Guía para Restaurantes, bares y cafeterías

¿Para quién es esta guía?

Esta guía resultará de utilidad para los empresarios que gestionen restaurantes, bares, cafeterías o negocios similares.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para restaurantes, bares y cafeterías. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software para restaurantes, bares y cafeterías

Es un software que se adapta en su totalidad a este sector y cubre las necesidades del día a día de estos empresarios. Como en otros sectores existen de todos los tamaños para adaptarse tanto a pequeños bares como a cadenas de restaurantes.
Su interfaz gráfica llena de imágenes y táctil son de los aspectos que más destacan en este tipo de software, pero no nos equivoquemos porque se trata de un software más potente que un simple TPV.

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¿Lo necesito?

El soporte informático es imprescindible para cualquier tipo de negocio. El trabajar con cajas registradoras ya no es suficiente y precisamos herramientas informáticas que no quiten trabajo, nos den agilidad y sobre todo que nos muestren información relevante de la marcha de nuestro negocio. No cabe duda: lo necesitas.

Beneficios de un software de restaurantes, bares y cafeterías

Existen versiones muy reducidas de este tipo de software pero nos centraremos en los beneficios que ofrecen versiones de tamaño considerable y de ese modo tendremos una mayor idea de conjunto de opciones.

– Control de caja

Uno de los aspectos mas importantes es el control de caja. El software debe estar preparado para realizar las gestiones necesarias:

  • Cobros por diferentes tipos de pagos: efectivo, tarjeta, cheques restaurante, divisas…
  • Arqueos diarios diferenciados por tipos de cobros y resúmenes generales.
  • Históricos de caja.
  • Entradas de billetes y monedas para cambio.
  • Situación de la caja a la entrada y salida de turnos.

Un buen control de caja repercute directamente en los beneficios de la empresa y también preserva la confianza en todos los empleados si los arqueos son claros y cuadran.

– Gestión de salones y mesas

Una de las fuentes de ingreso de este tipo de negocio son los actos sociales donde se deben preparar salones. Es ideal que el software para restaurantes, bares y cafeterías cuente con un opción gráfica de distribución de mesas en salones, de modo que visualmente puedas organizar las mesas para rentabilizar mejor el espacio. También debe contar con la posibilidad de marcar cuantas sillas habrá en cada mesa y posteriormente durante el acto social que nos vaya indicando como va el orden de platos a servir en todas las mesas y por todas las sillas o comensales.

– Reservas

Un ágil gestor de reservas es imprescindible. Resulta muy útil que las reservas se vayan reflejando de forma gráfica marcando las mesas que tenemos disponibles u ocupadas, de este modo de una forma visual y rápida podremos saber en que estado tenemos las mesas para cualquier día y cual es nuestro nivel de disponibilidad.
No esta de más contar con una serie de alertas que lanzaremos a nuestros clientes por medio de SMS para recordarles la cita que han contraído y confirmar si esa reserva sigue activada.

– Cocina y Barra

La cocina debe estar comunicada con la barra y a la par con todos los camareros que este activos. Esto se consigue por medio de dispositivos móviles desde los que se toman los pedidos y se reflejan en pantallas o mediante impresoras tanto en la cocina como en la barra. Un aspecto muy importante de este sistema es que existan alertas:

  • De modificaciones para avisar de cambios en los platos.
  • De demoras para avisar de retrasos en el servicio.
  • De sugerencias si un plato esta agotado

– Gestión compras y stocks

Controlar los ciclos de compras es importante porque no queremos ni tener roturas de stocks y encontrarnos faltos de productos imprescindibles, ni tener demasiados cantidad de ningún producto, lo que supone una mala inversión. Siempre hemos de mantenernos entre un máximo y un mínimo y esa información nos debe llegar desde la gestión del almacén.
También deberemos contar con un control de caducidades para los productos perecederos. Tener que tirar materia prima porque se ha puesto en mal estado es una perdida directa para nuestro balance empresarial.
Otra herramienta muy interesante en este aspecto es la de hacer pedidos automáticos. Al llegar a cierto nivel de existencias el software para restaurantes, cafeterías y bares debe lanzar un pedido automático permitiéndonos seleccionar proveedor y oferta.

