Guía para Consultorías, asesorías y gestorías

¿Para quién es esta guía?

Esta guía va dirigida al amplio sector de las consultorías, asesorías y gestorías, que en bastantes ocasiones comparten muchas opciones de software.

¿Para qué sirve?

Esta es una guía muy práctica que condensa en unas pocas páginas los aspectos más importantes para escoger un software para restaurantes, bares y cafeterías. Ahorrarás muchas horas buscando información y minimizarás riesgos porque aprenderás los puntos clave a considerar. Está creada en base a nuestra experiencia ayudando a las empresas con los retos de negocio y estrategias a la hora de seleccionar este tipo de soluciones.

¿Qué es un software de consultorías, asesorías y gestorías?

Los conceptos de consultoría, asesoría y gestoría se solapan y los utilizamos, erróneamente, para referirnos a un mismo concepto. Veamos las sutiles diferencias entre estos tres tipos de empresas:

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  • Consultoría: Empresas dedicadas a detectar problemas en otras empresas y buscar una solución. Normalmente se acude a estas empresas para temas puntales.
  • Asesoría: Empresas dedicadas a detectar problemas en otras empresas y derivar la solución a terceras empresas. Normalmente se acude a estas empresas para mantener una relación a más largo plazo.
  • Gestoría: Las gestorías son las que se diferencian de mas puntos respecto a las anteriores ya que están destinadas a gestionar aspectos administrativos de terceras empresas.

Como podréis comprobar durante la lectura de esta guía muchas opciones del software de estas empresas son las mismas, pero también existen otras fundamentales para cada sector y que no las comparten.

¿Lo necesito?

El soporte informático es imprescindible para cualquier tipo de negocio. Estos sectores no son ajenos a esta necesidad, sobre todo en estos momentos en que nacen tantas startup que precisan de los servicios de consultorías, asesorías y gestorías. Por lo que seguro que lo necesitas.

Beneficios del software para Consultorías, Asesorías y Gestorías

Para que el software nos sea de utilidad debe cubrir un mínimo de necesidades que podríamos resumir en los siguientes puntos.

Gestión de contabilidad

Esta herramienta puede ser utilizada de igual manera por Consultorías, Asesorías y Gestorías. Pero toma una mayor relevancia en el sector de las gestorías porque uno de sus principales papeles es gestionar la contabilidad de terceras empresas, por lo que ademas deberá ser multiempresa.
Para cubrir todo el espectro de posibilidades deberá contar con contabilidad de costos, contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa. De entre todas destaca la contabilidad fiscal y la liquidación de impuestos.

Gestión documental

Esta herramienta es mas propia de las Consultorías y Asesorías. Se trata principalmente de un sistema que permita intercambiar documentos desde el lado de profesional y del cliente, y subir consultas de modo online.
Todo esto durante las veinticuatro horas del día. Este rápido intercambio de documentos y las inmediatas respuestas a las consultas redunda muy positivamente en los clientes que se siente atendidos y a la par bien asesorados. Es una buena forma de fidelización del cliente.

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CRM

Los CRM se han convertido en una herramienta común para cualquier tipo de empresa, aunque toma mas importancia cuando la relación con el cliente es mas comercial que de servicios como es el caso de las Consultorías, Asesorías y Gestorías.
Los CRM gestionan perfectamente las agendas e historiales de los clientes por lo que sacaran mucho más partido a esta herramienta las consultorías y las asesorías, que interactúan mucho mas con los clientes.
Las herramientas mas comunes de los CRM son las agendas, historiales, campañas de marketing, información estadísticas de los datos aportados…

Generación de nominas

Esta opción es

para las consultorías y las asesorías y en cambio es del todo fundamental para las gestorías.
Una gran parte de los beneficios de las gestorías viene de su departamento de recursos humanos. La gestión de contratos laborales, nominas y finiquitos son imprescindibles en este sector.

