Guía para Peluquerías y centros de estética

¿Para quién es esta guía?

Para cualquier persona que tenga un negocio de peluquería, centro de estética, spa, salón de uñas o cualquier tipo de salón de belleza.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para peluquerías y centros de estética. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software para peluquerías y centros de estética?

Debe ser mas que un simple TPV que te gestione los tickets de caja y el cajón de monedas. En estos momentos son muchos los retos a los que se enfrentan este tipo de negocios y debemos estar preparados con completas herramientas informáticas que den soporte y opciones precisas para gestionar nuestra empresa y crecer dentro del mundo empresarial. El software para peluquerías y centros de estética debe cubrir esos objetivos para que resulte un buena inversión.

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¿Lo necesito?

Sin duda lo necesitas. Debes abandonar las hojas de Excel y pasar a una solución informática integral que te resuelva las mayoría de los problemas de gestión y te ayude a desarrollar tu negocio.

Beneficios de un software de peluquerías y centros de estética:

– Central de reservas

El software debe facilitarte la opción de gestionar una central de reservas. Esta necesidad se puede cubrir de diversas maneras:

  • Que el propio software enlace con una pagina web. Esa web puede ser tuya o de terceros.
  • Que el propio software enlace con una app Android o iOS.

Este tipo de gestión debe ser completa y dar las opciones de modificación de fecha y hora, así como eliminar una reserva si no se puede acudir.

También debe tener un recordatorio ya sea por medio de alertas desde la propia app o por medio de envío de SMS al cliente.
Otra forma menos profesional de gestionar las reservas es por medio de una pagina en Facebook, pero es posible que esto de una visión de la empresa que no sea del todo aconsejable.

Resulta muy cómodo que cada empleado pueda contar con su propia agenda donde reciba las notificaciones de las reservas, de este modo los empleados pueden organizarse y medir los tiempos que pueden dedicar a cada cliente con lo que aumenta la rentabilidad que se obtiene de los empleados.

– Marketing

El software debe contar con una serie de herramientas que le permitan cubrir este aspecto tan importante de tu negocio.

Esta bastante extendido que las opciones de marketing formen parte del CRM, ya que es una acción que repercuta directamente sobre los clientes.

En cuanto al canal de marketing en un peluquería o centro de estética debe poder facilitar la creación de campañas que pueden versar en múltiples objetivos como múltiples tarifas para múltiples perfiles de clientes, crear bonos de descuentos por sesiones o por horas, regalar muestras de productos… Todas estas acciones quedaran reflejada en nuestro CRM donde podremos medir el alcance de cada campaña: a cuantos clientes se ha enviado, cuantos clientes han respondido…

El CRM es fundamental para conocer a nuestros clientes. En el debemos registrar todo lo relacionado con ellos como: ultimo color de pelo, tratamientos estéticos, evolución en los tratamientos, etc. Cuando un cliente entra en nuestro negocio ya debemos saber todo lo referente a él y eso se consigue con los historiales del CRM.

– Control de caja

El control de caja siempre es necesario pero aun lo es mas cuando son diversos empleados los que efectúan cobros y pagos.

El software debe controlar que empleados abren la caja, que importe cobran y que cambio dan. De igual manera debe controlar los cobros por tarjeta. Con estos datos debe ofrecer un arqueo y cuadre diario de caja.

– Comisiones

Con los datos que obtenemos de la caja el software podrá calcular las comisiones de cada empleado. Lo ideal seria que incluso calculara estas comisiones cuando son mas de un empleado los que han participado en una tarea, por ejemplo que lavar y marcar lo hayan realizado entre dos empleados.

– Gestión de ventas, compras y stocks

Sera el CRM el que se encargue del seguimiento de las ventas pero el software debe ofrecer informes de todas las ventas realizadas.