– CRM

El CRM o gestor de clientes se ha vuelto tan habitual que esta presente en la mayoría de aplicaciones y es que detrás del usuario de software empresarial siempre hay un cliente y es el mejor activo de la empresa.
En el sector de restaurantes, cafeterías y bares una buena gestión del CRM es muy conveniente sobre todo si lanzamos campañas de fidelización, promociones y ofertas.
Mantener un lazo activo con los clientes es importante. Campañas, sobre todo temporales, como una campaña para la época de las castañas o del salmón noruego, etc., casi siempre atrae a los clientes.
También resulta muy útil el conservar sus pedidos para deducir cuales son sus platos y bebidas preferidas. Imagínate lo impresionado que puede quedar un cliente si lo recibes con su bebida favorita antes que te la pida!!

– Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

  • Análisis: Información estructura de la empresa en base a los datos aportados de compras, ventas… Tener información en tiempo real del estado financiero de la empresa nos ayuda en la toma de decisiones.
  • Adaptación al SII: Estar adaptado al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) nos agilizara el cobro de las devoluciones del IVA.
  • Software modular: Si el software cuenta con diversos módulos que se pueden ir añadiendo en base a nuestras necesidades siempre estaremos cubiertos ante eventualidades o crecimiento de la empresa, lo que nos ahorra tener que migrar a una nueva plataforma.

Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversos formas de implementar el software para restaurantes, bares y cafeterías. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.

Local (en el escritorio)

  • Si te gusta controlar toda la información y correr el menor numero de riesgos siempre sera mejor que la información este en tu propio ordenador.
  • No debes temer por cortes de red. Si la conexión a Internet se interrumpe tu negocio continuara funcionando.
  • Necesitaras mas inversión inicial porque normalmente es pago por licencia o pago por puesto.
  • Posibilidades de personalizar el programa, con un coste añadido.

En la nube (online)

  • Sera muy conveniente si te tiene diversos locales o una cadena. De ese modo el fusionar información para sacar resultados generales puede ser más sencillo.
  • También hay que tener en cuenta que supone menos inversión inicial.
  • Muchos programas que residen en la nube facilitan plantillas de pagina web dentro de su propio dominio lo que facilita la divulgación del negocio.
  • De igual manera estos sistemas pueden contar con una central de reservas online de la que te puedes beneficiar.

Glosario

  • TPV: Terminal Punto de Venta que gestiona las operaciones de compra y venta en un negocio y otros muchos aspectos.
  • Pantalla táctil: También denominada tóuch, es aquella que tocando sobre su superficie permite la entrada de datos.
  • SII: Sistema de Suministro Inmediato de Información. Nueva forma de gestionar los libros de IVA por medio de la sede electrónica de Hacienda.
  • Históricos: Resumen de datos en un rango de tiempo seleccionado.
  • CRM: Del ingles Customer Relationship Management, es una gestión que recoge información de los clientes.
  • Rotura de Stock: Se produce cuando el stock de una mercancía esta por debajo de su mínimo nivel de existencias.
  • Arqueos: Resumen de las transacciones en efectivo, por medio tarjeta de crédito o cheques en un rango de tiempo.
  • SMS: Mensajes breves de texto utilizado mayoritariamente entre dispositivos móviles.
  • Personalización de software: Adaptar la interfaz gráfica y opciones de un software para que realice unos procesos concretos.
  • Ciclos de compras: Un ciclo de compra se divide en cuatro etapas básicas: 1) Descubrir necesidades. 2) Seleccionar proveedores. 3) Realizar un pedido y 4) Recibir el pedido.
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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

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¿Qué necesitas?

para llevar un control de los productos que compro, un control de lo que se vende y un control de lo que queda.
quiero saber cuales son mis gastos y cuales son mis ganancias.

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¿Qué necesitas?

control de inventario facturacion , reportes de ingresos y egresos debe poder trabajar en red para supervisar la ventas y realizar toda la gestión de nuestro restaurante

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Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

para control de productos, calidad, manejar gastos, comprar, proveedores. y poder dar un buen funcionamiento a estos producto.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 1M€ a 3M€

¿A qué os dedicáis?

Restaurantes


¿Qué necesitas?

