Guía para Restaurantes, bares y cafeterías

¿Para quién es esta guía?

Esta guía resultará de utilidad para los empresarios que gestionen restaurantes, bares, cafeterías o negocios similares.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para restaurantes, bares y cafeterías. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software para restaurantes, bares y cafeterías

Es un software que se adapta en su totalidad a este sector y cubre las necesidades del día a día de estos empresarios. Como en otros sectores existen de todos los tamaños para adaptarse tanto a pequeños bares como a cadenas de restaurantes.
Su interfaz gráfica llena de imágenes y táctil son de los aspectos que más destacan en este tipo de software, pero no nos equivoquemos porque se trata de un software más potente que un simple TPV.

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¿Lo necesito?

El soporte informático es imprescindible para cualquier tipo de negocio. El trabajar con cajas registradoras ya no es suficiente y precisamos herramientas informáticas que no quiten trabajo, nos den agilidad y sobre todo que nos muestren información relevante de la marcha de nuestro negocio. No cabe duda: lo necesitas.

Beneficios de un software de restaurantes, bares y cafeterías

Existen versiones muy reducidas de este tipo de software pero nos centraremos en los beneficios que ofrecen versiones de tamaño considerable y de ese modo tendremos una mayor idea de conjunto de opciones.

– Control de caja

Uno de los aspectos mas importantes es el control de caja. El software debe estar preparado para realizar las gestiones necesarias:

  • Cobros por diferentes tipos de pagos: efectivo, tarjeta, cheques restaurante, divisas…
  • Arqueos diarios diferenciados por tipos de cobros y resúmenes generales.
  • Históricos de caja.
  • Entradas de billetes y monedas para cambio.
  • Situación de la caja a la entrada y salida de turnos.

Un buen control de caja repercute directamente en los beneficios de la empresa y también preserva la confianza en todos los empleados si los arqueos son claros y cuadran.

– Gestión de salones y mesas

Una de las fuentes de ingreso de este tipo de negocio son los actos sociales donde se deben preparar salones. Es ideal que el software para restaurantes, bares y cafeterías cuente con un opción gráfica de distribución de mesas en salones, de modo que visualmente puedas organizar las mesas para rentabilizar mejor el espacio. También debe contar con la posibilidad de marcar cuantas sillas habrá en cada mesa y posteriormente durante el acto social que nos vaya indicando como va el orden de platos a servir en todas las mesas y por todas las sillas o comensales.

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– Reservas

Un ágil gestor de reservas es imprescindible. Resulta muy útil que las reservas se vayan reflejando de forma gráfica marcando las mesas que tenemos disponibles u ocupadas, de este modo de una forma visual y

podremos saber en que estado tenemos las mesas para cualquier día y cual es nuestro nivel de disponibilidad.
No esta de más contar con una serie de alertas que lanzaremos a nuestros clientes por medio de SMS para recordarles la cita que han contraído y confirmar si esa reserva sigue activada.

– Cocina y Barra

La cocina debe estar comunicada con la barra y a la par con todos los camareros que este activos. Esto se consigue por medio de dispositivos móviles desde los que se toman los pedidos y se reflejan en pantallas o mediante impresoras tanto en la cocina como en la barra. Un aspecto muy importante de este sistema es que existan alertas:

  • De modificaciones para avisar de cambios en los platos.
  • De demoras para avisar de retrasos en el servicio.
  • De sugerencias si un plato esta agotado

– Gestión compras y stocks

Controlar los ciclos de compras es importante porque no queremos ni tener roturas de stocks y encontrarnos faltos de productos imprescindibles, ni tener demasiados cantidad de ningún producto, lo que supone una mala inversión. Siempre hemos de mantenernos entre un máximo y un mínimo y esa información nos debe llegar desde la gestión del almacén.
También deberemos contar con un control de caducidades para los productos perecederos. Tener que tirar materia prima porque se ha puesto en mal estado es una perdida directa para nuestro balance empresarial.
Otra herramienta muy interesante en este aspecto es la de hacer pedidos automáticos. Al llegar a cierto nivel de existencias el software para restaurantes, cafeterías y bares debe lanzar un pedido automático permitiéndonos seleccionar proveedor y oferta.

