Guía para Restaurantes, bares y cafeterías

¿Para quién es esta guía?

Esta guía resultará de utilidad para los empresarios que gestionen restaurantes, bares, cafeterías o negocios similares.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para restaurantes, bares y cafeterías. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software para restaurantes, bares y cafeterías

Es un software que se adapta en su totalidad a este sector y cubre las necesidades del día a día de estos empresarios. Como en otros sectores existen de todos los tamaños para adaptarse tanto a pequeños bares como a cadenas de restaurantes.
Su interfaz gráfica llena de imágenes y táctil son de los aspectos que más destacan en este tipo de software, pero no nos equivoquemos porque se trata de un software más potente que un simple TPV.

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¿Lo necesito?

El soporte informático es imprescindible para cualquier tipo de negocio. El trabajar con cajas registradoras ya no es suficiente y precisamos herramientas informáticas que no quiten trabajo, nos den agilidad y sobre todo que nos muestren información relevante de la marcha de nuestro negocio. No cabe duda: lo necesitas.

Beneficios de un software de restaurantes, bares y cafeterías

Existen versiones muy reducidas de este tipo de software pero nos centraremos en los beneficios que ofrecen versiones de tamaño considerable y de ese modo tendremos una mayor idea de conjunto de opciones.

– Control de caja

Uno de los aspectos mas importantes es el control de caja. El software debe estar preparado para realizar las gestiones necesarias:

  • Cobros por diferentes tipos de pagos: efectivo, tarjeta, cheques restaurante, divisas…
  • Arqueos diarios diferenciados por tipos de cobros y resúmenes generales.
  • Históricos de caja.
  • Entradas de billetes y monedas para cambio.
  • Situación de la caja a la entrada y salida de turnos.

Un buen control de caja repercute directamente en los beneficios de la empresa y también preserva la confianza en todos los empleados si los arqueos son claros y cuadran.

– Gestión de salones y mesas

Una de las fuentes de ingreso de este tipo de negocio son los actos sociales donde se deben preparar salones. Es ideal que el software para restaurantes, bares y cafeterías cuente con un opción gráfica de distribución de mesas en salones, de modo que visualmente puedas organizar las mesas para rentabilizar mejor el espacio. También debe contar con la posibilidad de marcar cuantas sillas habrá en cada mesa y posteriormente durante el acto social que nos vaya indicando como va el orden de platos a servir en todas las mesas y por todas las sillas o comensales.

– Reservas

Un ágil gestor de reservas es imprescindible. Resulta muy útil que las reservas se vayan reflejando de forma gráfica marcando las mesas que tenemos disponibles u ocupadas, de este modo de una forma visual y rápida podremos saber en que estado tenemos las mesas para cualquier día y cual es nuestro nivel de disponibilidad.
No esta de más contar con una serie de alertas que lanzaremos a nuestros clientes por medio de SMS para recordarles la cita que han contraído y confirmar si esa reserva sigue activada.

– Cocina y Barra

La cocina debe estar comunicada con la barra y a la par con todos los camareros que este activos. Esto se consigue por medio de dispositivos móviles desde los que se toman los pedidos y se reflejan en pantallas o mediante impresoras tanto en la cocina como en la barra. Un aspecto muy importante de este sistema es que existan alertas:

  • De modificaciones para avisar de cambios en los platos.
  • De demoras para avisar de retrasos en el servicio.
  • De sugerencias si un plato esta agotado

– Gestión compras y stocks

Controlar los ciclos de compras es importante porque no queremos ni tener roturas de stocks y encontrarnos faltos de productos imprescindibles, ni tener demasiados cantidad de ningún producto, lo que supone una mala inversión. Siempre hemos de mantenernos entre un máximo y un mínimo y esa información nos debe llegar desde la gestión del almacén.
También deberemos contar con un control de caducidades para los productos perecederos. Tener que tirar materia prima porque se ha puesto en mal estado es una perdida directa para nuestro balance empresarial.
Otra herramienta muy interesante en este aspecto es la de hacer pedidos automáticos. Al llegar a cierto nivel de existencias el software para restaurantes, cafeterías y bares debe lanzar un pedido automático permitiéndonos seleccionar proveedor y oferta.