Actualizaciones periódicas

Todo software precisa de actualizaciones periódicas, pero si nos encontramos con software que interactúa con instituciones como Hacienda, como es el caso de las gestorías, entenderemos que es muy importante que estas actualizaciones se produzcan y que sean fiables.
Un error en la confección de un impuesto por cambio de normativa puede resultar muy caro al cliente, por lo que en defensa de nuestro buen hacer los software de gestoría deben estar actualizados constantemente y no solo en sus cálculos internos sino también en su interfaz y opciones si es preciso.

Gestión de proyectos

Dado que muchas consultorías no solo localizan problemas en una empresa sino que también trabajan en la solución de los mismos, una herramienta de gestión de proyectos, sean de la índole que sean, les resulta muy útil.
Por otro lado tanto las asesorías como las gestoras no precisan de esta herramienta.
El software de gestión de proyectos es complejo en el aspecto que gestiona diferentes áreas que en su conjunto forman un proyecto. Normalmente los valores a gestionar y que forman un proyecto son:

  • Recursos (humanos, tecnológicos, materiales…)
  • Gestión de Tiempos.
  • Recursos económicos empleados (inversiones monetarias)
  • Procesos.
  • ROI (Retorno de la inversión)

Se pueden añadir muchos otros pero no se puede prescindir de estos.

Presupuesto

Mientras que las gestorías trabajan sobre unas tarifas, las asesorías y consultorías trabajan por medio de presupuestos, pues los casos que reciben pueden ser muy diferentes unos de otros. Sin embargo las gestorías tienen unas tarifas por productos y solo hay que seleccionar este, ese o aquel.
La herramienta para presupuestos debe ser bastante flexible y personalizable, de ese modo podremos atender a todos los supuestos. También es interesante que nos muestre información sobre desvíos presupuestarios para poder rectificar sobre la marcha y no encontrarnos al final del proyecto con una desviación insostenible.
De igual modo también es interesante que los presupuestos pasen directamente a facturación.

Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

  • Informes y estadísticas: Nunca hay suficientes informes en un software. Es importante que tengamos el mayor numero de informes y si los podemos pasar a forma grafica por medio de estadísticas de barras, lineas, etc., mucho mejor.
  • Entorno colaborativo: Se pueden desarrollar por medio de un chat interno, sistemas de alertas, derivación de trabajos, tareas colaborativas de las que se pueda medir el flujo de trabajo
  • Incidencias: Es interesante que todas las incidencias queden registradas y se pueda hacer un seguimiento de las mismas mientras se resuelven. También es positivo que esas incidencias se puedan asociar a procesos y que sirvan de alertas para evitar que sucedan de nuevo.
  • Soporte: Un soporte 7×24, aunque sabemos que no es real se debería ajustar lo más posible. Este tipo de soporte da al cliente la sensación que ante una urgencia siempre tiene un punto al que acudir.

Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversas formas de implementar el software para Consultorías, Asesorías y Gestorías. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.

Local (en tu propio ordenador)

  • Toda la información que gestionan las consultorías, asesorías y gestorías es muy sensible, porque o se trata de información interna de la empresa (financiera) o se trata de información relacionada con factores importantes (problemas de la empresa y sus soluciones), por lo que debemos medir muy bien donde guardamos toda esa información. Si tenemos una seguridad activa en nuestra empresa lo mejor sera guardarlos en nuestros ordenadores.
  • Tener el software instalado en nuestra empresa no significa estar aislado. Podemos tenerlo instalado en nuestra intranet, en nuestros servidores, y compartir información entre todos los departamentos de la empresa e incluso con departamentos externos.

En la nube (online)

  • Resulta interesante utilizar software cloud si queremos dar paso a nuestros clientes para que interactúen de alguna manera con nuestra aplicación, por ejemplo contar con formularios para urgencias, reclamaciones…, que puedan entrar y revisar los balances contables directamente, participar de forma activa en ciertas fases de un proyecto, etc.
  • La integración con aplicaciones del tipo Google Apps, Outlook, Exchange, Zoho… es mucho mas sencilla.