– CRM

El CRM o gestor de clientes se ha vuelto tan habitual que esta presente en la mayoría de aplicaciones y es que detrás del usuario de software empresarial siempre hay un cliente y es el mejor activo de la empresa.
En el sector de restaurantes, cafeterías y bares una buena gestión del CRM es muy conveniente sobre todo si lanzamos campañas de fidelización, promociones y ofertas.
Mantener un lazo activo con los clientes es importante. Campañas, sobre todo temporales, como una campaña para la época de las castañas o del salmón noruego, etc., casi siempre atrae a los clientes.
También resulta muy útil el conservar sus pedidos para deducir cuales son sus platos y bebidas preferidas. Imagínate lo impresionado que puede quedar un cliente si lo recibes con su bebida favorita antes que te la pida!!

– Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

  • Análisis: Información estructura de la empresa en base a los datos aportados de compras, ventas… Tener información en tiempo real del estado financiero de la empresa nos ayuda en la toma de decisiones.
  • Adaptación al SII: Estar adaptado al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) nos agilizara el cobro de las devoluciones del IVA.
  • Software modular: Si el software cuenta con diversos módulos que se pueden ir añadiendo en base a nuestras necesidades siempre estaremos cubiertos ante eventualidades o crecimiento de la empresa, lo que nos ahorra tener que migrar a una nueva plataforma.

Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversos formas de implementar el software para restaurantes, bares y cafeterías. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.

Local (en el escritorio)

  • Si te gusta controlar toda la información y correr el menor numero de riesgos siempre sera mejor que la información este en tu propio ordenador.
  • No debes temer por cortes de red. Si la conexión a Internet se interrumpe tu negocio continuara funcionando.
  • Necesitaras mas inversión inicial porque normalmente es pago por licencia o pago por puesto.
  • Posibilidades de personalizar el programa, con un coste añadido.

En la nube (online)

  • Sera muy conveniente si te tiene diversos locales o una cadena. De ese modo el fusionar información para sacar resultados generales puede ser más sencillo.
  • También hay que tener en cuenta que supone menos inversión inicial.
  • Muchos programas que residen en la nube facilitan plantillas de pagina web dentro de su propio dominio lo que facilita la divulgación del negocio.
  • De igual manera estos sistemas pueden contar con una central de reservas online de la que te puedes beneficiar.

Glosario

  • TPV: Terminal Punto de Venta que gestiona las operaciones de compra y venta en un negocio y otros muchos aspectos.
  • Pantalla táctil: También denominada tóuch, es aquella que tocando sobre su superficie permite la entrada de datos.
  • SII: Sistema de Suministro Inmediato de Información. Nueva forma de gestionar los libros de IVA por medio de la sede electrónica de Hacienda.
  • Históricos: Resumen de datos en un rango de tiempo seleccionado.
  • CRM: Del ingles Customer Relationship Management, es una gestión que recoge información de los clientes.
  • Rotura de Stock: Se produce cuando el stock de una mercancía esta por debajo de su mínimo nivel de existencias.
  • Arqueos: Resumen de las transacciones en efectivo, por medio tarjeta de crédito o cheques en un rango de tiempo.
  • SMS: Mensajes breves de texto utilizado mayoritariamente entre dispositivos móviles.
  • Personalización de software: Adaptar la interfaz gráfica y opciones de un software para que realice unos procesos concretos.
  • Ciclos de compras: Un ciclo de compra se divide en cuatro etapas básicas: 1) Descubrir necesidades. 2) Seleccionar proveedores. 3) Realizar un pedido y 4) Recibir el pedido.

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Programas más destacados para Restaurantes, bares y cafeterías

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FacturasCLOUD permite gestionar toda la facturación de un autónomo o pyme (facturas, presupuestos, clientes, proveedores etc...) desde una plataforma en la nube.