Por otro lado es importante que el programa cuente con una buena gestión de compras enlazada con el stock para que cuando se llegue a un mínimo de existencias o se produzca una rotura de stock se lance de forma automática un pedido al proveedor. Deberá contar con una selección inteligente de proveedores que baraje datos como ultimas compras, mejores precios, mejores ofertas actuales

– Declaraciones de impuestos

Es bastante normal que este tipo de negocios gestione su contabilidad de forma externa. Pero para facilitar el trabajo a esa empresa exterior es interesante que el software genere informes de facturas recibidas, facturas emitidas, movimientos bancarios, resúmenes de IVA e IRPF.

– Protección de datos

Los información sensibles de los clientes deben cumplir con la nueva ley de protección de datos. El software debe dar herramientas para mantener segura esa información por ejemplo con acceso mediante usuario y contraseña, encriptando los datos de la tabla de clientes y realizando copias de seguridad periódicas en servidores u ordenadores externos.

Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversos formas de implementar el software para peluquerías y centros de estética. Veamos algunos pros y contras de diferentes sistemas.

Local o de escritorio

Pros:

  • La información esta en tu propio ordenador. Solo tu puedes acceder a ella.
  • No necesitas conexión a Internet.
  • Normalmente es pago por licencia por lo que no tienes cuotas mensuales o anuales.
  • Acostumbra a ser fácil exportar datos a otros sistemas.
  • Posibilidades de personalización.

Contras:

  • Al no estar conectado a Internet no puedes consultar la información desde cualquier lugar.
  • No puedes gestionar reservas online desde el sistema.

En la nube (online)

Pros:

  • Accede al sistema desde cualquier lugar geográfico y a cualquier hora.
  • Pequeña inversión inicial.
  • Normalmente pagina web incluida en el software.
  • Central de reservas online.

Contras:

  • Problemas de retardo por concurrencias de conexiones.
  • Si cae Internet el software deja de funcionar.
  • Los datos, sobre todo los personales, están en un servidor externo.
  • Sujeto a cuotas mensuales o anuales.

Híbridos

Pros:

El software híbrido viene a ser una mezcla entre el software local o de escritorio y el software en la nube u online.

  • La información básica esta en tu ordenador.
  • En muchas ocasiones cuenta con una pagina web que puedes gestionar desde tu sistema local.
  • No todos los procesos están sujetos a Internet por lo que si pierdes la conexión puedes continuar trabajando.
  • Puedes gestionar reservas online.
  • Puedes consultar mucha información desde dispositivos móviles en cualquier situación geográfica.

Contras:

  • Parte de la información esta en servidores externos.
  • El uso que haces de servidores remotos tiene un coste mensual.

Glosario

  • TPV: Terminal Punto de Venta que gestiona las operaciones de compra y venta en un negocio y otros muchos aspectos.
  • SPA: Negocios donde se efectúan tratamiento medicinales cuya base es el agua.
  • Central de reservas: Sistema propio de tu software o de terceros que permite gestionar reservas. Se puede emplear en cualquier negocio que este sujeto a agendar días y horas.
  • Marketing: Estudios y sistemas técnicos para mejorar la venta de un producto.
  • CRM: Del ingles Customer Relationship Management , es un sistema de gestión basado en la relación con los clientes.
  • Rotura de Stock: Se produce cuando no se puede servir una cantidad dada de una materia prima o producto para seguir su producción o venta.
  • Encriptar: Exponer datos a un algoritmo informático que impide su comprensión si no son descifrados por medio de una contraseña o clave.
  • Copia de seguridad: Clonación de una base de datos en un sistema externo no dependiente del sistema donde se encuentra los propios datos.
  • Personalización: En el mundo del software es adaptar la interfaz gráfica para que funcione de una cierta manera.
  • Concurrencias: Se produce cuando muchas conexión a una bases de datos se efectúan al mismo tiempo, produciendo retardos en las respuestas que la base de datos debe dar a esas consultas.
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¿Qué necesitas?

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