Glosario

  • StartUp: Se trata de empresas emergentes. Empresas que comienzan lo andadura comercial.
  • Multiempresa : Software capaz de realizar una tarea para diversas empresas de forma individual y sin cruzar los datos. Se utiliza para gestionar múltiples contabilidades o múltiples facturaciones, que pertenecen a diferentes clientes, desde un mismo software.
  • Interfaz : Parte gráfica de un software con la que interactuamos por medio del ratón o de la pantalla táctil.
  • CRM: Del ingles Customer Relationship Management, Se trata de un software orientado a la gestión integral de los clientes.
  • Desvíos presupuestarios: Diferencia entre el presupuesto inicial y el coste real al finalizar un proyecto.
  • Flujo de trabajo: Es el conjunto de estructuras diseñadas para la realización de un trabajo: tiempos, orden de las tareas, etc.
  • Seguridad activa: Es la que utilizamos a diario para mantener seguro nuestro entorno informático: antivirus, claves fuertes, copias de seguridad, no utilizar usuarios administradores…
  • Intranet: Se trata de una red cerrada que utiliza protocolos de Internet para conectar usuarios mediante permisos.
  • Software cloud: Software que se encuentra en un servidor ajeno al que accedemos por medio de un navegador de Internet desde un ordenador de sobremesa, un ordenador portátil o cualquier dispositivo móvil.
  • Integración aplicaciones: Cuando desde una aplicación podemos acceder a otra e intercambiar información entre ambas. Puede ser de forma nativa o por medio de una API.

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Gabinete abogadas y psicólogas


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Gabinete formado por abogadas y psicólogas necesita un ERP para gestionar contabilidad, facturación y CRM.

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Gestoría-Asesoría


¿Qué necesitas?

Gestoría-Asesoría precisa de un software de facturación que sea multiempresa y multiejercicio. Debe pasar las facturas a remesas SEPA y sincronizar con el software de contabilidad Diamacon. Ademas las facturas deben ser modulables, para adaptarlas según sus necesidades.

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Asesoría y consultoría


¿Qué necesitas?

Empresa dedicada a la asesoría y consultoría precisa de un ERP con un potente modulo de administracion (facturación, contabilidad, gestión fiscal...) y de gestión laboral.

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Asesoría


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Pequeña asesoría precia de un software para nominas. Gestiona la administracion de 10 empresas que cuenta con pequeñas plantillas. Precisa mecanizar las nominas y los contratos.

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Servicios de consultoría


¿Qué necesitas?

Empresa dedicada a los servicios de consultoría precisa de un software de facturación. Las facturas también serán emitidas desde presupuestos aceptados y también precisa de facturación periódica. Al trabajar con algunas entidades de la administracion también precisa que se puedan generar efacturas según normativa actual. El software debe confeccionar remesas de recibos de norma SEPA y contar con una opción de gestión de clientes.

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Gestión empresas


¿Qué necesitas?

Autonoma precia un programa de contabilidad general: asientos, impuestos, libros oficiales, etc.

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Administración de fincas


¿Qué necesitas?

Administración de fincas precia un ERP con un potente modulo de contabilidad ya que gestiona la contabilidad de otras empresas. También precisa que contenga un administrador de incidencia para gestionar las fincas.

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Asesoría contable


¿Qué necesitas?

Asesoría, principalmente de autónomos, necesita un programa de contabilidad. Debe ser multiempresa, gestionar los libros oficiales, cierre de cuentas, gestión de impuestos trimestrales... En este momento no cuenta tampoco con un programa de facturación por lo que también están interesados en que el programa de contabilidad se pueda sincronizar con uno de facturación o ya vaya incluido.

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Consultoría


¿Qué necesitas?

Un software práctico para gestionar la contabilidad de la empresa. Facturas, albaranes, IVA, declaraciones... Quiere tener una base de datos para gestionar las necesidades de los clientes y la gestión de los proyectos de principio a fin.

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Consultoría de servicios y seguros


¿Qué necesitas?

Son una consultora que necesitan tener una base de datos para gestionar lo que necesiten sus clientes. Enviar email con la información que nos pida cada cliente. Archivar los trabajos hechos y que se integre en la ficha de cada cliente. Tener avisos diarios de las visitas programadas y las llamadas que tienen que hacer a los clientes. Quiere un software práctico y fácil de utilizar.

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