– CRM

El CRM o gestor de clientes se ha vuelto tan habitual que esta presente en la mayoría de aplicaciones y es que detrás del usuario de software empresarial siempre hay un cliente y es el mejor activo de la empresa.
En el sector de restaurantes, cafeterías y bares una buena gestión del CRM es muy conveniente sobre todo si lanzamos campañas de fidelización, promociones y ofertas.
Mantener un lazo activo con los clientes es importante. Campañas, sobre todo temporales, como una campaña para la época de las castañas o del salmón noruego, etc., casi siempre atrae a los clientes.
También resulta muy útil el conservar sus pedidos para deducir cuales son sus platos y bebidas preferidas. Imagínate lo impresionado que puede quedar un cliente si lo recibes con su bebida favorita antes que te la pida!!

– Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

  • Análisis: Información estructura de la empresa en base a los datos aportados de compras, ventas… Tener información en tiempo real del estado financiero de la empresa nos ayuda en la toma de decisiones.
  • Adaptación al SII: Estar adaptado al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) nos agilizara el cobro de las devoluciones del IVA.
  • Software modular: Si el software cuenta con diversos módulos que se pueden ir añadiendo en base a nuestras necesidades siempre estaremos cubiertos ante eventualidades o crecimiento de la empresa, lo que nos ahorra tener que migrar a una nueva plataforma.

Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversos formas de implementar el software para restaurantes, bares y cafeterías. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.

Local (en el escritorio)

  • Si te gusta controlar toda la información y correr el menor numero de riesgos siempre sera mejor que la información este en tu propio ordenador.
  • No debes temer por cortes de red. Si la conexión a Internet se interrumpe tu negocio continuara funcionando.
  • Necesitaras mas inversión inicial porque normalmente es pago por licencia o pago por puesto.
  • Posibilidades de personalizar el programa, con un coste añadido.

En la nube (online)

  • Sera muy conveniente si te tiene diversos locales o una cadena. De ese modo el fusionar información para sacar resultados generales puede ser más sencillo.
  • También hay que tener en cuenta que supone menos inversión inicial.
  • Muchos programas que residen en la nube facilitan plantillas de pagina web dentro de su propio dominio lo que facilita la divulgación del negocio.
  • De igual manera estos sistemas pueden contar con una central de reservas online de la que te puedes beneficiar.

Glosario

  • TPV: Terminal Punto de Venta que gestiona las operaciones de compra y venta en un negocio y otros muchos aspectos.
  • Pantalla táctil: También denominada tóuch, es aquella que tocando sobre su superficie permite la entrada de datos.
  • SII: Sistema de Suministro Inmediato de Información. Nueva forma de gestionar los libros de IVA por medio de la sede electrónica de Hacienda.
  • Históricos: Resumen de datos en un rango de tiempo seleccionado.
  • CRM: Del ingles Customer Relationship Management, es una gestión que recoge información de los clientes.
  • Rotura de Stock: Se produce cuando el stock de una mercancía esta por debajo de su mínimo nivel de existencias.
  • Arqueos: Resumen de las transacciones en efectivo, por medio tarjeta de crédito o cheques en un rango de tiempo.
  • SMS: Mensajes breves de texto utilizado mayoritariamente entre dispositivos móviles.
  • Personalización de software: Adaptar la interfaz gráfica y opciones de un software para que realice unos procesos concretos.
  • Ciclos de compras: Un ciclo de compra se divide en cuatro etapas básicas: 1) Descubrir necesidades. 2) Seleccionar proveedores. 3) Realizar un pedido y 4) Recibir el pedido.
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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Las Palmas

¿A qué os dedicáis?

