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por Carlos Cruz

La palabra ofimática nace al unir "oficina" con "informática", es decir, es el ámbito que automatiza comunicaciones y procesos administrativos propios del trabajo de oficina, a través de sistemas electrónicos. Pero sería muy ingenuo pensar que la ofimática está reservada únicamente para aquellos que trabajen en oficinas. En esta categoría encontrarás tanto software profesional para procesos administrativos de empresas, como programas y aplicaciones que no pueden faltar en casa. Aquí tenemos aplicaciones para crear, leer y editar todo tipo de documentos, presentaciones, bases de datos y otros programas de gran utilidad, como agendas y calendarios.

Suites de Ofimática

Algunas compañías presentan grandes suites de ofimática compuestas por distintos programas para desempeñar distintas funciones según el documento que tienes entre manos. Es el caso de la archiconocida suite Microsoft Office, que incluye el procesador de textos Word, el programa de procesos de cálculo Excel, el editor de presentaciones PowerPoint, el gestor de datos Acces y el programa para el correo electrónico Outlook. Pero si estás más interesado en Software Libre o simplemente no puedes permitirte la costosa licencia de Microsoft, OpenOffice es la mejor alternativa libre a la suite de ofimática MS Office.

Procesadores de texto

Los procesadores de texto son herramientas para elaborar y modificar documentos de texto. Es imprescindible tener un software como este en tu ordenador, sin él, no podrás elaborar ningún tipo de documento escrito con una presentación apta para su impresión y publicación.

  • El procesador de texto de MS Office es el más famoso de todos, MS Word. Pero que sea el más famoso no quiere decir que sea el mejor, el procesador del mencionado OpenOffice no tiene nada que envidiar al de Microsoft, y además, soporta una enorme lista de formatos.
  • Tampoco tienes que conformarte con una de estas dos opciones, encontrarás procesadores de texto a tu medida, como el sencillo pero práctico WordPad, o AbiWord, un software libre no tan básico como el anterior, pero tampoco tan completo como el procesador de OpenOffice (Writer) o MS Word.
  • También contamos con un apartado especial con programas para convertir documentos de Word a otros formatos como PDF o HTML. El más recomendable es Universal Document Converter. Y, si pierdes documentos importantes en Word, o están dañados y no puedes abrirlos, en la sección recuperar documentos Word encontrarás varios programas como WordFix, que recupera cualquier documento de Word, o Repair My Word, con el que podrás solucionar los errores de archivos Word y recuperar todos los documentos dañados.

Presentaciones

El terreno de las presentaciones de diapositivas, a diferencia de los procesadores de texto, sí parece estar gobernado casi en exclusiva por Microsoft. PowerPoint es la herramienta más extendida para crear presentaciones elegantes y con un aspecto profesional. Permite grandes posibilidades de diseño al incluir una buena colección de fondos, plantillas, imágenes e incluso animaciones para las diapositivas de tus PowerPoint.

  • Es digno de mención el programa de Microsoft PowerPoint Viewer, un visor de PowerPoint mucho más ligero, para los que no tengan necesidad de crear o modificar presentaciones de diapositivas. También de Microsoft es el programa MS Visio, una herramienta muy potente y completa para dibujar diagramas de flujo y hacer presentaciones atractivas con ellos.
  • Pero, por supuesto, Microsoft no es el único que trabaja en este tipo de programas. Puedes crear presentaciones con diapositivas, además de otro tipo de documentos, con la aplicación libre Scribus; y Dia, también software libre, es un buen ejemplo de programa alternativo para diseñar y editar todo tipo de diagramas.
  • En la pestaña de presentaciones, finalmente, también encontrarás varios programas para convertir presentaciones PowerPoint de su formato PPT a otros formatos incluidos archivos de vídeo e imagen.

Hojas de cálculos

El programa de hoja de cálculo por antonomasia es la herramienta de Microsoft, Excel. En nuestro apartado dedicado a este programa no sólo encontrarás el auténtico Excel, sino también plantillas para hojas de cálculo con los que gestionar tus movimientos de caja, como Excel Cuadre Caja Diario, o para organizar las horas de trabajo de tus empleados, como Excel Horas de Trabajo Semanales, entre muchas otras. Te recomendamos el Manual de Funciones Excel, con el que podrás aprender a sacar el máximo partido a esta potente herramienta, y algún programa como Convert XLS, con el que puedes convertir archivos de Excel a otros formatos como por ejemplo HTML.

Mejora tus programas de ofimática

Puesto que los programas de ofimática más populares se encuentran en la suite de MS Office o, en menor medida, en su alternativa libre OpenOffice, en esta categoría encontrarás varias mejoras para ambos software.

  • Microsoft lanza periódicamente para su suite de ofimática una serie de paquetes con las últimas actualizaciones realizadas. Se trata de los Service Pack para MS Office, con distintas versiones según tu sistema operativo y tu versión de Office. También puedes estar interesado en correctores que comprueben y arreglen tu ortografía en documentos de Word. Programas como WinCorrect o Stilus se integran perfectamente con tu MS Office Word para avisarte y corregir tus errores gramaticales. Aquí también encontrarás visores de documentos, como STDU Viewer Multiformato, una herramienta para poder ver documentos en distintos formatos sin necesidad de instalar los programas con los que han sido creados. Por último en esta sección de mejoras para Office también puedes descargar herramientas para abrir documentos de Office cuando hay problemas de compatibilidad, o para diseñar portadas y carátulas atractivas para tus documentos.
  • Entre las mejoras para OpenOffice más destacadas podemos mencionar el pack de plantillas Professional Template Pack, o Writer2ePub, una herramienta para convertir textos en eBooks.

Planificación y organización de tareas

Este es un apartado de nuestra categoría de Ofimática muy interesante. Aquí encontrarás pequeñas y grandes herramientas para planificar y organizar tu vida diaria y/o laboral de la forma más sencilla, para evitar que ninguna cita pase desapercibida y mejorar tu puntualidad en reuniones o eventos, tanto formales como informales.

  • Puedes descargar sencillas aplicaciones de cronómetro y alarmas que, aunque sean muy básicas, cumplen su función de medir el tiempo cuando lo necesites y avisarte de cualquier asunto que sea importante recordar.
  • También contamos con una amplia colección de agendas informáticas, algunas como Agenda Arcadina, realmente completas, son a la vez agenda telefónica, calendario y gestores de citas y tareas. Otro buen ejemplo es la Agenda MSD Personal, una herramienta con la que organizar tu vida personal y laboral sin dejar ningún cabo suelto.
  • Las agendas que encontrarás aquí son de lo más completo, pero algunas de sus funciones cuentan también con programas específicos, mucho más sencillos y recomendables si no necesitas todas las capacidades que una agenda puede ofrecerte. Es el caso de los organizadores de tareas como Mayordomo Virtual, o Planifica, centrado en la planificación de actividades escolares.
  • Si eres un caso con la puntualidad y necesitas que te recuerden cuando has quedado con alguien, un buen programa recordatorio de citas, como Memo Fix Digital o Post It Notes, que dejan notas adhesivas tipo post-it en tu escritorio, te será muy útil.
  • Otras herramientas que suelen aglutinarse en las agendas electrónicas, pero que puedes querer por separado, son las agendas de contactos como Agenda, para guardar información de toda la gente que conoces; o aplicaciones como Easy Calendar Maker, con las que puedes diseñar tus propios calendarios y saber siempre en qué día estás.