumpe tu negocio continuara funcionando.
  • Necesitaras mas inversión inicial porque normalmente es pago por licencia o pago por puesto.
  • Posibilidades de personalizar el programa, con un coste añadido.

En la nube (online)

  • Sera muy conveniente si existen diversas sucursales de la empresa. De ese modo el fusionar información para sacar resultados generales puede ser más sencillo.
  • También hay que tener en cuenta que supone menos inversión inicial.
  • Muchos programas que residen en la nube facilitan plantillas de pagina web dentro de su propio dominio lo que facilita la divulgación del negocio.

Glosario

  • Libro Diario, Mayor, Balances…: Son los libros oficiales que todas las empresas están obligados a llevar. En base al pase de los asientos al libro Diario se crea el resto de libros contables.
  • Full Cost: Conocido como costes completos ofrece una visión total de los costes derivados de la fabricación, venta y servicios.
  • Direct Cost: Conocido como costes parciales, carga a los productos solo los costes directos y no los indirectos.
  • Cost ABC: Anacrónico de (Activity Based Costing) distribuye solo los costes indirectos.
  • Validador de datos: Algoritmo informático que comprueba el valor de un campo y compara su formato con uno concreto que sirve de maestro.
  • Política de permisos: Sistema de control de acceso basado en un Usuario y Contraseña
  • Auditorias de acceso: Verificación de los usuarios que han accedido a un sistema.
  • PDF, XLXS, DOCX: Hacen referencia a los documentos de Adobe PDF (Portable Document Format), Microsoft Excel y Miscrosoft Word .
  • Software escalable o modular: Software que puede ampliar sus opciones en base a desarrollos para ampliar los actuales o módulos completos que otorgan otras funcionalidades.

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    3,8
    Configuración inicial 
     
    3,6
    Administración sencilla 
     
    3,7
    ¿Qué es lo más destacado?
    Funcionalidades (38%)

    ¿En qué puede mejorar?
    Personalización (23%)

    ¿Para qué adquirieron el software?
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