Bar Restaurante


¿Qué necesitas?

Bar Restaurante precisa de un TPV para la gestión del negocio.
Precisa del software y del hardware: pantalla tactil, impresora de tickets, dos receptores/emisores para las comandas.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Sevilla

¿A qué os dedicáis?

Restaurante


¿Qué necesitas?

Restaurante precisa un software TPV que cubra las necesidades generales del negocio.
Un aspecto que le interesa que contemple el software es que los cierre de caja los mando por mail.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Cantabria

¿A qué os dedicáis?

Centro que agrupa residencia de deportistas, pub y bar restaurante


¿Qué necesitas?

Se trata de un centro que agrupa residencia de deportistas, pub y bar restaurante y precisa un TPV para la gestión.
Las principales opciones que necesita son:
- Envío de las comandas desde las mesas a la cocina.
- Envió de las comandas desde la barra a la cocina.
- Gestión de los turnos de los empleados
- Información sobre que turnos son los que soportan mas trabajo.
Y después las opciones típicas de:
- Contabilidad
- Facturación
- Stocks
- ... . Funcionalidades: Contabilidad, Facturación, TPV

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Toledo

¿A qué os dedicáis?

Bar cafetería


¿Qué necesitas?

Bar cafetería precisa de un software de TPV. Deberá cubrir las actividades básicas del sector: facturacion, stocks...

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Barcelona

¿A qué os dedicáis?

Restaurante


¿Qué necesitas?

Restaurante de próxima inauguración precisa de un software TPV sencillo.
Debe gestionar los aspectos comunes de este tipo de software. Ellos ya cuenta con el hardware necesario.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Barcelona

¿A qué os dedicáis?

Restaurante


¿Qué necesitas?

Restaurante precisa un software TPV para gestionar el negocio.
Debe ir conectado con cocina y 3 tablets para los pedidos en mesas.
Busca un software que no tenga gastos de instalación pero si tenga mantenimiento y asesoramiento.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Barcelona

¿A qué os dedicáis?

Distribución comida.


¿Qué necesitas?

Empresa que gestiona varios restaurantes utiliza uno de ellos como cocina central y distribuye al resto, por lo que precisa un software de gestión para gestionar esa distribución, ya que ahora esta pensando en crecer a modo de franquicias.
El programa debe emitir albaranes con las entregas diarias y facturar esos albaranes cada 15 días, final de mes... o el plazo marcado.
La distribución de la comida se gestiona por peso por lo que el software debe ir conectado a una bascula. . Funcionalidades: Facturación, Gestión

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Valencia

¿A qué os dedicáis?

Cafetería


¿Qué necesitas?

Cafetería situada en el Hogar del Jubilado precisa de un software TPV que cubra las funciones normales de este tipo de programas (facturas, stocks...) y del hardware correspondiente: pantalla táctil, impresora, cajón de monedas y tablets para hacer pedidos en mesa. . Funcionalidades: TPV

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Málaga

¿A qué os dedicáis?

Restaurante


¿Qué necesitas?

Restaurante de proxima apertura precisa un software TPV para gestionar el negocio.
El software debe cumplir las funciones normales: toma de comandas, control de caja, proveedores, clientes, stock... Buscan un software de pago por licencia, es decir de un solo pago.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

Ubicación: Barcelona

¿A qué os dedicáis?

Bar


¿Qué necesitas?

Bar necesita un software TPV para la gestión general: cobros y pagos en efectivo y por tarjeta, entrada de productos (materias primas), toma de comandas en mesas...
También necesitan el hardware: pantalla táctil, cajón de monedas, impresora de cocina, tablets para la toma de pedidos. Necesitan que se pueda exportar toda la información para poderla trasladar a su programa de contabilidad, en la actualidad trabajan con SAGE. Aunque también están dispuestos a estudiar propuestas que incluyan su propio programa de contabilidad.

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