Guía para Talleres mecánicos

¿Para quién es esta guía?

Esta guía va dirigida al amplio sector de Talleres Mecánicos. Si gestionas o piensas gestionar un taller mecánico, sin importa el tamaño, taller de chapa y pintura, taller de motos, de taller de vehículos industriales y/o agrícolas, taller de mecánica náutica, etc., necesitas el soporte de un software como este.
Podemos seleccionar entre el amplio mercado de programas que existen en la actualidad, pero tendremos que asegurarnos que cubre por un lado las necesidades básicas del taller y por otro lado los aspectos legales a los que están obligados.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para talleres mecánicos y no equivocarnos. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software de talleres mecánicos?

Se trata de un software especializado para talleres mecánicos y existen tantas versiones de este software como especialidades hay dentro de un taller mecánico. Pero sin estos programas nos resultaría imposible gestionar de forma correcta nuestro taller, tanto si es pequeño como si es el concesionario de una gran marca.
De igual manera que la mecánica de los automóviles ha dado un tremendo salto evolutivo así se han mejorado los software de talleres mecánicos para convertirse en compañeros necesarios de nuestro trabajo del día a día.

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¿Lo necesito?

El soporte informático es imprescindible para cualquier tipo de negocio. Sea cual sea tu tipo de taller se gestionan muchas tareas y muchos datos, mantener toda esta información de una forma ordenada y accesible es imposible sin un soporte informático. Sin duda los necesitas.

Beneficios del software para Talleres Mecánicos

El software para talleres mecánicos se divide normalmente en varios grupos de opciones. Cada uno de estos grupos incluye aspectos de la actividad. Para que tengamos un software completo que abarque todas nuestras necesidades como mínimo debe contar con estos grupos de opciones:

Recepción y entrega

La recepción de los vehículos es muy importante. Se precisa una observación de todo el coche, al menos de todas las partes visibles y aun es mas interesante tomar fotografías de la parte externa del vehículo y de los valores como kilometraje o cantidad de combustible existente.
Todo esto no lo haremos por desconfianza sino para evitar malos entendimientos con el cliente. Ademas toda esta información pasara a engrosar el histórico del vehículo: dentro de los programas informáticos el histórico es un resumen de apuntes en base de datos que hacen relación a algo común como podría ser el histórico de pacientes, histórico de reparaciones, etc.
Aparte de esta previsiones también deberemos emitir un documento de entrada del coche en el que deberemos poner todo tipo de conceptos que creamos importantes. El documento de entrada del coche es en realidad un contrato que firman ambas partes, cliente y taller, por eso debe estar correctamente redactado.
La entrega de los vehículos una vez reparados es tan solemne como la recepción. El cliente debe firmar el documento de entrega del vehículo aceptando que todo esta correcto.

Órdenes de reparación

Desde una sola pantalla podrás ver todo el proceso de la reparación. En primer lugar podrás recoger la información que el cliente detalla sobre la avería del coche, pero lo ideal es que los propios mecánicos puedan acceder a esa información y ampliarla a medida que realizan test y pruebas.
También en el mismo formulario es interesante ir relatando el avance en la reparación e ir haciendo constar los recambios que se utilizan y que deberán descontarse del stock de forma automática.

Gestión de tiempos

No menos importante que las ordenes de trabajo es la gestión de tiempos. El control del tiempo empleado en cada reparación y por cada mecánico es imprescindible para gestionar una buena facturación, que a la par supone evitar fugas de beneficios.
Se deben registrar tanto los tiempos de trabajo como los tiempos de paradas. El control del factor humano dentro del taller, como en cualquier otro sector empresarial, es de los más importante.

Mecánica preventiva

La mecánica preventiva se basa en contratos de mantenimiento de vehículos. Es interesante que la propia aplicación cuente con una serie de plantillas de contratos para cubrir estos casos.
Ademas también tenemos que prever el tiempo que ofreceremos de garantía tanto en las piezas que se utilicen como en las reparaciones de este tipo de contratos.

Gestión documental

La gestión documental se basa en relacionar los documentos físicos y digitales entre ellos y con su origen.
En este caso seria relacionar todos los pedidos al almacén de stocks con los partes de trabajo o relacionar todos los contratos de mantenimiento con un coche en concreto y poder acceder a todos los documentos desde el propio sistema, ya sea para revisarlos o para imprimirlos.
Por otro lado podemos incluir en este punto la necesidad de tener documentación sobre las piezas que componen los coches. En este aspecto tenemos dos opciones:

  1. Que el software cuente con su propia base de datos de despiece de vehículos por marcas y modelos y que sea actualizada periódicamente.
  2. Que enlace a una base de datos externas que ofrezca despiece de vehículos por marcas y modelos y que este actualizada periódicamente.

Gestión administrativa

La gestión administrativa debe abarcar todas las opciones básicas de administración para tratar al taller como lo que es: una empresa. Entre otros aspectos debe contar con opciones de:

  • Facturación: la facturación debe poder ser individual, por vehículo, o en grupo por ejemplo si te dedicas al mantenimiento de una flota de transporte.
  • Presupuesto: Los presupuestos deben recoger tanto la mano de obra como las piezas de recambio. Debe estar editado por partidas para que se puedan eliminar o añadir o subir o bajar en prioridad.
  • Todos los detalles, tanto de las facturas como de los presupuestos, deben ser selectivos, en el aspecto que se puedan incluir descuentos, diferentes unidades como tiempo en caso de la mano de obra o unidades en caso de recambios…
  • Tesorería: La gestión de gastos e ingresos debe ser uno de nuestros objetivos principales. Es importante revisar a menudo estos informes para poder cambiar la política financiera de la empresa siempre que sea necesario y antes que salten todas las alertas.

Gestión de clientes

La atención a los clientes se engloba dentro de lo que se conoce como CRM. En este tipo de opciones registraremos nuestra relación con los clientes, pero ademas lo usaremos también para lanzar campañas de promoción y de marketing.
Dentro de la atención al cliente se esta imponiendo darles la oportunidad de hacer un seguimiento de la reparación del coche desde sus teléfonos móviles.
Es interesante habilitar un portal donde el cliente pueda ver el progreso de la reparación, cuando podrá recoger el coche, etc.
Dar a los clientes un opción de avisos de urgencias o fuera de horario comercial es tan interesante como peligroso.
Por un lado lograremos fidelizar a los clientes pero por otro lado no supone tener un turno dispuesto a trabajar en cualquier momento y posiblemente en cualquier lugar.

Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

  • Seguridad: Si el programa cuenta con una opción de copias de seguridad resultara mucho mas cómodo y fácil a si tenemos que hacer nosotros las copias de forma manual.
  • TPV: Algunos programas incluyen una opción de TPV (Terminal Punto de Venta) dedicada exclusivamente a la venta de recambios básicos: bombillas, ruedas, aceite de motor…
  • Análisis: El análisis de costes e ingresos por reparación es muy interesante y podremos deducir si el coste de las horas es adecuado o si el margen de beneficios por los recambios es el que corresponde.
  • Integración con el paquete de Microsoft Office: Esta es otra opción interesante ya que podremos exportar datos a Excel y tratarlos según nos convenga.
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- Histórico de reparaciones por vehículo y control de fechas de revisiones También seria interesante que contaras con avisos SMS para notificar al cliente que pase a retirar el coche.. Funcionalidades: Gestión de inventarios, Presupuestos, Facturación

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Taller mecánico


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Taller de coches


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Taller mecánico


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