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QFACWIN
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Completo software de gestión (facturación, compras y stock). Se integra con tiendas virtuales PrestaShop, osCommerce y la app iGes para tablets y smartphones. Posibilidad de incluir módulos sectoriales, facturae y cobros en Bitcoins.

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TPVBarman
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Programa con pantalla táctil para gestionar negocio de hostelería

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Sistema integral, multilenguaje y multidivisa. Modular y con funcionalidad web. Especializado en pequeña y mediana empresa.

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Tpv gratuito para hostelería y comercio

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

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Ubicación: Murcia

¿A qué os dedicáis?

Pizzería


¿Qué necesitas?

Pizzería necesita un software TPV y el hardware (pantalla táctil, cajón portamonedas e impresora). Solo atienden encargos por teléfono, no tienen servicio en el local.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Córdoba

¿A qué os dedicáis?

Gestión cafetería, obrador, hostal y restaurante.


¿Qué necesitas?

Se tratan de dos empresas que pertenecen al mismo grupo. Una de ellas gestiona una cafetería obrador y un hostal restaurante y la otra es una comercializadora. Necesitan un ERP que cubra toda la gestión. Parte de esta gestión seria: - TPV para la cafetería, obrador y restaurante. - Gestión del hostal en cuanto a reservas y poco más. - Gestión de trazabilidad y trabajo por lotes - Gestión de almacenes, se efectúan traspasos entre empresas. - Facturación independiente para cada empresa. - Que sea multiempresa. La cafetería-obrador no esta físicamente en el mismo lugar que el hostal-restaurante. Pero no pueden trabajar con internet porque la conexión es mala.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Navarra

¿A qué os dedicáis?

Bar Restaurante


¿Qué necesitas?

Bar Restaurante necesita un software TPV y una impresora térmica para las facturas simplificadas. El software debe cubrir las necesidades comunes de este tipo de negocio.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Málaga

¿A qué os dedicáis?

Cafetería


¿Qué necesitas?

Cafetería necesita un software TPV para la gestión del negocio: factura simplificada, stock... Debe tener como mínimo conexión para tres impresoras y para 3 PDA que se conecten por RD Client porque algunos periféricos son Android y otros iOS.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Barcelona

¿A qué os dedicáis?

Bar


¿Qué necesitas?

Bar precisa un ERP para la gestionar: stocks-inventarios donde los productos deben estar referenciados y permitir las combinaciones entre ellos (p.e.: coca-cola con ron) y que las unidades se descuente del stock desde el cobro de caja. En la actualidad trabajan con un TPV tactil.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Barcelona

¿A qué os dedicáis?

Bar Restaurante


¿Qué necesitas?

Bar Restaurante precisa de un software TPV para la gestión general del negocio.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Navarra

¿A qué os dedicáis?

Bar Restaurante


¿Qué necesitas?

Bar Restaurante de próxima inauguración precia de un software TPV para la gestión del negocio y del hardware (ordenador, cajón, impresoras...) y que se pueda acceder vía dispositivos móviles para realizar los pedidos. Busca un sistema económico y sencillo para iniciar el negocio.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: Empresa mediana

Ubicación: Madrid

¿A qué os dedicáis?

Gestión restaurantes


¿Qué necesitas?

Empresa que gestiona tres restaurantes precisa de un ERP para toda la gestión de administración.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Barcelona

¿A qué os dedicáis?

Restaurante


¿Qué necesitas?

Restaurante precisa un software que le ayude a gestionar gastos e ingresos y gestión de stocks. Ya cuenta con un TPV pero quieren mejor su gestión económica, aunque no precisan un programa de contabilidad por que este aspecto se lo cubre la gestoría.

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Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Ubicación: Huelva

¿A qué os dedicáis?

Bar Restaurante


¿Qué necesitas?

Bar Restaurante de próxima apertura precisa de un software TPV para gestionar el negocio. Ademas de cumplir con las funciones normales de un TPV el cliente necesita que los camareros puedan pasar los pedidos desde un móvil y que el sistema no este basado en wifi porque les falla a menudo la señal, quieren trabajar desde su propio servidor.

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