Empresa que gestiona diversos restaurantes precisa de un programa de contabilidad financiera y analítica.
El programa debe por contabilizar por centros. En este caso cada centro seria un restaurante y cada restaurante tendrá sus propios asientos, su propio mayor de cuentas, etc.
En los asientos debe existir la forma de indicar una referencia que era la del centro al que pertenece el asiento.
La idea es obtener resultados del conjunto pero también de las individualidades, de cada uno de los restaurantes y de todos en conjunto.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: Gran empresa

¿Qué necesitas?

procesamiento de datos contables, funcionamiento en línea, disponibilidad inmediata de la información, corrección de errores inmediato y todo lo relacionado con contabilidad e informes adecuados para la correcta toma de decisiones

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

¿Qué necesitas?

necesito todo contabilidad, bancos, pagos, costos, nomina, inventarios. En si todo lo que requiera la administracion de un restaurante de comida rapida

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Tamaño: Empresa mediana

¿Qué necesitas?

recopilar las ventas y transacciones diarias en las diferentes tiendas, ventas diarias, que productos se vendieron, optimizar procesos de contabilidad

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Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 0.5M€ a 1M€

¿A qué os dedicáis?

Restaurante, catering y venta alimentación


¿Qué necesitas?

Se trata de una empresa con diversas actividades. Cuenta con un negocio de carnicería-charcutería y precocinados, por otro lado dan servicio de catering y por otro lado cuentan con un restaurante-cafetería.
La empresa precisa de un software de facturacion para todas las actividades, todas son al mismo nombre de empresa por no que no precisa que sea multiempresa. Quizás seria interesante tener diversas familias de productos para facilitar la facturación, pero no es imprescindible.

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¿Qué necesitas?

Software para control de inventario y ventas, estoy iniciando y me gustaría comenzar con todo sistematizado y que las ventas sean fáciles de contabilizar

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¿Qué necesitas?

para administrar unos restaurantes y llevar el 100% de los controles al dia. Necesito esta herramienta para controlar las funciones y operaciones del los locales

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¿Qué necesitas?

facturacion, control de inventario, nominas de personal, contabilidad, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Necesitamos que tenga funcionalidad en la red es decir que se puedan conectar a varios ordenadores

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¿Qué necesitas?

necesito un software de restaurante: necesito que se puedan abrir varias ventanas para venta al mismo tiempo,atender mesas al mismo tiempo y gestionar todos los pedidos desde un único sistema

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¿Qué necesitas?

para ver mis finanzas,mis ingresos y gastos de personal, de materias primas, de los platos.... necesitamos conocer los costes y tener una gestión de pedidos y de clientes eficiente

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¿Qué necesitas?

registro de pedidos (control y saber reporte de productos mas vendidos), costes de los platos, gestión de pedidos en barra, , control de inventarios, compras a proveedores, horarios de empleados... lo necesito para un restaurante

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

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¿Qué necesitas?

Gestionar el menú para que los camareros puedan realizar pedidos y gestionar la caja, emitir recibos, crear y gestionar clientes y llevar la contabilidad del restaurante

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Tamaño: Empresa mediana

Facturación: De 3M€ a 10M€

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para manejo del departamento de talento humano, control de ingreso y salida del personal, control de vacaciones entre otras actividades inherentes al departamento

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¿Qué necesitas?

es un restuarante dedicada a la venta de pollo y diferentes presentaciones, el sistema de facturacion debe ser agil y facil de utilizar, debe permitir opciones de control para empleados de primer piso y supervisores, a la vez que permita generar reportes segun cantidades de productos, cantidades en dinero, y todo los detalles sobre ventas.

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¿Qué necesitas?

tengo un café y necesito un sistema para tener los pedidos de todas las mesas y poder facturar todo correctamente. En este momento estoy utilizando excel al no tener otra opción y las cuentas no siempre son precisas, además de que no puedo tener los productos.

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Bar Restaurante


¿Qué necesitas?

bar restaurante precisa de un software de tpv para gestionar el negocio.
el local cuenta con una capacidad para unas 100 y una terraza para otras 100 personas.
realizan todos los turnos: desayunos, almuerzos y cenas y tapas.
el software debe poder recibir pedidos desde los comanderos y enviarlos a la impresora de la barra y la impresora de la cocina.
también debe gestionar los stocks, emitir tickets y facturas y realizar cierre y cuadre de caja. . Funcionalidades: Facturación, Gestión de inventarios

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Sector: Turismo y hostelería - Restaurantes, bares y cafeterías

Tamaño: PyME

Facturación: Menos de 0.5M€

¿A qué os dedicáis?

Cafetería


¿Qué necesitas?

cafetería precisa un software de contabilidad para gestionar el negocio.
la empresa ya cuenta con un tpv pero quiere tambien llevar su propia contabilidad.
necesita un software sencillo de utilizar, que automatice al máximo los procesos: asientos, cierres, confección de libros, etc.
las cuentas que mas les interesa llevar son las de proveedores (compras, existencias, etc.)

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