El crear archivos es una actividad diaria para todas las personas, de cualquier edad y de cualquier lugar. Existen diferentes tipos de archivos, formatos, extensiones, etc. pero sin duda uno de los paquetes de programas para crear archivos en diferentes formatos, son los programas de la suite de Office. Dentro de estos podremos encontrar softwares de creación y modificación de archivos e información como Word, Excel, PPT, etc. todos estos programas nos asisten diariamente en las tareas que se realizan en diferentes entornos.
Asimismo, se ha vuelto bastante relevante el formato en que estos archivos se guardan, ya sea por la compatibilidad con el sistema, el programa, el peso, las herramientas de edición, de visualización, entre otros muchos otros factores para decidir la extensión del formato a guardar. Uno de los formatos más usuales y recomendados, es el formado de documento en PDF, debido a sus beneficios.
Es por esta razón que, la necesidad de convertir y/o guardar nuestros documentos de office en el formato PDF es cada vez más frecuente. Esta acción puede ser algunas veces complicada si no sabes los pasos a realizar, sin embargo, de hecho, es bastante sencillo de realizar gracias a diferentes herramientas que existen actualmente.
¿Qué es el formato PDF?
PDF es la sigla para Portable Document Format (Formato Portátil de Documento), desarrollado con la finalidad de mostrar el documento en cualquier software, sistema operativo o equipo, ya que es capaz de ser compatible con todos estos, es un programa que emite documentos multiplataform. Fue desarrollado por Adobe Systems en la década de los 90’s. Además, este formato es bastante portable, compacto y funcional, por lo ofrece diferentes beneficios y ventajas por sobre otros formatos.
Actualmente, este formato ha ganado popularidad, logrando ser reconocido dentro de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), es usado en diferentes sistemas, formatos, y equipos, siendo altamente compatible.
Ventajas del formato PDF
Tener nuestros archivos en el formato PDF puede ser realmente beneficioso, pues otorga ciertas ventajas que lo convierten en un formato de gran calidad, siendo altamente popular entre los usuarios.
Integridad gráfica
El formato PDF muestra de manera idéntica el contenido, formato y diseño que, en el archivo original, sin importar el sistema, dispositivo o aplicativo. El archivo se mostrará tal y como es, evitando los clásicos movimientos o rotaciones inesperadas.
Multidimensional
Con PDF podrás tener diferentes contenidos en una misma dimensión, tales como texto, imágenes, gráficos, tablas. Videos, ficheros, modelos en 2D y 3D, enlaces, etc. todos combinados e integrados en un mismo archivo PDF, ordenados según la consideración de cada usuario.
Seguridad
Este tipo de archivos permiten realizar configuraciones de seguridad en diferentes niveles para poder proteger tus datos y el contenido que poseas. Puedes colocar contraseñas, firmas digitales o filigranas.
Compacto
Los archivos con formato PDF suelen compactar la información, haciendo que el archivo originalmente pesado por su contenido sea comprimido en uno de menor peso con la misma información y sin necesidad de modificaciones, con la misma calidad original de las imágenes y fácil de compartir.
Búsquedas rápidas
El poder convertir archivos en PDF, y leerlos en este formato, permite ingresar al motor de búsqueda dentro del programa. Podrás ingresar la palabra clave y la frase o capítulo, y el motor sombreará todas las palabras claves dentro del documento.
Beneficios extras de convertir a PDF
- Es un formato universal y multiplataforma.
- Posee la capacidad de conservar la integridad gráfica de los documentos.
- Compacta archivos office de gran tamaño en archivos PDF de menor tamaño.
- Los archivos pueden protegerse con contraseñas y cifrados.
- Acceso fácil y rápido.
- Posee un motor de búsqueda eficiente.
Herramientas y soluciones
Los formatos PDF tienen popularidad dentro del mercado de programas de documentación, por lo que existen diferentes complementos para guardar como pdf para programas de microsoft office, así como soluciones para la edición, lectura, modificación, fusión y ajustes diferentes en PDF.
Cómo guardar office en PDF
Cuando redactamos o creamos documentos, solemos utilizar herramientas de office. El formato PDF resulta ser tan popular que muchas veces nos preguntamos cómo guardar en PDF desde Word 2007, o 2010, puede ser incluso Excel, o Power Point, etc. Cuando vas a descargar Word 2007 o descargar Excel 2007 e ingresas grandes cantidades de datos y otros contenidos como los multimedia, el archivo puede ser bastante pesado, o tener problemas de compatibilidad en otros dispositivos. Convertir y guardar un archivo de office a formato PDF es mucho más sencillo que buscar alguna herramienta de compatibilidad office 2007, aunque estas son bastante útiles también.
Puedes guardar powerpoint 2007 como pdf, o cualquier archivo de office 2007. Debes seguir los siguientes pasos:
- Debes abrir el archivo de office, ya sea Word, Excel, Power Point o cualquier otro.
- Selecciona la opción de “Archivo”.
- Busca la opción de “Guardar como” y selecciónala.
- Debes nombrar al archivo y en la parte inferior cambiar el Formato.
- Aparecerá un menú desplegable, y encontrar el formato “PDF”, solo deberás seleccionarla.
- Espera un poco y se hará una copia del archivo en versión PDF.
Este procedimiento puede ser usado en office a partir desde la versión 2007 en adelante, ya que todas incluyen nuevos formatos.
Soluciones para convertir en PDF
En el mercado existen diferentes soluciones para convertir Excel a pdf, office 2007 o versiones superiores. Puedes haber descargado Word 2007 gratis, descargar Excel 2007 gratis, haber creado archivos, y tenerlos ya guardados en sus respectivos formatos. Para convertir archivos de office a PDF, te dejamos algunas opciones para realizarlo.
Guardar como PDF
Este es uno de los programas más usados para la conversión de archivos a PDF o XPS, permite la conversión de cualquier documento que haya sido creado dentro de la suite de Microsoft. Su funcionamiento es automático, al igual que su instalación, además de ser bastante rápido.
Convertidor Acrobat online
El propio desarrollador de PDF cuenta con su convertidor de archivos a PDF, este es un servicio de Acrobat online y gratuito, puede convertir archivos de Microsoft 365, o incluso imágenes en diferentes formatos, es rápido y confiable. Solo debes cargar el archivo y esperar.
PDF element
Este programa es bastante sencillo de utilizar, convierte archivos de forma rápida, simplificando la visualización de estos, editando y ajustando diferentes elementos y páginas. Además, permite la eliminación de marcas y protecciones por lotes de archivos, así como el uso de OCR, y la impresión de archivos.